3 min läsning • 28 november 2022 • Bokföring/ Redovisning
Redovisningen i ett företag påverkas löpande av flera olika lagar. Den påverkas också av det regelverk som bolaget följer. För svenska aktiebolag är det framförallt två regelverk som finns, K2 och K3. I den här artikeln går vi igenom vad som gäller för respektive regelverk, samt skillnaderna mellan dem.
Enligt aktiebolagslagen måste samtliga aktiebolag lämna in en årsredovisning. När det väl är dags för er att göra ett bokslut och upprätta en årsredovisning behöver ni välja vilket redovisnings-regelverk som ska följas.
För aktiebolag är det i huvudsak K3 (utförligare årsredovisning) som gäller.
K3-regelverket kan tillämpas av alla aktiebolag oavsett storlek. Vid sidan om detta huvudsakliga regelverk så har mindre bolag möjligheten att välja de enklare reglerna i K2-regelverket (mindre årsredovisning). K2 kan dock endast tillämpas av de bolag som ”klassificeras” som mindre.
För att ett bolag ska klassificeras som ett större bolag måste två av följande gränsvärden vara uppfyllda två år i rad:
Ett bolag som inte lever upp till dessa gränsvärden är alltså mindre och har därmed två regelverk att välja mellan, K2 och K3.
Viktigt att tänka på är att så kallade noterade bolag (de som registrerat sig för handel hos en börs) är alltid ett större företag enligt årsredovisningslagen. Så för noterade bolag gäller alltid K3.
På samma sätt måste mindre privata moderföretag i en stor koncern tillämpa K3. Så om koncernen klassificeras som stor enligt ovan är även den mindre moderbolaget att anses som stort och behöver förhålla sig till K3-regelverket. Samma gränsvärden som gäller för företag gäller även för koncerner vid klassificering av storlek.
Det kan vara svårt att på egen hand välja mellan dessa regelverk. Det är inte alltid enkelt att se skillnader eller de långsiktiga konsekvenser av valet. Därför är det alltid klokt att diskutera med den som ansvarar för din redovisning. På så sätt kan du få en samlad bild och fatta ett välgrundat beslut.
Det kan låta lockande att välja ett förenklings-regelverk som K2, men i och med alla förenklingar som finns i regelverket kan det också skapa en orättvis bild av ditt företag. Allt kommer inte att synas helt enkelt och det kan upplevas som begränsande i vissa fall.
K3 är principbaserat medan K2 är regelbaserat. Det innebär att K3 innehåller ett kapitel där begrepp så som Tillgång, Skuld, m.m. definieras. I K2 finns inget sådant kapitel utan detta är skrivet mer som regler.
När en tolkningsfråga avseende redovisning ska avgöras besvaras detta utifrån de principer och definitioner som finns i kapitel 2 gällande K3-regelverket. Det ger upphov till mer tolkningsfrågor och resonemang än i K2. Därmed är K3 inte lika begränsande utan det finns utrymme för alla bolag att hitta den bästa och mest representativa tillämpningen av regelverket.
Vill du ha råd kring bästa valet för just din verksamhet? Vi berättar gärna mer ingående om skillnaderna mellan K2 och K3-regelverken samt vad det kan innebära för redovisningen i ditt företag. Boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 25 november 2023 • Kostnader
Driver du en ett bolag med stora utvecklingskostnader? Då kan det vara en idé att se över möjligheten att sprida ut dessa kostnader istället för att ta allt på en gång. Så för att dessa kostnader inte ska bli för tunga i utvecklingsfasen av ditt bolag så kan det vara smart att se över möjligheten att aktivera kostnader.
Att aktivera kostnader innebär helt enkelt att ni tar upp dem som en tillgång istället för att kostnadsföra dem löpande. Ni har alltså under vissa förutsättningar rätt att ta upp detta som tillgång eftersom de framåt kommer att innebära intäkter för er. Det gör att företaget inte behöver ta kostnader för detta under utvecklingstiden. Dessa kostnader tas istället genom avskrivningar när den utvecklade produkten eller tjänsten är färdig att säljas på marknaden. Ni sprider helt enkelt ut kostnaden istället för att ta allt här och nu.
Alla utgifter med sytet att utveckla något nytt för företaget – något ni senare ska kunna öka era intäkter genom kan ses som utvecklingskostnad. Vanligtvis pratar man om aktivering av lönekostnader för anställda i bolaget, men det går också att aktivera andra kostnader så som kostnaden för inhyrda konsulter, material etc.
Alla verksamheter är olika och frågan är hur du önskar göra just i ert bolag? Vill du ta så mycket kostnader som möjligt här och nu eller vill du försöka sprida ut kostnaderna så mycket som möjligt över åren för att få ett jämnare resultat? Detta valet är ditt, om ni uppnår kriterierna för att få göra denna justering i redovisningen.
Värt att notera är att den här bokförings-tekniska justeringen även kommer få en effekt på bolagets egna fria kapital. Anledningen till det är att den här lösningen inte ska kunna användas för att höja värdet på tillgångarna, förbättra resultatet och därmed kunna göra större utdelningar.
En grundförutsättning för att få se över möjligheten att aktivera kostnader är att ni följer K3-regelverket. Även för de företag som använder K2-regelverket finns vissa möjligheter till aktivering, men de är mer begränsade.
Förutsättningarna för att utgifterna för utveckling ska få aktiveras enligt aktiveringsmodellen är följande:
Är du nyfiken på att se över möjligheten till aktivering av kostnader för just DITT företag? Vi hjälper dig gärna att titta närmre på dessa möjligheter samt anpassa till din verksamhet. Kontakta oss så får du en kostnadsfri konsultation med en av våra experter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
7 min läsning • 23 november 2022 • Skattenyheter
De flesta vill ha koll på skattereglerna för att säkerställa regelefterlevnad samt se till att nyttja de möjligheter som faktiskt finns.
För fåmansföretag kan det vara extra viktigt att ha koll på de senaste nyheterna och reglerna inom skatt. Det gör att du tryggt och säkert vet att du följer lagen, inte betalar för mycket skatt eller går miste om möjligheter som regelverket öppnar upp för. För att hjälpa dig att ha stenkoll på detta så intervjuade vi vår samarbetspartner, juristen Jesper Ingemarsson nyligen.
Jesper har hjälpt entreprenörer och fåmansföretag i över 15 år med just frågor kring skatt och regelverket omkring det.
Fler kan nyttja kvalificerade personaloptioner
Nya skatteavtal med Portugal och Grekland
Negativa utfall kring utomståenderegeln
Det kan bli en återhållsam regering
Rekordhöjning på grundavdrag och prisbasbelopp
Håll dig uppdaterad!
Vikten av nyckelpersoner ökar
Starta holding-bolag innan nyårsskiftet
Bestäm när du ska sälja till anställda
Ta ut tillräckligt mycket i lön
Varje år har vi en skattefrukost med Jesper där han går igenom skatteåret som varit och kommer med tips på vad man ska tänka på inför årsskiftet. I denna guide, har vi sammanställt det Jesper gick igenom så att du ska kunna ta del av det i efterhand.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 4 november 2022 • Löner
Som fåmansföretagare känner du säkerligen igen de så kallade 3:12-reglerna, regelverket som styr beskattningen på utdelning från ditt bolag samt ev. vinst vid försäljning av bolaget. Reglerna är komplicerade och vi ska inte grotta ner oss allt för mycket i detaljerna men här kommer en sammanfattning av reglerna i stora drag. Vill du läsa mer hänvisas till Skatteverket.
För att beräkna hur mycket utdelning du kan ta till så låg beskattning som möjligt så behöver du se över hur mycket lön som tagits ut ur bolaget under året, därför är det viktigt att börja se över detta redan nu för att säkerställa att tillräckligt med lön har betalats ut under året.
Regler möjliggör idag att du som fåmansföretagare kan ta ut utdelning till 20% beskattning, en relativt låg beskattning om du jämför med annan beskattning. Men en komplex del utav detta regelverk är att det finns begränsningar i vilken utsträckning denna låga beskattning kan nyttjas.
Enligt reglerna så kommer utdelning upp till gränsbeloppet beskattas med 20%, utdelning som överskrider gränsbeloppet kommer beskattas såsom vanligt lön, mellan 32-57% beroende på hur mycket lön du i övrigt tagit ut under året.
Hur vet du då vad ditt gränsbelopp är? Det kan beräknas på två sätt, antingen enligt huvud- eller förenklingsregeln. Vilken utav de olika metoderna du använder för att beräkna gränsbeloppet kan variera från år till år, så du kan välja den metod som är mest gynnsam för dig. Viktigt att notera om du är ägare till fler bolag är att förenklingsregeln inte får användas i mer än ett utav bolagen, huvudregeln måste därmed användas för att beräkna gränsbeloppet i övriga bolag du äger andelar i.
Såsom det låter så är förenklingsregeln enkel att se till då gränsvärdet bygger på 2,75 multiplicerat med inkomstbasbeloppet från året innan beskattningsåret. Det innebär att gränsvärdena för kommande år blir:
Gränsbeloppet får du använda enligt det som motsvarar din andel i bolaget. Äger du 100% av andelarna får du nyttja hela gränsbeloppet, äger du bara 50% av andelarna så är det halva gränsbeloppet du får nyttja.
För att räkna på vad gränsvärdet enligt huvudregeln blir kräver lite mer information, 2022 beräknas gränsbeloppet enligt följande formel:
Omkostnadsbelopp x 9,23% + lönebaserat utrymme + sparat utdelningsutrymme från förra året x 3,23%.
I beräkningen så innebär omkostnadsbeloppet anskaffningsutgifterna du haft för dina andelar i bolaget. Tänk på att procentsatserna som används för att räkna upp omkostnadsbeloppet och sparat utdelningsutrymme förändras varje år.
För att få använda det lönebaserade utrymmet i beräkningen så måste du äga minst 4% av bolaget vid beskattningsårets början samt att du eller någon närstående till dig under året innan inkomståret fått lön ur bolaget som motsvarar minst 9,6 inkomstbasbelopp (2021 är inkomstbasbeloppet 68 200kr, 2022: 71 000 kr).
Om du då får använda det lönebaserade utrymmet innebär det att 50% av bolagets löneunderlag får tas med i beräkningen av gränsbeloppet, därmed kan effekten bli stor på gränsvärdet om du har många anställda. Därför har det även lagts in ett tak för hur mycket löneutrymme du får tillgodoräkna dig, max 50 gånger din egna eller en närståendes lön.
För att säkerställa att du tagit ut rätt lön under 2022 så behöver följande beräkning göras inför utdelning som beslutas om under 2023:
Minsta lön till ägare eller närstående 2022 = 426 000 + 5% av bolagets totala kontanta löner (eller 681 600 kr)
Denna beräkning gäller alltså utdelning som ska deklareras på K10 blanketten 2024 men påverkas av hur mycket lön du tagit ut 2022.
Är du osäker på om du är ägare i ett förmånsföretag? Läs mer här hos Skatteverket.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 3 november 2022 • Ekonominyheter
Om ert bolag har semesterår januari – december så börjar det närma sig semesterårsskifte. Men vad är egentligen ett semesterårsskifte och vad innebär det för dig som Administratör i PE? Ett semesterårsskifte innebär att den anställde får nya semesterdagar och traditionellt så har detta inneburit en hel del administrativt jobb för den som administrerar lönerna på bolaget.
Här kommer några tips på hur du som administratör i PE kan förbereda dig för att skiftet ska ske så smidigt som möjligt.
Har all semesterlönegrundande- och icke semesterlönegrundande frånvaro registrerats korrekt?
Olika frånvarotyper kan påverka semesterintjänandet. Sjukdom, föräldraledighet och vård av barn är några parametrar som kan spela in. Så länge all frånvaro är inrapporterad så ska semesterintjänandet bli rätt.
Har alla anställda rätt semesterinställningar vad gäller semestermodell (föregående eller sammanfallande intjänande- och semesterår)?
Du kan tjäna in semesterdagar på två olika vis, antingen så tjänar du in semester första året för att sedan nyttja semesterdagarna året därpå (semestermodell föregående år) alternativt så tilldelas du betald semester direkt och har sedan året på dig att tjäna in dagarna (semestermodell sammanfallande).
Har anställd inte tagit ut årets semester än?
Enligt semesterlagen ska arbetstagare ta ut minst 20 betalda semesterdagar under semesteråret. De betalda semesterdagar som överstiger 20 dagar får sparas till kommande år.
Finns det sparade semesterdagar på år 5 som ska utbetalas?
Enligt semesterlagen kan en spara semester i fem år, därefter ska de betalas ut på lön.
Ska semesterersättning på rörliga lönedelar betalas ut årsvis?
På rörliga lönedelar så som timlön, provision och bonus ska semesterersättning om minst 12% betalas enligt semesterlagen. Förutsatt att ersättningen inte betalas ut löpande under året så ska utbetalning ske i samband med semesterårsskiftet. Hur mycket som eventuellt ska betalas ut hittar du i semseterskulden.
Vad händer med kvarvarande förskottsdagar?
Om du har kvarvarande förskottsdagar så sparas inte dessa över semesteråret. Om du önskar att anställd ska behålla sina tilldelade förskottsdagar så vänligen kontakta oss.
För er som inte har denna typ av semestermodell- och år så gäller naturligtvis samma regler fast då för andra perioder.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
6 min läsning • 27 oktober 2022 • Ekonominyheter
Vi befinner oss i en skakig tid där ekonomin påverkas för samhället såväl som för företagen. Enligt Konjunkturinstitutet (KI) är Sverige på väg mot lågkonjunktur. Det innebär helt enkelt att det sker en avmattning i ekonomin under minst sex månader.
En lågkonjunktur uppstår när efterfrågan på varor och tjänster är lägre än företagen förväntat sig. Det kan leda till sämre ekonomi i bolaget med en följd att anställda tvingas sägas upp. Det i sin tur leder till arbetslöshet och minskad konsumtion. Det blir en negativ spiral där ekonomin, samhället och företagen får det tufft.
Det låter deppigt, men ekonomin har alltid gått i cykler. Så en lågkonjunktur kommer förr eller senare. Därefter följer återigen en högkonjunktur där ekonomin och företagen blomstrar. Allt går i cykler. Ekonomin har en förmåga att återhämta sig på lång sikt, men som ansvarig för en verksamhet behöver du kunna hantera lågkonjunkturen och den potentiella inverkan det kan ha på din likviditet och ditt kassaflöde.
I en period där det är svårt att sälja tenderar många bolag att fokusera på vinst och på att sälja mer. Det är viktigt med vinst och vi måste sälja våra produkter och tjänster för att vara lönsamma, men de mest framgångsrika bolagen har ett lika stort fokus på sitt kassaflöde. Särskilt i tuffare tider när risken för sämre likviditet ökar. En genomtänkt och välfungerande likviditetshantering och ett positivt kassaflöde har en direkt påverkan på din lönsamhet och konkurrenskraft.
Kassaflödet är företagets flöde av in- och utbetalningar under en viss tidsperiod. Om du lyckas etablera effektiva och automatiserade processer för att så snabbt som möjligt få betalt och skapa goda rutiner för dina utbetalningar så får du ofta ett positivt kassaflöde som resultat.
Att ha bra rutiner för att säkra ditt kassaflöde och din likviditet kan vara skillnaden mellan framgång och konkurs. Även riktigt fina och sunda bolag kan tyvärr gå i konkurs på grund av likviditetsbrist.
Så sätt strukturerade processer (som i möjligaste mån automatiseras) för att skapa ett positivt kassaflöde och säkerställ att du får in pengar snabbare än de ska betalas ut. Det kommer att hjälpa dig att fortsätta växa även i en skakig period.
Även om du har en väl fungerande process för in- och utbetalningar så kan det vara svårt att styra kassaflödet helt och hållet via dina processer. Du är trots allt beroende av att dina kunder betalar sina fakturor i tid. Det ligger tyvärr utanför din kontroll. Så för att ta kontroll och säkerställa att ni har pengar i kassan under tillfälliga likviditetskriser så finns ett antal olika verktyg och lösningar som du kan använda dig av.
Upprätta en likviditetsrapport
Du vill ha så hög likviditet som möjligt för att säkerställa att du kan betala alla dina kortfristiga skulder. Så 100% kassalikviditet innebär att ni teoretiskt sett kan betala av alla kortfristiga skulder direkt. För att få koll på ditt kassaflöde i osäkra tider är likviditetsbudget eller en likviditetsrapport ett bra stöd. I en sådan rapport utgår du ifrån hur mycket pengar du har i kassan i periodens början (exempelvis i början på månaden), du lägger till hur mycket som kommer in genom intäkter och när dessa kommer in på banken och slutligen drar du bort alla utgifter som ska betalas i perioden. Då får du en tydlig bild av dina likvida medel och du kan snabbt se om ni då kan täcka månadens utgifter.
För att kunna ha 100% kontroll och kunna agera proaktivt ska denna likviditetsrapport baseras på en så automatiserad bokföring som möjligt. Det gör att du i realtid kan se om ni saknar pengar och därmed kan du agera snabbt innan betalning ska ske. Automatisering är en förutsättning för att jobba proaktivt med likviditeten.
Factoring – sälj eller belåna dina fakturor
Factoring är ett samlingsbegrepp för att sälja eller belåna dina fakturor till en bank eller ett finansbolag. Det är en metod som ökar hela tiden och en möjlighet för dig att få betalt direkt istället för att vänta 10-30 dagar för att få betalt från dina kunder. Du skickar fakturan till din kund och kan få betalt samma dag genom en factoring-lösning. Det är ett snabbt sätt att förbättra likviditeten och därmed kunna investera i er tillväxt istället för att agera bank åt era kunder och bära risken att de inte betalar i tid. Factoring är ett alternativ till traditionella banklån för dig som företagare.
Att sälja fakturor innebär att du får pengar direkt och slipper vänta på betalningar från dina kunder. Du säljer fakturan (helt eller delvis) till en bank eller ett finansbolag som dessutom tar risken och administrationen med att skicka eventuella påminnelser och driva in pengarna. Du betalar några procent i avgift per faktura för att få pengarna direkt.
Att belåna fakturor innebär istället att du lånar pengar med kundfakturor som säkerhet. Du får pengar insatta på kontot direkt och har dina kundfakturor som garanti för att finansiären får betalt tids nog. När du belånar fakturor betalar du ränta de dagar som du har pengarna på kontot. För vissa lösningar får du dessutom betala en fast avgift i grunden för lösningen.
På PE Accounting erbjuder vi fakturafinansiering med automatisk bokföring via våra partners Capcito och SEB .
Ansök om checkkredit
De flesta banker erbjuder checkkredit. Det är ett vanligt sätt att lösa tillfällig brist på likviditet för bolag. Det kan vara under sommaren då intäkterna är lägre eller i en period där kunder av olika anledningar inte betalar sina fakturor i tid vilket i sin tur påverkar ditt kassaflöde. En checkkredit är en slags konsumtionskredit som läggs på ditt konto som säkerhet för att du ska kunna betala löner och skatter exempelvis även om likviditeten är sämre under en period. Det är sällan en bra idé att förlita sig på en checkkredit i ett längre perspektiv, men som en ”likviditets-lina” kan det vara en smart lösning. Om du i grunden har en försäljning som täcker era utgifter så kan detta tillskott skapa lugn hos dig som ansvarig för verksamheten i perioder där kassaflödet påverkas negativt.
Vanligtvis innebär en checkkredit en fast årlig avgift för att få ha denna säkerhet hos banken och du får därefter betala ränta för de pengar du faktiskt nyttjar krediten.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 20 oktober 2022 • Ekonominyheter
Hösten är i full gång och innan du vet ordet av det är det december. Du sitter kanske och planerar inför en julfest eller funderar på om ni har möjlighet att ge de anställda någon julklapp i år. De senaste åren har vi haft specialregler i samband med corona när det kommer till gåvor och dess värde. Nu är det dags att fräscha upp minnet lite, vad är det egentligen för regler du har att förhålla dig till när du vill ge en gåva eller bjuda dina medarbetare på en julfest?
När det kommer till gåvor ska du alltid utgå från att gåvor som ges från er som arbetsgivare är skattepliktiga, mottagaren ska alltså förmånsbeskattas för gåvans värde. Däremot finns det några undantag från denna skatteplikt, det vanligaste som du kanske är mest bekant med är julgåvor.
Gåva i form av en julklapp kan du ge till dina medarbetare skattefritt så länge värdet på gåvan inte överstiger 500 kr inkl. moms. En viktig parameter är också att gåvan inte får utgöras av ett presentkort som går att byta ut mot kontanter. Ges en gåva i pengar så är den inte längre skattefri. Så länge ett presentkort inte går att byta ut mot pengar kan det fortfarande klassificeras som en skattefri gåva. Om gåvan kostar mer än 500 kr så träder skatteplikten in, från första kronan och hela gåvans värde ska då förmånsbeskattas.
Om en medarbetare önskar att pengarna skänks till en ideell organisation istället för att bekosta en personlig gåva jämställs detta med att få kontanter som gåva, vilket innebär att medarbetaren måste beskattas för gåvans värde.
Tar ni på företaget istället ett beslut om att ingen medarbetare kommer få julgåvor utan ni väljer istället att skänka en summa till en välgörande organisation uppstår inte någon skattepliktig gåva för de anställda. Värt att notera är dock att kostnaden som uppstår för att skänka pengar inte är avdragsgill för företaget. Så fort den anställde själv får bestämma över summan och hur den ska fördelas mellan en egen gåva alternativt att skänka pengar så infaller skatteplikten.
Huvudregeln är som sagt att gåvor alltid är skattepliktiga men det finns ytterligare undantag, såsom minnesgåvor och jubileumsgåvor. Tänk på att du kan själv inte definiera vad som är en jubileums- eller minnesgåva utan du behöver förhålla dig till de ramar Skatteverket förtydligar HÄR.
Tidigare har vi skrivit en del om förmåner och förmånsbeskattning som kan uppkomma i samband med att ni erbjuder fri kost till era medarbetare. Det finns dock undantag, tillfällen då fri kost är skattefritt för era medarbetare. Dessa undantag är sådant som planeringskonferenser, kick-off, interna kurser, informationsmöten och personalfester.
Två personalfester per år kan ni erbjuda era anställda för att det ska vara skattefritt för medarbetarna och för att företaget ska få ha möjlighet att ta upp vissa avdragsgilla kostnader. Kringkostnader som kan uppstå kring julfesten, kostnader utöver mat och dryck, är avdragsgilla upp till 180 kr/person. Även momsen tillhörande dessa 180 kr får tas upp, resterande del utav kostnaden och momsen utgör en avdragsgill kostnad i företaget. Kostnader för mat och dryck är bara avdragsgilla om det utgör enklare förtäring. Det innebär att kostnad för mat och dryck (alkoholfri) maximalt får kosta 60 kr/person. Kostar mat och dryck mer än så, är kostnaden ej avdragsgill i företaget.
Däremot får ni i företaget dra av en del utav den ingående momsen som har tagits upp på fakturan. Enklast är att utgå från schablonvärdena, 36 kr/person får dras av på mat och alkoholfri dryck och om måltiden innehåller alkoholhaltig dryck får 46 kr/person tas upp i ingående moms.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
9 min läsning • 21 oktober 2022 • Årsredovisning
När du startade bolaget var du säkert medveten om aktiebolagslagen och kraven på årsredovisning. Men det är få företagare som verkligen brinner för processen med att ta fram denna årsredovisning. Det är snarare ofta en administrativt tung och jobbig process för många företag.
Finns det en smidig och smärtfri årsredovisning? Ja, absolut! Det handlar om att ta kontroll och hjälp där du inte är bäst. Gör det DU är bäst på och låt vassa ekonomer hålla reda på regelverket åt dig, sätta smidiga processer för bokslutet och göra det DE är bäst på.
Enligt aktiebolagslagen måste samtliga aktiebolag lämna in en årsredovisning som därmed är det officiella dokumentet för hur året gått. Det är en sammanställning av organisationens räkenskaper och förvaltning för ett räkenskapsår. Denna skickas in till Bolagsverket varje år.
Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. För dig som har räkenskapsår januari till december ska årsredovisningen alltså vara inne senast den sista juli. Det är däremot bra om du lämnar in årsredovisningen i god tid. Då är du säker på att hinna rätta till eventuella brister innan sista dagen och därmed slippa betala en förseningsavgift.
För att det ska vara möjligt att sammanställa året i en årsredovisning så pågår ett avstämnings-arbete kring bolagets löpande bokföring under hela året och i slutet av året stängs året. Denna process är det som kallas för årsbokslut. Ett årsbokslut är därmed inget dokument som lämnas in utan det är det övergripande avstämningsarbetet som leder fram till själva årsredovisningen.
Aktiebolag och ekonomiska föreningar måste som sagt alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer är det bland annat storleken på företaget som är avgörande för om en årsredovisning behöver upprättas eller inte.
Ett månadsbokslut är på sätt och vis en ”miniversion” av ett årsbokslut. Du stämmer helt enkelt av månaden och stänger månaden innan du ger dig in i nästa månad och period. Du säkerställer att samtliga fakturor är periodiserade korrekt, att alla kvitton och underlag för månaden finns och ser över eventuella frågetecken för att reda ut dessa direkt.
Gör du tolv effektiva månadsbokslut under året så kommer du givetvis att underlätta årsbokslutet senare. Om varje månad är avstämt och stängd på ett korrekt sätt så minskar risken för att stora frågetecken dyker upp i slutet av året.
Det innebär i sin tur att du har bästa möjliga förutsättningar för att på ett effektivt sätt ta fram din årsredovisning utan att det blir en stökig och tidskrävande process.
Förutom att underlätta arbetet med årsredovisningen så skapar ett gediget månadsbokslut även kontroll för dig som företagare. Du har kontroll på din löpande redovisning och även på kommande årsredovisning. Du vet hur det har gått varje månad och kan på ett tryggare sätt jobba med prognoser framåt. Därför är det viktigt att lägga tid och kraft på att göra ett omfattande månadsbokslut varje månad – det kommer att hjälpa dig under hela året och dessutom slipper du otrevliga överraskningar i slutet av året.
Notera att det inte är ett lagstadgat krav att göra månadsbokslut, men vill du ha en smidig och smärtfri process för att sammanställa din årsredovisning och vill du att det ska gå snabbt att stänga året så är detta vägen framåt.
Aktiebolag och ekonomiska föreningar måste som sagt alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer är det bland annat storleken på företaget som är avgörande för om en årsredovisning behöver upprättas eller inte.
Många sitter och hackar i Excel i slutet av året. De letar efter kvitton och underlag för årsredovisningen och de har inte tid eller kompetensen till att ligga i framkant och vara uppdaterade och pålästa kring alla nya regler som kan påverka deras verksamhet. Många har dessutom inte lagt tillräckligt med tid på månadsboksluten under året vilket gör årsbokslutet till en tidskrävande process. Det är inte ovanligt att årsredovisningen inte är klar förrän under våren. Det kommer att påverka dina beslut negativt. Om du inte stängt föregående år förrän i maj exempelvis – hur ska du då kunna fatta proaktiva och välgrundade beslut för nästa år? Du sitter med gamla siffror helt enkelt.
Genom att automatisera den löpande redovisningen och bokföringen så mycket som möjligt under året och genom att ha en ekonomilösning som även omfattar stöd från kompetenta ekonomer och experter så kan du:
Vi tror på att automatisera så mycket som möjligt för att spara tid och minimera felkällor. Själva arbetet med att stänga året och ta fram en årsredovisning kommer dock alltid att vara en manuell process. Det är en människa som sammanställer året i ett dokument. Men om över 90% av den löpande bokföringen och redovisningen under året är automatiserat så kommer denna process att vara så friktionsfri som möjligt.
Du behöver inte som CFO sitta och hålla dig uppdaterad på regelverket hela tiden eller stressa med att få in alla underlag i slutet av året. Du har det stödet i form av automatiserade processer i grunden och en duktig ekonom som kan din verksamhet och vet alla speciallösningar när det väl är dags att stänga året. Det gör att ni kan stänga året på bara några dagar istället för månader.
Det finns många saker att jobba på under året för att skapa en smidig process för ditt årsbokslut. Att automatisera det som går i bokföringen och därmed minimera manuella mellansteg är ett sätt. Det sparar dig tid, men det gör också att risken för fel minskar. Om du automatiserar din bokföring och redovisning via en lösning som PE Accounting kan din bokslutsprocess se ut så här i 7 enkla steg:
Årsboksluts-mail. 1-2 månader innan räkenskapsåret är slut, skickar vi ett ”årsboksluts-mail” för att enas om tidsplanen tillsammans med dig. Dina dedikerade konsulter anpassar givetvis tidsplanen utifrån ditt behov.
Åtgärdsplan. Vi skickar en lista till dig på åtgärder som behöver vara klart för att kunna fullborda årsbokslutet i tid. Åtgärdslistan består mestadels av transaktioner som inte har gått via PE och därmed inte automatiserats under året.
Bearbetning av listan. Vi tar projektledarrollen och leder dig hela vägen. När vi får återkoppling på åtgärdslistan från dig som företagare så ser vi till att allt som är olöst blir åtgärdat i tid.
Avslutande månadsbokslut. Vi skapar ett sista månadsbokslut för att fullborda räkenskapsåret. Det sista månadsbokslutet lägger vi extra mycket kraft på för att ytterligare underlätta arbetet med årsredovisningen. Vi granskar även förvaltningsberättelsen så att årsredovisningen blir komplett.
Struktur för revision. Vi skapar en struktur med specifikationer för respektive balansräkningskonto. Revisorn får vägledning och tillgång till PE. Vi ser till att allt underlag finns med i strukturen från PE och Skatteverket för att underlätta.
Granskning och färdigställande. Våra seniora ekonomer gör en intern granskning av bokslutet för ditt företag innan det färdigställs och skickas till dig och revisorn.
Utskick. Det enda som återstår för dig är att signera och skicka in årsredovisningen och fastställelseintyget till Bolagsverket. Klart!
Identifiera målet. Vad vill du med årsredovisningen. Vad vill du påvisa som företagare? Detta måste du ha klart för dig så att det sedan framgår i dokumentationen.
Identifiera risker. I bolag med tighta deadlines finns alltid riskmoment där aktiviteter kan göra så att processen försenas. Identifiera dessa moment så att ni kan ha en plan för att minimera risken för förseningar.
Kommunicera ofta och tydligt. Se till att du har ett bra samarbete med tydlighet och effektiv kommunikation mellan dig som företagare och de som ska stötta dig i upprättandet av årsredovisningen. Det gör att ni blir klara snabbare och även får en bättre slutprodukt.
Vill du också slippa chocken i slutet av året när du får fakturan från redovisningskonsulten? Genom att automatisera din redovisning och bokföring under året kan vi erbjuda marknadens mest effektiva årsbokslut och årsredovisning – till ett fast pris. Du får trygghet och kostnadskontroll. Nyfiken?
Se vårt inspelade webinar där våra kollegor delar med sig av sina bästa tips för att årsbokslutet ska bli så effektivt och smärtfritt som möjligt.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
5 min läsning • 7 oktober 2022 • Bokföring & redovisning | Koncern
Många drar sig för att påbörja processen med att automatisera sin konsolideringsprocess eftersom de tror att det är en svår och tidskrävande process. Men det behöver inte vara så. Allt fler organisationer inser att automatisering är framtiden, och de märker dessutom att tröskeln inte var så hög som de trodde.
De flesta organisationer överskattar tiden och kompetensen som krävs för att ta steget in i en automatiserad konsolidering av koncernredovisningen. Många tror att en övergång från de nuvarande processerna, exempelvis ett externt konsolideringsverktyg eller Exceldokument, till moderna automatiserade processer, innebär krångel. De tror dessutom att det kommer ta tid innan de lärt sig att förstå hela processen och systemet. Därför fortsätter många koncerner så “som de alltid har gjort”.
Problemet är att manuella processer ofta är personberoende, administrativt krävande och det kan vara svårt att sammanställa siffrorna från de olika systemen i dotterbolagen. Även om den nuvarande processen känns trygg, så riskerar du att hamna i tidspress, få lägre kvalitet i resultaten och basera beslut på inaktuella siffror. En övergång till automatiserade processer löser dessa utmaningar och skapar en långsiktig trygghet för dig.
Aktiebolagslagen säger att styrelsen har till uppgift att bedöma hur ett bolag går ekonomiskt, och det gäller även för koncerner – oavsett externt krav på koncernredovisning. En konsolidering betyder helt enkelt att ni skapar en översikt över koncernens finansiella ställning. Det innebär att koncernen slår ihop sina siffror varje månad eller varje kvartal till ett resultat som representerar koncernen som en egen enhet. Här ska man inte redovisa interna affärshändelser inom koncernen, utan endast dela externa affärstransaktioner.
Koncernredovisning och koncernkonsolidering är därmed två olika saker. En koncernredovisning, eller koncernårsredovisning är alltså en särskild årsredovisning som ett moderföretag upprättar utöver sin vanliga årsredovisning.
Koncernredovisningen omfattar moderföretaget och alla dess dotterföretag och beskriver deras finansiella ställning som om de vore en enda ekonomisk enhet. Här finns kassaflöde, resultat- och balansräkning, förvaltningsberättelse, noter och information som publiceras på bolagens hemsidor. Det kan ofta bli en omfattande rapport.
Konsolidering är däremot sammanslagningen av all ekonomisk data i koncernen.
Eftersom koncernredovisningen bygger på data från årets koncernkonsolideringar så är det viktigt att ha en effektiv process gällande sin konsolidering. Allra helst ska denna process automatiseras så långt det går för att minimera mänskliga fel och spara tid.
Även om många företag har sin konsolideringsprocess under kontroll så finns det en hel del förbättringspotential. Tekniken har gått framåt och det finns tid att spara och du säkerställer dessutom att det blir 100% rätt varje gång.
Idag är det till exempel vanligt att du behöver samla in underlag från de olika dotterbolagen, läsa in informationen i ett konsolideringsverktyg och sedan börja arbeta med siffrorna. En automatiserad lösning hade samlat in datan och konsoliderat den för dig via AI. Eftersom alla siffror finns i systemet i realtid innebär det att ni kan automatisera bort manuell handpåläggning. Det frigör tid som du kan lägga på analysen istället.
Här är några problem som kan uppstå när processen är manuell:
Under pandemin har vi sett att många små och stora bolag vill arbeta mindre plats- och personberoende. Det kräver rätt systemstöd samt automatiserade processer som skapar enhetlighet.
Det blev en fråga på ledningsnivå för många organisationer eftersom automatisering av redovisning och konsolidering ledde till så många fördelar för hela koncernen.
För att nyttja fördelarna och slippa de utmaningar som finns med manuella processer så har många valt att automatisera sin konsolideringsprocess. Idag kan du till exempel samla alla dina dotterbolag i ett och samma system, och använda AI för att sammanställa siffrorna snabbt, smidigt och i realtid.
Här är några av anledningarna till att allt fler automatiserar sin koncernkonsolidering:
Är du en start-up eller ett mindre företag har ni färre krav på er gällande koncernredovisningen, vilket givetvis är bra att ha med sig. Men genom att redan nu sätta en modern och effektiv process kring er konsolidering, så kommer ni vara förberedda när kraven växer i takt med er framgång.
Att sammanställa koncernredovisningen är inte alltid enkelt eller smidigt. Arbetet kräver ofta omfattande uppsättningar i affärssystem eller avancerade Exceldokument som behöver tas fram och underhållas. Koncernredovisningen sker förvisso endast en gång per år, med det är ett administrativt tungt arbete som tar mycket tid och fokus. Men det behöver inte alltid vara krångligt och tidskrävande. Att automatisera koncernkonsolideringen är ett steg som hade gjort arbetet mycket lättare för din koncern.
I dagens globala och digitala värld behöver du vara snabbrörlig och ha tillgång till realtidsuppdaterade beslutsunderlag. Du vill att dina beslut ska underbyggas av korrekt data. Många koncerner hamnar efter och tappar tempo bland annat på grund av en ineffektiv process kring sin koncernkonsolidering.
Om du vill kunna ha uppdaterade siffror och lägga grunden för ett datadrivet arbetssätt inom samtliga bolag i koncernen så behöver du konsolidera din koncern. Det är dock en process som kräver mycket tid och en tydlig struktur. Många företag väljer därför idag att automatisera sin koncernkonsolidering, vilket bidrar till högre flexibilitet och snabbare processer.
Att automatisera din koncernkonsolidering är inte så svårt som du tror. Vi på PE Accounting har hjälpt många företag att göra övergången från traditionella processer till automatiserade. Den vanligaste reaktionen är att det var enklare än de trodde. Våra experter hjälper dig med hela övergången från era nuvarande processer till automatiserade. När implementeringen är klar kommer du uppleva att er koncernkonsolideringsprocess är mycket enklare att arbeta med än tidigare. Så du får realtidsuppdaterade siffror som kräver mindre tid från dig.
1. Det blir lättare att följa regelverket
Det är tidskrävande att ha koll på alla omfattande krav och hålla sig uppdaterad kring regelverken. Men om du automatiserar hela processen via PE:s konsolideringsmodul så får du tillgång till experter som arbetar med dessa frågor dagligen. På så sätt slipper du hålla koll på uppdateringar internt. Istället fokuserar du på att utveckla verksamheten och får expertstöd kring regelverket.
2. Det blir lättare att ta fram insikter
Många företag använder Excel eller andra bokföringssystem, som de sedan på olika sätt ska översätta till visuella presentationer eller diagram för att visa koncernens siffror tillsammans. Detta blir grunden till att kunna få fram insikter och fatta beslut. Men det är inte alltid så lätt att få denna överblick och insikt, och ofta är det endast ett fåtal personer som har den kompetensen.
Med en automatiserad konsolideringsmodul får du fram relevanta insikter automatiskt och kan fokusera på att arbeta med analysen och besluten istället för att spendera timmar på att gräva bland siffror och säkerställa att det blir rätt.
3. Det blir lättare att ta datadrivna beslut dagligen
Bokföringsprocesserna kan ta olika lång tid i alla organisationer. Det innebär att du inte alltid kan använda dig av koncernsiffrorna direkt i början av månaden för dina viktiga beslut. Men när du automatiserar denna konsolideringsprocess kan du med hjälp av avancerad AI ligga i framkant och alltid ha uppdaterade siffror att använda som beslutsunderlag, direkt i början på månaden. Använder du en automatiserad konsolideringslösning (och har samtliga bolag i samma lösning) så kan månadsbokslutet för hela koncernen vara klart i början av månaden Det ökar din möjlighet att fatta datadrivna beslut i alla lägen.
Så här går det till – Steg för steg
Om du redan har redovisningen i en lösning som PE Accounting och vill automatisera din koncernkonsolidering via PE Accountings koncernmodul så behöver du bara följa ett par enkla steg.
Vi tror på smidiga och enkla processer. Vi tror på att automatisera det som går. Koncernkonsolidering ska inte vara tungt, tidskrävande eller svårt att följa upp på. Därför har vi på PE Accounting tagit fram en modul för automatiserad koncernkonsolidering. Det är ett starkt tillägg till vår helhetslösning där vi kombinerar en automatiserad ekonomilösning med riktigt vassa experter som kan din verksamhet och regelverket.
Med den här modulen sker konsolideringen automatiskt hela tiden istället för endast i samband med koncernredovisningen, och du kan ha din löpande bokföring och konsolidering i samma system. Systemet ger dig en kontinuerligt uppdaterad bild av hur det går för koncernen, underlättar koncernredovisningen och är en trygghet för alla koncernens bolag.
Vi intervjuade Per Netzell på Medhelp Care för att se hur han har upplevt processen med att automatisera sin koncernkonsolidering i PE Accounting.
Vad hade du för utmaningar med koncernredovisning innan du tittade på denna lösning?
– Vi upplevde att det var tidskrävande att sammanställa resultat från koncernbolag som använder olika redovisningssystem och det var svårt att hitta och applicera rätt valutakurs på utländska dotterbolag. Vi är ett noterat bolag och har därför omfattande regulatoriska krav på vår kvalitet och behöver möta strikta deadlines för publicering. De här utmaningarna resulterade i att vi kunde hamna i tidspress och riskerade sämre kvalitet, berättar Per.
– Vi gjorde sammanställningar av koncernbolag från olika redovisningssystem, konsolidering, valutahantering och koncernjusteringar i en egenutvecklad Excelmodell, men insåg att det inte var en optimal lösning i längden, fortsätter han.
Vad ville du få ut från lösningen och har den motsvarat dina förväntningar?
– Vi ville ta bort tidsödande konsolideringsmoment, hantera valutakonvertering och kursdifferenser med automatik och skapa en ökad trygghet i att koncernredovisningen uppfyller alla redovisningskrav, säger Per.
Efter att ha använt koncernmodulen en längre tid har vi sett att vi sparar dyrbar tid och kan känna en större trygghet i att koncernredovisningen är korrekt och uppfyller alla krav, så vi är mycket nöjda menar Per.
– Om man idag använder PE Accounting för att automatisera sin redovisning och bokföring samt har behov av koncernkonsolidering så är det ett självklart beslut att koppla på koncernmodulen. Det kommer att spara värdefull tid och skapa trygghet, avslutar Per.
Pers bästa tips till de som är i behov av koncernkonsolidering:
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
7 min läsning • 21 september 2021 • Ekonominyheter
Som arbetsgivare finns det möjlighet att ge annan ersättning till dina anställda än bara lön som betalas i pengar. Den typen av ersättning kallas för förmåner. Förmåner finns i många olika karaktärer och kan uppstå i flera olika situationer, även vid de tillfällen du som arbetsgivare inte hade tänkte att det skulle uppstå , exempelvis när du ger dyra gåvor till dina anställda. Förmåner måste värderas till ett korrekt värde för att ha som underlag till beräkning av arbetsgivaravgifter och för att veta hur mycket skatt som ska dras av från den anställdes lön.
När en anställd får annan ersättning än lön måste du som arbetsgivare först se över om bolaget har full avdragsrätt för kostnaden, samt bedöma om bolaget har rätt att dra av den ingående momsen. Sedan ska värdet utav förmånen fastställas.
Vid värdering av en förmån ska det vanligtvis göras enligt marknadsvärdet. Det innebär att förmånen ska värderas till det pris som den anställde skulle ha fått betala om personen hade köpt tjänsten eller varan för egna redan skattade pengar. Det finns vissa förmåner som inte faller in under den här huvudregeln och som istället beskattas utifrån ett schablonmässigt värde. Det gäller framförallt bilförmåner och kostförmåner som uppstår om du som arbetsgivare bekostar en bil som kan nyttjas privat eller om ni bekostar de anställdas måltider. Måltider såsom frukost, lunch och middag förväntas den anställde betala med egna, redan skattade pengar. Bekostar arbetsgivaren måltiderna så uppstår förmåner som beskattas på den anställdas lön.
Något som har blivit allt vanligare de senaste åren är att arbetsgivaren köper in cyklar. Dessa kan användas i verksamheten, exempelvis till och från kundmöten, men även privat för den anställde. När företaget bekostar något som konsumeras privat så uppstår en förmån. Huvudregeln är att den anställde ska förmånsbeskattas om de har tillgång till att använda arbetsgivarens cykel privat. Nu finns däremot en skattelättnad för just cykelförmåner. Från 1 januari 2022 så behöver bara cykelförmåner beskattas på den del av förmånen som överstiger 3 000 kr. Detta så länge erbjudandet om denna förmån riktar sig till alla anställda på bolaget. Det är viktigt att tänka på att dessa regler inte gäller elsparkcyklar utan avser bara vanliga cyklar och elcyklar.
Läs mer om hur du gör för att beräkna värdet av cykelförmåner här
När det kommer till försäkringar och förmånsbeskattning så finns det en del olika regler att hålla koll på. Förmån av fri grupplivförsäkring är skattefri för den anställde, lika så gruppsjukförsäkring under vissa förutsättningar, pensionsförsäkring och reseskyddsförsäkring under tjänsteresa.
Däremot så är förmån av fri sjukvårdsförsäkring en skattepliktig förmån som även arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgift på. Då sjukvårdsförsäkringen innehåller både skattefria och skattepliktiga delar så värderas förmånen till 60% av försäkringsvärdet. Den här förmånen ska alltid beskattas när företaget betalar premien till försäkringsbolaget. Det innebär att om premien betalas löpande varje månad så ska förmånsbeskattning också ske varje månad. Betalas fakturan för premien en gång per år så är det bara i den månaden som betalningen sker som också förmånsbeskattningen ska tas upp, även om försäkringen gäller för en längre period.
Gåvor är något som du kanske skulle vilja använda för att visa uppskattning till dina anställda. Här finns det tydliga regler kring vilka gåvor som är skattefria och vilka som eventuellt skulle ses som en förmån. Huvudregeln med gåvor är att de alltid är skattepliktiga, de tre undantag som finns är:
Oavsett om du väljer att erbjuda dina anställda offentligt finansierad eller privat hälso- och sjukvård så utgör det en skattepliktig förmån. Enligt Skatteverket så utgörs skattepliktig hälso- och sjukvård sådant som vanliga läkarundersökningar, allmänna hälsoundersökningar, tandvård, provtagningar, röntgen, operationer m.m.
Fri kost utgör i huvudregel en kostförmån med vissa undantag. Det är en förmån som inte beskattas efter dess marknadsvärde utan efter schablonvärde. För inkomståret 2022 så är förmånsvärdet för helt fri kost (minst tre måltider) 250 kr/dag. Erbjuder du dina anställda fri lunch eller middag är förmånsvärdet 100 kr/dag och för fri frukost är förmånsvärdet 50 kr/dag.
I och med att prisbasbeloppet, som ligger till grund för kostförmånen, höjs 2023 så kommer även förmånerna för fri kost att höjas. Schablonvärdet för helt fri kost (frukost, lunch och midddag) kommer då bli 275 kr, för fri frukost blir förmånsvärdet 55 kr och för lunch eller middag är förmånsvärdet 110 kr.
Sådant som är undantaget från kostförmån även om det utgör fri kost kan vara följande:
Även enklare förtäring såsom kaffe, bulle, frukt på kontoret är skattefria då de anses utgöra en typ av persoalvårdsförmån. En annan typ av personalvårdsförmån är det så kallade friskvårdsbidraget, läs mer om det här
Även fri kost vid sådana tillfällen som kan klassificeras som intern representation är skattefri för de anställda. Sådana tillfällen skulle kunna uppstå vid:
Det man ibland försöker komma undan med och kalla för ”arbetslunch” där det löpande arbetet diskuteras och planeras klassificeras inte som intern representation. Vid den typen av tillfällen uppstår i så fall en förmån om den anställde erbjuds fri måltid.
Fri utbildning som den anställde får som är en följd av den verksamheten som bedrivs i företaget är en skattefri förmån för den anställde vilket innebär att inga extra skatteavdrag ska göras på lönen och inte heller några extra abetsgivaravgifter uppstår.
Om du som arbetsgivare däremot betalar en utbildning som inte har något direkt samband med arbetsuppgifterna som den anställde vanligtvis gör så kan det istället utgöra en skattepliktig förmån.
Hos Skatteverket kan du läsa mer om olika typer av förmåner såsom, bostadsförmån, förmån för fria arbetskläder, personalvårdsförmån och mycket mer. Följ denna länk för att se vad Skatteverket skrivit om det.
Reglerna kring det skattefria friskvårdsbidraget som du som arbetsgivare har möjlighet att erbjuda dina anställda har inte förändrats enligt Skatteverket. De har valt att ta bort sin lista över olika aktiviteter som skulle kunna klassificeras som godkända aktiviteter. Detta för att listan blev missvisande och många uppfattade listan som en komplett lista på alla godkända aktiviteter och inte som exempel.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
