Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.

Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.

Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.

Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.

Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.

Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.

Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.

Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.

Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.

Planering är a och o.

Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.

Säkra en flexibel kredit.

En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.

PE Accounting kund? Läs om den nya likviditetsrapporten.

När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.

Vänd på alla stenar.

Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).

Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.

Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.

Ingen kris utan nya möjligheter.

Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.

Källa: McKinsey

En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.

Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).

Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.

Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.

Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.

Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.

Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.

Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.

Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.

Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. PE Accounting har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.

Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.

Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.

Det finns många aspekter i den frågan, men en faktor som vi inte kommer ifrån är behovet av effektiva arbetssätt och automatisering. För att ha en chans att bibehålla eller till och med öka vinstmarginalen under en lågkonjunktur så måste ni ha koll på ekonomin och veta att ni lägger tid och kraft på rätt saker. Här kan automatisering vara nyckeln till att lyckas skapa balans och lugn i en organisation trots en turbulent omvärld.

Hur många årsarbetskrafter går åt till manuella och administrativa uppgifter i din organisation idag? Kan du svara på den frågan så hör du till en fantastisk minoritet. Grattis! Men om du tvekar eller inte kan svara så är det dags att ta reda på hur mycket tid ni spiller idag på aktiviter som skulle kunna automatiseras. Hur skulle ni kunna göra det svåra (och ibland tråkiga) på ett mer effektivt och modernt sätt? Svaret är digital redovisning.

Om ditt mål är att ständigt utveckla din verksamhet, nå era lönsamhetsmål, men samtidigt skapa en grund för tillväxt – då kan du inte blunda för digitalisering av din ekonomifunktion. Att kunna lita på siffrorna är alltid viktigt, men i sämre tider kan det vara helt avgörande. Att automatisera bort manuella steg minimerar inte bara risken för fel, det kommer att frigöra en hel del tid för din organisation. Tid som kan läggas på affärsutveckling och strategiskt arbete. Tid som kan läggas på tjänsteutveckling så att dina konsulter efterfrågas oavsett hur den svenska ekonomin mår.

Dubbelarbete, inkorrekta eller släpande beslutsunderlag, dåliga marginaler och dessutom svårigheter med att ens kunna följa upp alla projekt på ett bra sätt. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Men du måste ta tag i det. Du behöver nyttja digitaliseringen på ett sätt som får din konsultverksamhet att växa med er omvärld.

Det är kanske bekvämt att sitta kvar med gamla system som är trygga och som ni känner till. Det är troligen skönt med Maria på ekonomi som har ganska bra koll på beläggningsgraden och marginaler i era projekt. Men för att kunna vara kvar imorgon måste du hantera de utmaningar ni har idag och samtidigt bygga för tillväxten imorgon. Du måste minimera manuella steg och du måste kunna lita på siffrorna även när Maria är sjuk eller har semester. Du behöver verktyg som hjälper dig med rätt underlag för att kunna se beläggningsläget och veta hur ni exempelvis kan öka vinstmarginalen och klara sämre tider. Det låter som pekpinnar, men i själva verket är det grundläggande förutsättningar för att vara så okänslig som möjligt för trender, konjunkturer och nya regelverk som påverkar er verksamhet.

Är du redo att automatisera för att bygga för framtiden? Bra! För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först ta reda på nuläget och även målet framåt. Låt oss ta exemplet att du får fram hur många årsarbetskrafter som läggs på admin idag. Vad ska du lägga tiden på imorgon? Vad kan och bör du automatisera? Dessa frågor behöver du ställa dig innan du skissar på din nya digitala ekonomifunktion. Och när du är redo ska du ha dessa tre saker i bakhuvudet när du väljer leverantör och partner:

Ingen verksamhet kommer undan automatisering. Ni kommer att behöva automatisera manuella mellansteg för att ha en chans att öka eller ens bibehålla era marginaler. Sämre tider kan innebära fler konsulter på bänken och därmed lägre vinstmarginal. Små manuella steg som känns oväsentliga idag kommer snabbt att summeras till ganska många timmar imorgon. För att klara sämre tider måste du därför automatisera bort spill.

Att automatisera behöver inte innebära att du outsourcar hela din bokföring till en extern part och släpper kontrollen helt. Det skulle vi aldrig rekommendera. Att ha koll på och förstå dina egna siffror är grunden till en gynnsam affärsutveckling. Så automatisera på ett sätt som istället ger dig ökad kontroll på siffrorna och underlagen.

Det finns de som tror att automatisering innebär att systemen ersätter hjältarna på ekonomi. Att det ersätter behovet av redovisningskonsulter helt och hållet. Så kan det vara för vissa organisationer, men för det mesta är dessa påståenden felaktiga. Det är svårt för ett system idag att ensamt analysera informationen och skapa det beslutsunderlag du behöver för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Det behöver du kollegorna på ekonomi till.

Inget system kan övervaka och implementera ändringar i regelverket som påverkar dig och som kan bli kostsamma om de blir fel. Det behöver du experter till. Så värdet ligger i ett system som kombinerar automation med mänsklig intelligens. Dina egna proffs på ekonomiavdelningen som bidrar med analys, planering och affärutveckling kombinerat med kunniga externa experter är det som hjälper dig att maximera affärsvärdet från systemet.

Vill du se hur automatiserad bokföring kan göra det svåra enkelt i din organisation? Ladda ner vår roadmap för att komma igång redan idag.

Åsikter kring huruvida man behöver spara kvitton eller inte har historiskt gått isär och kan ha misstolkats även av de som utger sig för att vara experter. BFN har slog i maj 2017 fast följande: ”om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.

För att undvika detta administrativa merarbete gäller att använda en digital bokföringstjänst/kvittoapp som klarar av BFN:s skärpta krav.

Det är lätt att inse att den som väljer fel lösning riskerar att skapa något av ett administrativt helvete eftersom det kommer att kräva rejält med merarbete. De flesta av oss vet hur bökigt det är med kvitton som ligger lite överallt när det är dags att göra redovisningen till ekonomiavdelningen. I takt med att regelverk och digitala standarder förbättrar möjligheterna att hantera precis allt digitalt kommer förutsättningarna bli bättre men än så länge begränsas vi och andra leverantörer av behovet av att spara fysiska kvitton på ett eller annat sätt, säger Olle Rydqvist, som är CEO på PE Accounting.

Nedan följer därför ett kort förtydligande av vad som faktiskt gäller.

1. Vara läsbar och möjlig att skrivas ut på papper
2. Sparas i samma format och skick som när företaget fick den
3. Digitaliseras på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet
4. Förvaras i Sverige eller annat land inom EU
5. Sparas i sin pappersform i tre år om det scannats från pappersoriginal, istället för sju.
6. Sparas i sju år om det är pappersoriginal som inte scannas.

Var noggrann om att be om direkt faktura istället för att betala med kortnär du står i kassan och skall betala med ditt kort för en dator som skall bekostas av PE, så skall du direkt i kassan be om en faktura utställd till PE, annars riskerar PE att inte få avdrag för den ingående momsen.

Vi kan börja med att se tillbaka över året, vad har egentligen hänt hittills? Den absolut största lönerelaterade nyheten var att arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) kickade igång och ersatte KU10, det vill säga den kontrolluppgift som skulle lämnas in till Skatteverket vid årets slut. Nu skulle det istället rapporteras in varje månad vilket mottogs med blandade känslor. En del såg det som något nödvändigt ont och framför allt tidskrävande, men de allra flesta reagerade positivt på att nu kunna reda ut saker på en gång och inte behöva vänta ett helt år för att försöka rätta (och hitta!) fel retroaktivt.

En annan stor nyhet var att karensdagen skulle slopas och ersättas av det nya karensavdraget. Till en början verkade det lite komplicerat men när alla polletter tillslut trillat ner så drog många en lättnadens suck att det inte visade sig vara alltför stor förändring. Det kändes till och med lite spännande att få andra sätt att räkna sjukfrånvaro på.

Januari drog igång året och vi var mycket förväntansfulla på att se hur alla uppdateringar fungerade i skarpt läge. Vi hade gjort allt vi kunde – läst på, kodat om och testat. Skulle allt fungera fläckfritt? Hade vi missat något viktigt? Var det hanterbart eller skulle det dyka upp stora fel vi behövde åtgärda? Det var inte någon enkel uppgift men med facit i hand tycker vi själva att det har gått över förväntan. Framför allt har vi fått mycket positiv feedback från er kunder.

För dig som är Admin i PE Accounting: Efter att det nu gått några månader sedan AGI och karensavdraget blev aktuellt, hur känner du kring allt? Förhoppningsvis är du mer säker än vid årets början men finns det något som ligger och gnager som du gärna vill reda ut? Tveka inte på att höra av er till ansvarig konsult om det finns frågetecken, vi hjälper er gärna!

Varje månad betalas som bekant lönen ut. Det är oftast i samband med det man upptäcker fel som uppstått; ett slutdatum som uteblivit, föräldraledighet har hamnat på ett annat barn, semesterdagar har lagts in istället för sjukfrånvaro etcetera. Listan kan göras lång och vi får såklart inte glömma att det trots allt är mänskligt att fela. I många fall när dessa fel inträffar, och beroende på vad felet är, behöver vi nu i och med AGI gå tillbaka och deklarera om. Allt ska som nämnt redovisas per månad och därför kan det ta mycket tid när korrigeringar måste göras, både från er sida som behöver kontakta konsulten och förklara felet men även från vår sida som praktiskt ska få rätsida på allt igen.

En bra nyckel till att dessa fel undviks är att se över hur lönernas attestflöde ser ut. Ofta är det på grund av tidsbrist som man hafsar igenom lönerna och mer eller mindre hoppas på att allt är korrekt. Finns det kanske någon annan som är mer lämpad för uppgiften och som faktiskt kan ta sig tiden att sitta ned och gå igenom varje lönespecifikation, anställd för anställd? Det kan kännas tidskrävande men kommer snarare hjälpa än att stjälpa. Har ni listor ni går igenom med information som handlar om till exempel avslutsdatum, längre ledigheter eller månadslöneuppdateringar? Följer man dessa är chansen stor att fel upptäcks i god tid.

För dig som är Admin i PE Accounting: Att arbeta förebyggande är A och O. Som du säkert hört är det bättre att fråga en gång för mycket än en gång för lite så tveka inte på att kontakta ansvarig konsult när något är oklart. Det är bättre att reda ut frågetecken på en gång än att behöva rätta och på så vis sparar det tid för alla. Dessutom, attestflödet kan alltid tas upp till diskussion för att se om det går att förbättra än mer!

Semester är något de allra flesta ser som bra, något att se fram emot. En tid att pausa allt, byta miljöer och kunna ladda batterierna. När man sedan återgår till arbetet vill man inte börja med att mötas av en felaktig lönespecifikation där semesterdagarna blivit helt fel. Det blir en mycket tråkig överraskning och inget roligt sätt att starta hösten på. Felet kan bero på att de anställda omedvetet har rapporterat fel semesterperiod, glömt att lägga in kompletterande föräldraledighet eller helt enkelt tagit ut för många eller för få semesterdagar enligt vad som var överenskommet.

Det kan även vara så att felet inte uppmärksammas alls utan kommer senare under året, lagom till när julledigheten närmar sig. Då stämmer kanske inte dagarna överens med verkligheten eftersom det råkade bli fel under sommarperioden. Kanske finns inte ens några dagar kvar för den anställde att ta ut eftersom man räknat fel tidigare?

För dig som är Admin i PE Accounting: För att undvika detta dilemma kan en god idé vara att redan nu se över de anställdas lönerapporter – blev det verkligen helt rätt med semestern eller är det något som behöver korrigeras?

För att fortsätta på semesterspåret; tidigare i vår delade vi ett blogginlägg som handlade om rörlig lön och dess semesterersättning, hur tokigt det kan bli om anställda inte får vad de är berättigade. Om du inte redan läst det är en varm rekommendation att klicka dig in och göra det. Uppdatera dina kunskaper och se så att allt är i sin ordning!

Så ofta vi har möjlighet vill vi komma med tips och trix för att underlätta er vardag. Många kunder har efterfrågat detta och just därför slår vi nu ett slag för innevarande avdrag gällande föräldra- och tjänstledighet under längre perioder. För dig som inte känner till vad det är så innebär det att avdraget görs direkt i den månad det faktiskt avser. Vi har i dagsläget inte detta per automatik men i väntan på att det ska implementeras så vill vi upplysa om att det finns ett sätt att lösa detta med lite trixande. Att göra innevarande avdrag kan underlätta i många situationer och speglar faktiskt verkligheten bättre. Det minimerar dessutom risken för negativ slutlön i de fall den anställde väljer att avsluta sin anställning innan återgång i tjänst.

För dig som är Admin i PE Accounting: Känner du att innevarande avdrag kan vara aktuellt för er? Kontakta er ansvarige konsult så hjälper vi er med det administrativa.

Nu kickar vi igång den här hösten, eller vad säger du?!

1. Hur fungerar arbetsgivardeklaration på individnivå?
2. Hur fungerar semesterårsskifte?
3. Hur fungerar nya karensavdraget?
4. Hur fungerar förmånsbeskattning av sjukvårdsförsäkrning?
5. Digital och automatiserad lönekörning? Vad är skillnaden mot traditionell?
6. Hur fungerar semesterersättning på provision?

Tillsammans med SEB har vi utvecklat marknadens snabbaste integration för bankavstämning med SEB i ekonomisystemet. Företagsägare, CEO:s och CFO:s som är oroliga över om fakturorna betalats ser automatiskt i ekonomisystemet om och när det skett och har löpande kontroll över alla transaktioner på kontot.

Kontroll över cashflow är för många av våra kunder en stor stressfaktor och behovet av snabba korrekta beslutsunderlag är idag större än någonsin. Samhället i stort rör sig i ett annat tempo och så gör även företagen. Nu kan den automatiska avstämningen med SEB ske var 15:e minut istället för en gång per dag. Det gör det enklare att ha kontroll över vad som fakturerats och när pengarna kommer in. Vi hoppas det kan minska stressen för de redan hårt satsande företagsägare, CEO:s och CFO:s som borde kunna fokusera på annat istället. – Olle Rydqvist, CEO och medgrundare av PE Accounting.

Sedan tidigare pågår ett löpande innovationssamarbete mellan PE Accounting och SEBoch tidigare i år blev SEB delägare i PE Accounting. Målet är att tillsammans flytta fram gränserna för vad som går att göra för att underlätta livet för svenska företag. En rad möjliga tekniska innovationer är redan under utveckling och kommer släppas löpande under året.

För oss som bank är det nödvändigt att vara där våra kunder är. Det är en förutsättning för att vi ska vara relevanta och driva utvecklingen framåt. Vi satsar därför stort på att finnas i ekonomisystemet och med PE Accounting kan vi göra det snabbare än med någon annan. Vi frågade en lång rad företagsägare och VD:ar varför de loggade in i banken trots att vi uppdaterade siffrorna direkt mot PE en gång per dag och fick klart och tydligt höra att mer frekventa uppdateringar var viktigt för dem, därför blev det här en del i vår utvecklingsplan. – Fredrik Ljungblad, Segment Manager SME, Corporate Market SEB.

Olle har sedan PE Accounting startade varit starkt pådrivande kring behovet av att tänka i processer, se vad som verkligen är möjligt nu och framöver och hitta rätt kombination av människor och system för att underlätta livet för entreprenörer och företag i Sverige. Han tänker ett steg längre än de flesta och vågar utmana det man lätt tror är bästa lösningen.

Eller som Olle skulle beskriva det själv:

Vår stora framgångsfaktor har varit och är vår respekt för vad en dator klarar av att göra och vad en människa bör göra såsom tekniken ser ut idag. Fokus har till exempel inte bara varit AI, utan vi ser alltid till hela processen. Vi utvecklar helt enkelt PE efter vad som krävs av både system och människor för att det ska bli korrekt och så automatiskt som möjligt. Sedan har vi tillåtit oss att växa helt organiskt och därmed även haft tid att lägga mer tid på att arbeta med vår kultur och våra värderingar. Vi har helt enkelt lyckats kombinera att vara både ett techföretag och ekonomibyrå.

Det finns mycket att läsa om vad vi som företag gör och hur Olle Rydqvist tänker kring tillväxt och automatisering men något som inte lika ofta nämns är hans engagemang i företagskultur och social hållbarhet. Bland annat investerar vi 1% av vår tillväxt i CSR-engagemang där vi som anställda blir personligt engagerade. Vi som vill kan till exempel vara klasscoacher och inspirera ungdomar kring vad som är möjligt i arbetslivet tillsammans med My Dream Now.

Vi har även gott om utrymme för att göra roliga saker tillsammans och får ta mycket ansvar men med ett starkt internt stöd från varandra. Det är helt enkelt både utmanade, roligt och utvecklande att gå till jobbet med Olle som ledstjärna. Han har dessutom lätt att koppla bort processerna och helt enkelt bara ha kul med oss andra. 

Olle satsar helt enkelt stort på att skapa ett företag där vi som anställda utan att egentligen reflektera över det drivs av samma engagemang, nyfikenhet och vilja att förändra saker till det bättre för företag i hela Sverige. Något som kräver mer än bara förståelse för ekonomi och processer. Det räcker inte med AI, systemprocesser och ekonomiskt kunnande utan det krävs minst sagt en ”Supertalang” för att lyckas med den resa som Olle Rydqvist tar med oss andra på.

Veckans Affärers lista på Sveriges 101 Supertalanger 2019 – Entreprenörer

• Tänk 4X större och väx som konsultbolag
• SEB investerar i digitalt redovisningsbolag – värderas till 250 miljoner (DiDigital)
• 6 uppföljningsknep – så växer ni snabbare än konkurrenten
• Traditionell redovisning försvinner (Realtid)
• Chatbot utmanar lönekontoret (Revisionsvärlden)
• Pappersfritt hos proaktiv ekonomi (Tidig artikel i Redovisningskonsulten)
• Läs mer om våra kompletta ekonomitjänst (Digital redovisningsbyrå, bokföring i molnet, automatiserad bokföring och allt det där…)

Idag erbjuder en rad revisorer olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta säger sig kunna arbeta mer eller mindre digitalt. Ta reda på vilka förutsättningar som finns för att samarbeta digitalt i så stor utsträcknings som möjligt. Det kan handla både om vilka rutiner de har för att ta emot underlag eller vilka förutsättningar ni har för att erbjuda revisorn tillgång till era system.

Hur digital revisorn än är så är det era egna underlag och tillgången till dessa som kommer att vara avgörande. Är de ursprungliga underlagen på papper kommer det trots allt kunna ställa till problem. Utvärdera dessa tre punkter för att få en tydligare bild av vad som är möjligt.

• Kan revisorn få egen behörighet och login för att komma åt siffror och rapporter?
• Är siffrorna uppdaterade mer eller mindre i realtid eller krävs det manuellt arbete vid till exempel en revision?
• Finns alla underlag digitalt och tillgängliga för revisorn i ert system för att kunna granskas?

Genom att skapa rätt förutsättningar hos er själva underlättar ni både belastningen på er egen organisation och kvaliteten i revisorns arbete.

Känns det rätt? Förmågan att lyssna och förstå era utmaningar är en viktig del av ert kommande samarbete. Du ska kunna vara avslappnad och trygg med din revisor och känna ett stort förtroende. Du kommer behöva lita på att revisorn du väljer gör rätt och kommer med bra råd som passar för dig och ditt företag. Det är därför viktigt att ni får en god kontakt med varandra.

Förväntar ni er något mer från er revisor än en revisionsberättelse på postlådan? Var tydliga med vad ni behöver nu och framöver. En kunnig revisor kan komma med nya idéer och förslag på hur ni kan effektivisera och driva företaget framåt. Prata om vad som är möjligt första gången och se om ni kommer överens och revisorn har en förståelse för era behov. Det kan här också vara bra att fråga om de har tid att lägga på er som ny kund eller om de är för hårt belastade. Om revisorn redan nu drunknar i arbete finns en risk att ni inte får det fokus som ni önskar.

När ni väljer revisor behöver ni inte välja en specifik person, det går även bra att välja en revisionsbyrå. Det innebär att formalia blir enklare om ni måste byta revisor, tex om din revisor går i pension eller byter revisionsbyrå. Det ger även trovärdighet i kontakt med banker och samarbetspartners. Ni har fortfarande möjlighet att välja en huvudansvarig revisor på revisionsbyrån.

Varje bransch har sina utmaningar och ställer olika krav på revisorns kunskap och erfarenheter. Det är viktigt att din revisor förstår vad din verksamhet handlar om för att kunna ge så bra rådgivning som möjligt och genomföra en ordentlig revision. Be om referenser på andra bolag i samma bransch.

Det finns revisionsbyråer som är registrerade hos Revisorsinspektionen. Det är en myndighet som tillser kvalité på revisorer och revisionsbolag. Registrerade revisionsbolag är skyldiga att följa en internationell standard för revision (ISA). Detta gör branschen till en av de mest reglerade branscher. Om du väljer en registrerad revisionsbyrå kan du räkna med att du får en revision av kvalitet. Det är ett bra sätt att minska riskerna för er som företag.

Kostnaderna för revision kan variera rejält mellan olika revisorer. Ofta är det svårt att få en tydlig bild av vad det kommer att kosta i slutändan. Det handlar både om att revisorn och ni kan ha svårt att i förväg bedöma mängden arbete som kommer att krävas men också hur transparent prissättningen är. Det är ofta dyrare att använda större revisionsbyråer men där kan det finnas lång erfarenhet och större bredd av kompetenta revisorer. Det viktiga i slutändan är att du känner att du får en kvalitetsstämpel som är trovärdig mot andra intressenter, men till en rimlig kostnad.

Det är idag tekniskt möjligt att samarbeta med er revison varifrån som helst, men ofta är det personliga mötet bra för att förstå varandra bättre. Något som kan vara värt att tänka på är närheten till revisorn, om det går att boka in ett möte på kontoret och prata strategier över en kopp kaffe. Ni får själva bedöma hur värdefullt det är för er.

Det är svårt att snabbt bedöma en revisor eller revisionsbyrås kompetens. Be alltid om referenser från byrån och fråga även ditt nätverk eller vänner om deras erfarenheter.