2 min läsning • 13 juni 2023 • Ekonominyheter
Årsredovisningen är klar och årsstämman har beslutat om utdelning. Äntligen dags för utbetalning till företagets ägare! Men har du koll på vad en ägare som inte är hemmahörande i Sverige har för kupongskatt? Det är nämligen så att Sverige har skatteavtal med 139 länder och det här är vad du behöver ha koll på:
Kupongskatt – en skatt som ska dras av innan utbetalning sker till utländska medborgare och som sen ska deklareras och betalas in till Skatteverket.
Kupongskatten är lätt att missa då du vanligtvis betalar utdelning till svenska företag eller privatpersoner och då inte drar av någon skatt, utan betalar ut hela utdelningen i sin helhet (utdelning till andra företag är skattefri för mottagaren och utdelning till privatperson beskattas i de flesta fall genom den privata inkomstdeklarationen sen). Ska det göras utbetalningar till privatpersoner som inte är svenska medborgare, eller till företag som inte är hemmahörande i Sverige, är det alltså väldigt viktigt att du har koll på kupongskatten och ser över vad som behöver justeras innan utbetalning sker.
Kupongskatten som dras av vid utbetalning till privatperson är 30% – om inte personen är medborgare i något utav de just nu 139 nu länder som Sverige har skatteavtal med.
Om utdelning däremot sker till medborgare inom t.ex. Norden så är kupongskatten ”bara” 15% – Kjempebra (tycker norrmännen). Det här är varför det är så viktigt att undersöka exakt vad som gäller för de mottagare som utdelningen ska betalas ut till.
När kupongskatt dras av på utdelning måste även detta deklareras på särskilda blanketter till Skatteverket (samt kontrolluppgifter som även vi kan hjälpa dig med i januari). Dessa blanketter ska lämnas in inom fyra månader från utdelningstillfället (bolagsstämman eller annat beslutat utbetalningsdatum) och ska signeras både av bolaget och mottagaren av utdelningen. Vi rekommenderar att du ser över dessa blanketter så fort som möjligt om det finns utländska ägare som ska få utdelning. Blanketterna hittar du hos Skatteverket.
Viktigt att komma ihåg att inbetalning av avdragen skatt sen måste ske till Skatteverket också. Eventuellt ska kupongskatt dras även vid utdelning till utländskt bolag och därför är det viktigt att du undersöker just ert fall innan utbetalning sker – så att det blir rätt och riktigt!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 12 juni 2023 • Ekonominyheter
Sommartider, hej, hej! Sommartider betyder ju för många: inbetalningar till Skatteverket, deklaration, årsredovisning… (och när det är klart: sola, bada och semester). För att kunna njuta av allt det där som hör sommaren till och med gott samvete parkera dig i solstolen, behöver du få klart vissa saker. Därför att vi tagit fram en lista med viktiga datum att hålla koll på inför och efter sommaren:
25 juli – inlämning av periodisk sammanställning – rapporten som sammanställer det senaste kvartalets försäljning till företag inom Europa (vid tjänsteförsäljning) innehållande försäljningsvärde, namn på kund samt deras momsregistreringsnummer (VAT-nummer).
26 juli – momsen ska vara deklarerad och betald till Skatteverket för de bolag som har en omsättning på över 40 miljoner kronor. Kom ihåg att någon måste finnas på plats på bolaget för att faktiskt utföra betalningen också. Missas inbetalningen till skattekontot så kommer det genast att börja räknas upp kostnadsränta som i förlängningen kunna leda till anmärkningar i revisionsberättelsen tillhörande näst årsredovisning.
31 juli – årsredovisningen måste nu vara inskickad till Bolagsverket för alla bolag som har ett vanligt kalenderår (januari-december) som räkenskapsår. Till Bolagsverket ska en bestyrkt kopia utav årsredovisningen skickas in och ett fastställelseintyg i original. Om du skickar in dokumenten fysiskt ska de skickas till: Bolagsverket Årsredovisningar, 851 98 Sundsvall.
31 juli är också deadline för att skicka in OSS-deklarationen för Q2 2023 för de företag som säljer varor eller digitala tjänster till privatpersoner i andra EU-länder.
1 augusti – inkomstdeklaration 2 (för aktiebolag) och inkomstdeklaration 3 (för ideell förening och stiftelser) ska vara inlämnad till Skatteverket för alla bolag som bytte räkenskapsår under perioden september – december 2022. Nytt för i år är att samma deadline gäller oavsett om inkomstdeklarationen skickas in digitalt eller fysiskt på papper.
14 augusti – ska debiterad preliminärskatt och avdragen skatt på utbetalda löner samt arbetsgivaravgifter för juli månad vara inbetalda till Skatteverket för de bolag som har en omsättning över 40 miljoner kronor och så kallad storbolagsmoms (deklareras och betalas den 26 varje månad). Även om dina konsulter på PE hjälper er med deklarationerna så kom ihåg att någon måste finnas tillgänglig för att godkänna betalningen till Skatteverket så att den hinner in i tid.
17 augusti – är det deadline för moms- och arbetsgivardeklarationerna för de mindre bolagen. Då ska även debiterad preliminärskatt betalas in till Skatteverket. Som vanligt sköter vi på PE deklarationerna men någon hos er med betalrättigheter måste godkänna betalningen till Skatteverket, missa inte det!
Dåså, nu har du noterat viktiga datum i ekonomikalendern och uppfyller deklarations- och betalningskraven. Då slipper du tråkiga förseningar, dyra kostnadsräntor och eventuella påföljder. Nu kan sommaren handla om allt annat än årsredovisning och deklarationer.
Skulle något av ovanstående information kännas oklart, kontakta genast din konsult så kan de berätta mer.
Det är otroligt många saker som ligger på ekonomifunktionen. Lön, semestrar, utlägg, fakturering, skatt och arbetsgivaravgifter och så vidare.
Inför semestrar blir detta extra tydligt. Även du som ekonomichef eller controller vill kunna ta ledigt utan att stressa ihjäl dig innan eller under ledigheten. Här är en automatiserad ekonomilösning räddningen.
Du får oslagbar kontroll och insyn i allt som rör ekonomin. Du blir mindre beroende av andra, behöver inte jobba på semestern och kan följa upp verksamheten ner på verifikatnivå. Du kan fokusera mer på analys, strategi och utveckling än repetitiv administration av till exempel lön eller semesterdagar.
Vill du se hur en automatiserad ekonomilösning kan hjälpa dig att få både kontroll och en lugn semester? Kontakta oss så visar vi dig hur du kan vara igång på bara 30 dagar.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 16 maj 2023 • Tillväxt
I osäkra ekonomiska tider är det viktigt att hitta sätt att växa lönsamt. I denna artikel diskuterar vi tillväxt under lågkonjunktur, och erbjuder fem strategier för att säkerställa en stabil framtid. Dessa tips inkluderar att noggrant följa upp ekonomiska resultat, genomföra lönekartläggningar för att behålla nyckelpersoner, utföra detaljerade kassaflödesanalyser, minska kostnader på ett smart och kreativt sätt samt använda en dynamisk och flexibel budgetering. Genom att följa dessa råd kan företag stärka sin position och navigera genom ekonomiska utmaningar mer effektivt.
I osäkra ekonomiska tider är det viktigt att hitta sätt att växa lönsamt. I denna artikel diskuterar vi tillväxt under lågkonjunktur, och erbjuder fem strategier för att säkerställa en stabil framtid. Dessa tips inkluderar att noggrant följa upp ekonomiska resultat, genomföra lönekartläggningar för att behålla nyckelpersoner, utföra detaljerade kassaflödesanalyser, minska kostnader på ett smart och kreativt sätt samt använda en dynamisk och flexibel budgetering. Genom att följa dessa råd kan företag stärka sin position och navigera genom ekonomiska utmaningar mer effektivt!
Ekonomisk uppföljning hjälper dig att ta välgrundade beslut kring vilka områden du ska fokusera på och var du borde optimera dina resurser för att driva lönsam tillväxt. En viktig aspekt av detta är att använd en systemleverantör där du kan jobba med uppföljning i flera dimensioner. Kategorisera, tagga och följ upp på olika nivåer. På så sätt kan du följa upp varje månad och identifiera hur lönsamheter skiljer sig mellan kundstorlekar, avdelning och land.
Så här kan du arbeta med kategorier och dimensioner i din organisation:
Genom att kartlägga hur ditt bolags löner står sig mot branschen kan du proaktivt skydda företaget från oförutsedda uppsägningar på grund av missnöje hos anställda över att inte ha marknadsmässig lön – och du kan också gardera dig för när en anställd vill ha mer i lön.
Personal är den största kostnadsposten för företag och genom att använda lönekartläggning kan du arbeta proaktivt på två sätt:
1. När en anställd vill ha mer i lön kan du jämföra dennes lön med branschen, rollen och regionen för att få rätt argument att ge rätt lön till personen.
Om den anställda kräver mer i lön på grund av att hen kanske inte anser sig ha marknadsmässig lön, kan du enkelt och tryggt visa på rätt underlag genom lönekartläggning. Kostnadskalkylen för att ge en anställd t.ex. 3 000 kr mer i månadslön kostar företaget (inklusive avgifter och skatter) cirka 58 000 kr per år.
2. När en anställd är underbetald och väljer att avsluta sin tjänst hos dig utan att du får möjlighet att justera lönen.
Många anställda är rädda för att förhandla om lönen trots att de känner missnöje över den. Istället söker de sig till en annan arbetsgivare som erbjuder högre lön istället för att faktiskt prata med sin chef om en eventuell löneökning. Kostnadskalkylen för att behöva ersätta en anställd som slutar kan kosta företaget mellan 50 000 och 500 000 kr (beroende på rekryteringskanal, utfasning, utbildning och förlorade intäkter på grund av personalbrist).
Och då har vi ännu inte nämnt kostnaderna för en felrekrytering! Snittkostnaden för en felrekrytering ligger på 700 000 kr. Det är en riskabel affär att inte kartlägga löner och se till att de är marknadsmässiga!
Med hjälp av lönekartläggning kan du proaktivt behålla nyckelpersoner i organisationen med rätt lön – samtidigt som du kan föra fram rätt argument vid löneförhandlingar för att säkerställa marknadsmässig lön.
Vart tar dina pengar vägen? Ju tydligare och mer uppdaterade siffror du har, desto snabbare kan du agera. Ha koll på detaljerna för att säkra kassan och snabbt identifiera trender med hjälp av en kassaflödesanalys.
Genom att ta fram en detaljerad kassaflödesanalys, gärna kvartalsvis, kan du hålla koll på vart pengarna faktiskt tar vägen. Investerar vi som planerat eller försvinner pengarna någon annanstans? En kassaflödesanalys är ett bra verktyg för att hålla koll på trender och kunna fatta grundade beslut baserade på data.
En kassaflödesanalys hjälper dig helt enkelt att få en tydlig bild av likviditeten, planera och budgetera mer effektivt, utvärdera lönsamheten och fatta beslut baserade på ekonomiska realiteter.
Så minskar du kostnaderna på ett smart sätt:
Var försiktig med att direkt dra ner på kostnadsposter utan att förstå konsekvenserna! Du behöver regelbundet titta på realtidsuppdaterad och tillförlitlig data för att dra rätt slutsatser och minimera riskerna.
Ett vanligt exempel som vi ofta stöter på är att företag kapar marknadsbudgeten, avvecklar konsulter eller gör sig av med personal – utan att analysera data. För en mindre marknadsbudget kan det t.ex. innebära mindre synlighet, färre leads och färre affärer.
Var kreativ! Våga testa nya koncept utan att det blir för kostsamt.
En klassisk marknadspost är mässor, och mässor är dyrt – vi vet! Även att delta på allt runtomkring mässan är kostsamt. Men det kan också vara väldigt viktigt för företag att synas på mässor relevanta för målgruppen. Så hur kan du tänka för att uppnå samma, eller till och med bättre resultat, med en mindre peng?
Istället för att köpa hela mässshebang:et kan du välja att endast ställa ut – och tillsammans med en partner anordna en egen middag för prospekts och kunder. Det kostar både mindre och tar dig närmre kunderna. Är det riktigt kärvt i kassan kan du också partna upp med samarbetspartners för att dela på kostnaden för eventytan.
Jamen 2024 ser ju både lovande och osäkert ut! Därför är det extra viktigt för dig att se din budget som dynamisk och anpassningsbar så att du snabbt kan ställa om när det behövs. Statiska budgetar är användbara, men de faller ofta platt när det gäller att hantera snabba marknadsförändringar.
Därför tipsar panelen om dynamisk budgetering:
Budgetstrategin tar hänsyn till fluktuationer i intäktsflöden och oväntade utgifter, vilket hjälper dig att proaktivt anpassa budgeten efter ekonomiska förändringar.
Att kontinuerligt övervaka och jämföra budgeten med faktiska siffror ofta och löpande, gör dig snabbare uppmärksam på eventuella avvikelser och mer anpassningsbar.
1. Scenarioanalys.
Skapa olika budetscenarier som inkluderar både tillväxt och nedgång. Analysen hjälper dig att förutse utmaningar och förbereda organisation, styrelse & ledning på båda utfallen samt vilka actions som vidtas beroende på scenariot.
2. Kvartalsbudgetering.
Att arbeta med ett kvartal i taget ger dig utrymme att kontinuerligt justera och anpassa budget baserat på nuläge. Strategin är extra bra när snabba omställningar kan vara avgörande för att dra nytta av ekonomiska möjligheter eller minska förluster.
Vill du ha mer inspiration om hur du hittar lönsam tillväxt? Titta på vårt webinar ”Så kan du hitta lönsam tillväxt i en lågkonjunktur” idag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
4 min läsning • 23 mars 2023 • Bokföring/ Redovisning
Komplexa och tidskrävande administrativa uppgifter är en plåga för många bolag, framför allt när det görs i onödan. I så kallade pottbolag där de anställda är med och styr sin egen lön via pottlöner så innebär detta en tung administration för de som hanterar lönen. Pottlön innebär att den anställda tillgodoräknar sig delar av sin fakturerade intäkt i en lönepott. Om detta ska göras manuellt för varje anställd blir det snabbt både komplext och tidskrävande.
På bilden: vår expert Jesper Lagerkvist förklarar begreppen pottbolag och pottlöner
Men det går att hantera pottlöner på ett mer automatiserat sätt. Det går att ställa in din modell för pottlön i en automatiserad lösning så att exempelvis 80% av intäkten automatiskt tillfaller en anställd i deras lönepott.
Det kan både frigöra tid till andra viktiga uppgifter och samtidigt minska risken för fel som beror på den mänskliga faktorn. Dessutom får du en tydlig överblick över resultaten för både den anställda och företaget!
Vi börjar med att reda ut några begrepp. Pottbolag och pottlön är två relativt okända begrepp för många, men det är begrepp som blir allt vanligare. I denna artikel har vi tagit hjälp av vår expert Jesper Lagerkvist för att reda ut vad som menas med pottlön och pottbolag. Vi går även in på fördelar samt varför hanteringen av pottlöner bör automatiseras.
Pottbolag kännetecknar ett bolag där den anställde styr över sin egen lön. Det kan ses som att den anställda har ett eget bolag i bolaget. Det betyder att den anställda har det totala bolagets finansiella muskler när det kommer till likviditet, upphandling av avtal och allt annat ekonomiskt, men den anställda kan styra sin lön. Ett exempel på pottbolag är konsultorganisationer där de säljer konsulttimmar.
Olika pottbolag kan ha olika uppsättningar när det kommer till intäkts-och kostnadsmodell. Ett vanligt upplägg är 80/20-modellen, där den anställde får 80% av intäkterna och resterande 20% tillfaller bolaget för att täcka overhead-kostnader som exempelvis lokalhyra, datorer och telefon etc. Men upplägget varierar som sagt mellan olika bolag.
Vissa bolag tillämpar olika stora andelar, eller att den anställda får så kallade fasta potter. Andra bolag väljer att ha både fasta och rörliga delar som den anställda erhåller varje månad.
Pottlön fungerar så att den anställda jobbar och fakturerar sina kunder för nedlagd tid. Intäkterna hamnar i en lönepott och därifrån subtraheras de utgifter som kopplas till den anställda. Den anställde kan då välja när och hur mycket som de vill ta ut av sin pott (beroende på vad som är avtalat med företaget).
För att upplägget med pottlön ska fungera behöver den anställde fakturera tillräckligt mycket för att hålla sin pott positiv. Utifrån det kan då den anställde styra sin egen månadslön, pensionsavsättning med mera.
Pottlöner innebär att den anställde får ett större ansvar och frihet över sin egen lön och anställning. Dessa faktorer kan bidra till att attrahera kompetens till bolaget. Den anställda får fördelen med att komma till ett bolag med exempelvis ramavtal, vilket gör att de snabbt kan få upp sin beläggning och börja jobba upp sin pott.
För individer som drivs av att få direkt utdelning på sitt arbete och kunna styra över sin lön är pottbolag mycket attraktivt. Det kan jämföras med “ett vanligt konsultbolag” där den anställda får en fast lön oberoende av hur mycket de drar in till bolaget i form av intäkter.
Att administrera och handlägga pottlöner kan vara en enormt tidskrävande process om det görs manuellt, lite beroende på bolagets storlek. Administrationen kommer från att bolaget behöver göra manuella beräkningar per anställd vid varje månadsbokslut.
För att pottlönerna ska hanteras smidigt och effektivt rekommenderas att automatisera löneprocessen i ett system med hög automatiseringsgrad. Att minska manuella mellansteg och beräkningar är viktigt för att effektivisera processen med pottlön.
I PE Accounting kan företag enkelt automatisera och administrera pottlöner utifrån sitt valda upplägg.
Om företaget tillämpar 80/20 modellen kan det ställas in att den anställda får 80% av intäkten automatiskt, helt utan manuell handpåläggning. Det går även för företaget att ställa in olika potter på olika anställda, eller att delegera ut den administrativa biten gällande lönesättning genom att aktivera rörlig lön för den anställde.
Dessutom möjliggör PE Accounting för de anställda att få full transparens och kontroll över sin resultatkurva där de enkelt kan se sina resultatrapporter. Det ger även företaget en möjlighet att få en full överblick över alla anställdas potter. Om detta gjorts manuellt hade företaget istället behövt klicka på varje konsult och lägga in all information i ett Excel-ark för att få översikten.
Det är upp till företagen att sätta ramverket för pottlönerna avseende hur mycket den anställda får ha på plus eller minus i sin pott. Detta kan sedan ställas in i PE Accounting där systemet signalerar när en anställd närmar sig en maxgräns.
För företag innebär alltså automatisering av pottlöner i PE Accounting följande fördelar:
Är du intresserad av att veta mer om pottlöner och hur du kan automatisera och administrera det via PE Accounting? Tveka inte att kontakta oss så visar vi dig vår automatiserade värld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
25 min läsning • 27 februari 2023 • Bokföring/ Redovisning
Automatisk bokföring har revolutionerat hur företag hanterar sina ekonomiska processer. Genom att digitalisera bokföringen kan företag minska manuella arbetsuppgifter, minimera risken för fel, och spara både tid och pengar. Denna artikel syftar till att utbilda dig om fördelarna med automatiserad bokföring och visa hur den kan hjälpa ditt företag att växa.
När den första T-Forden rullade av bandet var det skrämmande. Många ifrågasatte det och misstrodde att kvaliteten kunde vara bra nog. I stället för det lilla och extremt kompetenta team som tidigare byggt bilen från start till slut hade Henry Ford brutit ner processen i små delar. En idé som skulle göra företaget till ett av världens största.
Det geniala var att varje individuellt delmoment i sig inte var svårare än att en vanlig person kunde utföra den, och med lite vana utföra den snabbt och felfritt. Det tog inte lång tid innan det var en självklarhet för att kunna konkurrera.
Det gäller i allra högsta grad även bokföring där de många små mellanstegen gör det till en komplex sak att överblicka. Det krävdes sannolikt ett minst lika extremt kompetent team på deras ekonomiavdelning som det krävdes i bilfabrikerna innan de började automatisera tillverkningen. Att hantera deras kundfakturor, leverantörsfakturor och lön på den tiden måste ha varit ett enormt jobb.
Idag finns det som tur var digitala bokföringssystem som har revolutionerat hur man jobbar med ekonomin. Men trots det lever de flesta kvar i en värld där två eller flera system krävs för att hantera bokföring, löner, fakturor – för att inte tala om hur mycket arbetstid som konsulter lägger på att rapportera tid.
Här finns det utrymme för förbättring och mycket av problemen går att lösa med automatisering. Kort beskrivet så innebär det inom bilindustri såväl som bokföring att systemet sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimerar risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. Utan att tumma på resultatet.
När är en bra tid att byta sätt att sköta ekonomin? Antagligen aldrig, ett systembyte är inte något som genomförs för skojs skull. Men om företaget växer kommer behovet växa fram i samma takt. Är ni i det skedet nu? Kanske kommer ni hamna där om mängden fakturor fortsätter att växa?
I vår omfattande guide Roadmap: automatisering av ekonomiprocesser delar vi med oss av de fyra viktigaste steg för att förbereda din organisation för mer effektiva ekonomiprocesser. Denna guide är full med bra tips, workshops och mallar som du enkelt kan använda internt.
Genom att ladda ner vår Roadmap kan du fördjupa dig i:
• Behovsanalys av nuläget och vad som borde gå att göra effektivare
• Era mål ni vill uppnå med hjälp av automatiserade ekonomiprocesser
• Upphandling av olika tjänster och system
• Implementering av nya tjänster och system.
Tid är pengar, automatisera eller dö, allt som kan automatisera kommer att automatiseras.
Hört dessa uttryck förut? Vår digitala värld tvingar oss att springa snabbare och snabbare och vi kommer inte undan digitalisering och automatisering – hur hårt vi än kämpar emot. Så sluta kämpa emot och se istället fördelarna med automatisering. Gör det svåra (och ibland tråkiga) enkelt och nyttja din tid på bästa sätt istället. För ja, tid ÄR pengar och du slänger en hel del i papperskorgen utan stöd av automatisering.
Vad är då poängen med automatiserad bokföring? Varför ska du bry dig? Vi kan börja med att konstatera att det inte bara handlar om digitala kvitton eller att du kan sköta ekonomiadministrationen smidigt i ett molnbaserat system. Det är absolut delar av en automatiserad bokföringsprocess, men det är just delar. Det är lätt att förenkla enskilda affärshändelser, men för att få ut det fulla värdet av en digital redovisningsprocess måste du se till hela ekonomiprocessen och era interna arbetssätt.
Hur svårt kan det vara då? Vill du ha en ”quick-fix” kan du vara igång ganska snabbt och det behöver inte alls vara särskilt svårt, lite beroende på er storlek och verksamhet. Det finns många system och appar som exempelvis stöttar digitala kvitton, fakturor med mera. Men vill du kunna skala upp din verksamhet och digitalisera redovisningen fullt ut så måste du göra hemläxan, annars blir det sällan så enkelt som du hade tänkt dig. Inte heller så billigt…
Kort beskrivet så innebär automatisering att system sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimera risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. I praktiken så innebär det att alla händelser, inkomster, utgifter, utlägg, löner, rapporter med mera hanteras av systemets uppsatta regelverk så effektivt som möjligt. Dessutom skapas alla digitala bokföringsunderlag per automatik i systemet. Denna process fungerar på olika sätt beroende på systemleverantör. Det ena är inte mer rätt än det andra, utan det handlar snarare om vilka behov just din verksamhet har av struktur och kontroll.
Om det är viktigt för er att behålla full kontroll över ekonomin och använda siffror som beslutsunderlag så ska ni välja ett system som ger er möjlighet till attesträtt, behörighetsstyrning samt realtidsuppdatering av era siffror. Vill du ligga i absolut framkant ska du välja en partner som dessutom stöttar er med redovisningsspecialister som känner till ert företag, bransch och de regelverk som påverkar er verksamhet. Det ger er bättre koll på läget samtidigt som ni får tid över till något roligare. Som att utveckla er verksamhet till exempel.
Det låter enkelt och i den perfekta världen så funkar allt så här friktionsfritt. Men det förutsätter förstås att du gjort förarbetet noggrant, så att det blir rätt från början.
För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så är det bra att förstå hur mycket tid och resurser ni faktiskt ägnar åt administration idag, vilka möjligheter ni har att göra det effektivare och vad ni kan göra med den tid som frigörs och de rapporter ni får fram. Var befinner ni er idag och vad är slutmålet – ert drömscenario? Vad kan du automatisera och vad krävs för att göra det möjligt? Vad vill du ha för information från systemet och med vilka intervaller?
Frågebatteriet kan göras långt, väldigt långt. Men här får du 5 snabba tips som tar er en bra bit på vägen och skapar bästa förutsättningarna för att lyckas digitalisera er ekonomifunktion.
Samla om möjligt allt i ETT system, och ja det innebär även löner.
Ha integration med banken, du måste kunna ha koll på transaktioner och betalningar utan att behöva logga in på flera ställen.
Om ni ändå behöver fler system, var beredda på att investera i integrationer mellan dem. Små manuella mellansteg kan snabbt bli tidsödande och irriterande moment på sikt.
Välj ett system som skapar underlag per automatik och gör vardagen lite enklare för kollegorna på ekonomi. Kom ihåg, tid är pengar!
Gör hemläxan, investera tid för implementering, ta hjälp vid själva införandet och se till att få bra löpande stöd från någon som har koll på ert företag. Det förebygger risker på sikt. Det räcker sällan med att bara importera en fil från den tidigare bokföringsbyrån och sedan hoppas på det bästa. Gör rätt från början!
Att minimera handpåläggning vid fakturor, utlägg och bokföring är inte framtid, det är nutid. Vi kan redan nu skapa underlag per automatik och i realtid – med minimal insats från oss människor. Det är fantastiskt. Men det är när vi kombinerar människa och maskin på bästa sätt som det blir magiskt.
Maskiner blir ”smartare” för varje dag, men än så länge gör de oftast det vi människor säger att de ska göra. Det är vi som sätter reglerna för det mesta. Därför ska vi inte underskatta expertisen som vi människor besitter i den automatiserade miljön vi numera lever i, särskilt inte när det gäller analys, ekonomi och redovisning. Hjältarna på ekonomi är de som vet vad siffrorna faktiskt betyder och hur de ska användas för att öka affärsvärdet. Experterna är de som håller koll på regelverket och övervakar systemet så att det inte bara blir rätt från början, utan rätt hela tiden.
Att automatisera är grymt – vi ska automatisera mera. Men vi ska också ta hjälp av data-experterna som ser till att vi sedan kan skapa de rapporter vi behöver, göra de analyser och dra de slutsatser som behövs för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Så affärsvärdet och magin skapas först när människa och maskin hittar den där perfekta synken.
Nyfiken på hur ditt företag kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på värdeskapande aktiviteter som bygger tillväxt?
Börja med att ladda ner vår guide: Vinsten med digital redovisning och revision. I denna guide presenterar vi några stora vinster med kombinationen digital revision och automatiserad redovisning.
Med inspiration från våra befintliga kunder och våra medarbetares erfarenheter har vi skrivit en guide som beskriver de främsta vinsterna av att arbeta med digital och automatiserad redovisning.
Läs guiden ”Tio anledningar att digitalisera och automatisera redovisningen” för att få koll på några av de viktigaste skälen till att genomföra en förändring nu och inte vänta en dag till.
Att automatisera bokföringen innebär stora förändringar för både den interna ekonomifunktionen och för samarbetet med externa parter som redovisningsbyråer och revisorer. Genom att implementera automatiserad bokföring kan företag effektivisera sina ekonomiprocesser, minska arbetsbelastningen och förbättra samarbetet med externa aktörer.
I denna del av artikeln kommer vi att utforska hur automatiserad bokföring inte bara förenklar den dagliga ekonomihanteringen utan också skapar bättre förutsättningar för en smidigare och mer effektiv revision. Vi kommer att belysa de utmaningar som ekonomiavdelningar ofta står inför och visa hur rätt verktyg och processer kan göra det möjligt att hantera en växande verksamhet med minimal manuell insats.
Hittills har vi aldrig stött på en ekonomiavdelning som har för lite att göra. Ändå finns det de ekonomifunktioner som sköts av endast en CFO och allt flyter på smidigt ändå. Hur kan det vara möjligt? Svaret ligger i verktygen och graden av automatisering.
En mycket vanlig utmaning är just frågan kring hur ekonomiavdelningen ska byggas upp. Hur skapas de bästa förutsättningarna för verksamheten att växa samtidigt som arbetsbelastningen är sund för kollegorna på ekonomi?
Med fler kunder, leverantörer, fakturor, utlägg och lönespecar som ska hanteras blir det lätt mycket att göra i takt med att bolaget växer. Majoriteten av de ekonomifunktioner som vi träffar har inte koll på att det finns smidigare sätt att arbeta på. Processer som leder till mer effektiva flöden kring ovanstående delar.
För att kunna sätta de bästa metoderna och processerna framåt börjar vi med att bena lite kring de utmaningar som dagens ekonomifunktioner står inför. Först därefter kommer lösningen på hur det skulle kunna fungera smidigare.
En ekonomiavdelning har många administrativa uppgifter (som hade kunnat automatiseras), särskilt när bolaget växer. Tiden räcker sällan till att faktiskt lyfta blicken och analysera siffrorna för att sätta en plan framåt. Istället hamnar fokus på själva bokföringen, administrationen och att knacka siffror. Detta är en stor utmaning, speciellt eftersom en överbelastad ekonomifunktion kan leda till att medarbetarna inte mår eller presterar optimalt. Dina siffror ska vara verktyg för bättre beslutsunderlag och för att lyckas med det behöver ni kunna göra annat än ”bara ren bokföring”.
En annan utmaning är att ekonomifunktioner har vissa tidsperioder där arbetet kräver extra insatser. Till exempel vid bokslut varje månad, halvår och årsskifte. Har du inte automatiserat processerna i förväg så är det extremt tungt att genomföra dessa moment parallellt med allt annat som måste fungera kring ekonomin i bolaget. I vissa fall kan tidsbrist leda till att du skippar att göra månadsbokslut vilket senare leder till en ännu större arbetsbörda vis årsbokslutet.
Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen.
De flesta bolag växer och det innebär ofta att man anställer mer personal. Det betyder att det behövs fler kollegor till ekonomiavdelningen, särskilt om de hanterar lön också, vilket många ekonomifunktioner gör. Det är fler lönespecar, mer utläggshantering, mer semester, friskvårdsbidrag, och allt förväntas hanteras av ekonomifunktionen. Därför är det vanligt att administrationen och arbetsbördan ökar i takt med att bolaget rekryterar fler kollegor.
Men, om du har en automatiserad lösning så spelar det ingen roll om du är en eller 20 anställda. Tidsinvesteringen för ekonomipersonen blir densamma när du har automatiserade och skalbara processer.
Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen.
Utläggshantering är en konstant diskussion. Det är en uppgift som ingen direkt vill hålla på med, och alla kämpar med att effektivisera detta. Hur bra det går hänger på att de anställda hanterar sina utlägg korrekt så att ekonomifunktionen kan göra sitt jobb. Annars behöver de jaga in kvitton, hitta underlagen, och se till att de anställda är konsekventa i sina utläggsprocesser.
På PE Accounting tror vi på att automatisera detta så mycket det bara går. Därför ska du se till att inköpen hamnar rakt ini din bokföring så automatiserat som möjligt. Det ska vara lätt att göra rätt gällande kvitton. Då blir det gjort på en gång. Det här gör livet mycket lättare för den som jobbar på ekonomiavdelningen, som bara behöver attestera och betala ut utlägget till den anställda som redan gjort jobbet.
I slutändan handlar det om att prioritera rätt saker om du vill spara tid och pengar, och få en mer välmående ekonomifunktion. Tillväxt kostar pengar. Men hur du spenderar dem är ofta skillnaden mellan röda och gröna siffror.
Många lägger en stor del av budgeten på att anställa fler personer till ekonomiavdelningen. Men att anställa fler för att hantera rena administrativa uppgifter är inte nödvändigt. Vi skulle kunna gå så långt och säga att det är bortkastade pengar.
När du automatiserar så mycket du kan så märker du snabbt att du inte behöver ett större team på ekonomi. Det team du redan har kan arbeta mer effektivt och producera bättre beslutsunderlag med hjälp av rätt verktyg.
Men vad händer med min nuvarande ekonomiavdelning, kanske du undrar? Om du redan har en stor ekonomiavdelning så kan de anställda få fokusera på att analysera och ta fram insikter från datan. De kan exempelvis analysera lönsamheten i projekten istället för att knacka bokföring hela dagarna. De kommer endast att tacka dig för det, eftersom de får mer stimulerande arbetsuppgifter än tidigare, och kan bidra till era övergripande mål på ett nytt sätt. Och som sagt, vi har hittills inte träffat en ekonomifunktion som har för lite att göra. Det handlar om att låta dem göra rätt saker framåt.
När du gör skiftet från att anställa fler och fler till ekonomiavdelningen, till att automatisera och prioritera om, så kommer det leda till ett mer välmående företag. När dina anställda får fokusera på viktigare och mer stimulerande uppgifter, kommer de känna att de gör en större skillnad, vilket leder till högre välmående och starkare prestationer. Det här är det moderna, smarta sättet att växa ditt bolag.
Grundregeln är att ett aktiebolag ska ha revisor. Däremot är det många nybildade aktiebolag som till en början väljer bort detta. I takt med att bolaget växer kommer du dock få högre krav på dig gällande revision. Ordning och reda i böckerna är en grundförutsättning för att revisorn ska kunna göra sitt jobb utan att det tar enormt mycket tid från dig och din verksamhet. Här kan automatiserad bokföring vara nyckeln för att skapa förutsättningar för en smidig och effektiv revision.
Alla aktiebolag kan ha revisor och grundregeln är som sagt att revision ska finnas i alla bolag. Däremot kan vissa aktiebolag välja att inte ha revisor. Den valmöjligheten har de aktiebolag som uppfyller följande krav för båda de två senaste räkenskapsåren:
Det är alltså främst mindre bolag som kan välja bort revisor. Kravet på revisor på grund av aktiebolagets storlek gäller alltså först från och med det tredje räkenskapsåret.
En revisor granskar verksamhetens redovisning och förvaltning. De ser över hur styrelsen förvaltar verksamheten som de företräder och säkerställer att bokföringen och redovisningen följer regelverket.
Revisorn har även till uppgift att granska om den finansiella informationen som finns ger en rättvisande bild av företagets resultat och ställning.
När revisionen är genomförd kommer revisorn att ge bolaget råd baserat på sina iakttagelser. Råden ska leda till förbättrade rutiner och processer gällande ekonomi, bokföring, redovisning och förvaltning av bolaget.
Det är dock viktigt att revisorns roll som opartisk och självständig inte äventyras genom rådgivningen. En revision ska alltid vara fristående och opartisk för att fylla sitt syfte, vilket är att hjälpa dig med följande:
För att en revisor ska kunna genomföra sin granskning på ett effektivt sätt så kommer det krävas att du som företagare beskriver era ekonomiprocesser.
För de flesta är detta en extremt tidskrävande del i revisionen eftersom det inte finns standardprocesser på plats. Processerna som finns på plats är dessutom sällan dokumenterade. Men för de som implementerat automatiserad bokföring är detta en relativt enkel del i revisionen.
Att införa automatiserad bokföring handlar nämligen till stor del om att förändra sättet du är van att arbeta på. Det börjar i dina ekonomiprocesser och att standardisera så mycket som möjligt. Automatisering bygger i grunden på processer och struktur.
De som har implementerat automatiserad bokföring på rätt sätt har därmed redan infört standardiserade processer som leder till ordning och reda.
Många revisorer erbjuder idag olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta kan arbeta mer eller mindre digitalt. Detta underlättar er kommunikation under revisionen och gör att underlagen är enklare att dela mellan dig och revisorn.
Kom dock ihåg, hur digital revisorn än är så är det era egna underlag. Är era underlag på papper så kommer det trots allt kunna ställa till problem. Därför kan digital och automatiserad bokföring vara nyckeln till en effektiv och smidig revision där revisorn enkelt kan komma åt underlagen själv och göra sitt jobb utan att det tar allt för mycket tid från dig.
Automatiserad bokföring underlättar för revisorn och dig genom att:
1. Revisorn kan få egen behörighet och login för att komma åt siffror och rapporter själv i systemet.
2. Siffrorna är uppdaterade mer eller mindre i realtid vilket gör att det inte krävs lika mycket manuellt arbete vid revisionen.
3. Alla underlag finns digitalt och är tillgängliga för revisorns granskning direkt i ert system.
4. Ni har satt standardiserade processer för ekonomin (en förutsättning för att automatiserad bokföring ska fungera). Det leder rimligen till mer ordning och reda.
Nyfiken på hur ditt team kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning och analys? Vi har tagit fram en guide som hjälper förstå just detta.
Vår guide Roadmap: Automatisering av ekonomiprocesser – Del 1: Behovsanalys fokuserar på att ge er en bättre bild av vad ni har i dagsläget, hjälpa er identifiera tidstjuvar och kostnader som ni kanske annars inte reflekterat över.Gör då del 1 i vår Roadmap, där vi fokuserar på behovsanalysen. I den går vi igenom enkla metoder och knep för hur du kan:
Att införa automatiserad bokföring är så mycket mer än bara ett nytt system. Hela affärsvärdet ligger i implementeringen och inte i tekniken. Så för att kunna dra nytta av ditt nya moderna system måste du lägga tid och kraft på att få det rätt från början.
Att skifta till automatiserad bokföring innebär en förändring av sättet du är van att arbeta på. Det ställer högre krav på dig initialt för att du sedan ska kunna göra allt en gång och på ett ställe. Att växla till digital redovisning kräver därför en riktigt bra implementering för att du ska kunna bygga för tillväxt.
De flesta människor tvekar vid förändringar, det är lite jobbigt. Vi människor söker oftast inte en förändring för sakens skull, men vi söker förbättringar i det vi gör. Vi vill göra saker mer effektivt och produktivt. Vi vill ha bättre koll på siffrorna eller undvika personberoenden och så vidare. Startskottet för implementeringen är just ditt varför. Vad är det ni som organisation vill uppnå med automatiseringen? Vilken förbättring strävar ni efter? Vad vill ni ska fungera bättre imorgon?
För de allra flesta organisationer som jag stött på så är drivkraften att få ökad kontroll över siffrorna. De vill kunna se det faktiska resultatet här och nu, inte om tre månader. För att nå full insyn och kontroll krävs en genomtänkt implementering. Affärsvärdet ligger nämligen inte i systemet eller tekniken, utan det ligger i att vi säkerställer att ni når önskat resultat. Att det som skulle förbättras faktiskt förbättras. Därför är implementering helt avgörande för att få ut det fulla värdet från ett nytt och modernt system.
Automatiserad bokföring innebär i de allra flesta fall att en eller flera förändringar behöver ske. Det kan gälla lönehantering, bonusar, fakturering etc. Det behöver inte vara särskilt stora saker, men för kunden känns dessa förändringar ofta svåra. Det innebär trots allt att de behöver lämna en trygg bana som de känner till. Och det är svårt för de flesta.
En lyckad implementering handlar därför till stor del om att leda människor i förändring. Det handlar om att hjälpa kunden att släppa gamla vanor för att åstadkomma den förbättring de strävar efter. En stor del av arbetet är därför den mänskliga aspekten, det vill säga att stötta och leda denna förändringsresa tillsammans med kundens interna projektledare. Förankringen börjar långt innan implementeringen och det är just den interna projektledaren och förakringen som lägger grunden för en smidig eller skakig implementering senare.
Nästa del handlar om att minimera fel, det vill säga att bygga för att det blir rätt från början. Samma dag som systemet går live ska du kunna få fram realtidsdata och den ska stämma. Det är hela syftet med implementeringen. Och det är därför jag är så noggrann med standardisering och processer. Att ha undantag kan kännas lockande, men tumma aldrig på processerna! För varje undantag du tillåter så bygger du in en eftersläpning och en risk för fel.
Så kortfattat går en implementering ut på att inventera era processer och se till att de anpassas till systemet ni implementerar. Det behöver inte vara stora förändrigar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst händer det att vi stöter på processer som är svårare att standardisera än andra. Men lösningen ligger inte i att tillåta manuella steg, lösningen ligger i att ta hjälp av oss experter som gjort detta många gånger förr. Vi kan komma med förslag och best practice som hjälper er vidare utan att släppa på villkoret att ha processer för allt.
Det bästa med denna inventering och standardisering är att eventuella felaktigheter som ligger och skvalpar som surdegar i det gamla systemet kommer upp till ytan. Då har du en chans att göra om och göra rätt så att du faktisk får ut maximalt affärsvärde från systemet dag ett.
För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så behöver du göra följande tre saker i din impelmentering:
Vad vill ni förbättra? Vad behöver ni hjälp med?
Du vill inte byta ekonomisystem i onödan så när du väl gör det så måste det vara förankrat. Ge organisationen tid att bearbeta och smälta förändringen.
Våga göra saker på ett sätt som ni inte gjort tidigare. Om du fortsätter att göra allt så som du gjort tidigare kan du heller inte förvänta dig en förbättring. Så våga släppa gamla och trygga vanor.
Har du bytt ekonomisystem någon gång så vet du att det inte är en enkel resa. Det är inget du vill göra i onödan. Du måste kunna lita på siffrorna och allt ska fungera från dag ett.
När du byter från traditionell redovisning till en mer automatiserad så innebär det en större förändringsresa än att bara byta system. Det gäller att bryta mönster och bygga för långsiktighet och skalbarhet. Det kommer att ställa högre krav på uppsättningen så att ni sedan kan göra allt en gång och på ett ställe.
Beroende på hur stor din organisation är så kommer implementeringen av ett nytt ekonomisystem att ställa olika höga krav på er. Men en sak är gemensam och det är omställningen till nya strukturer och processer.
Implementering av automatiserade processer handlar alltså inte bara om att föra över bokföringsdata från ett system till ett annat. Det handlar lika mycket om att sätta upp de strukturer som krävs för att ni ska kunna åstadkomma de förbättringar ni vill nå. Det handlar om att utbilda er organisation så att ni kan dra nytta av systemet från dag ett, oavsett om ni är fem eller femhundra kollegor.
Att införa automatiserad bokföring är ingen spikrak resa. Ni kommer att stöta på utmaningar och begå en del misstag. Det är ok, så länge vi lär oss av misstagen och så länge vi rör oss mot slutmålet. Du vill i slutändan maximera affärsvärdet från din investering i ett nytt, modernt system. Därför ska jag dela med mig av de vanligaste misstagen och fallgroparna jag stött på när vi implementerat automatiserad bokföring hos kunder. Dessa misstag kan leda till utdragna och kostsamma projekt som i värsta fall leder till att vi lanserar ett system som varken är accepterat i organisationen eller testat ordentligt.
”You only get ONE chance to make a first impression!” – därför är det onödigt att slarva med implementeringen och släppa igenom data som inte är testat. Här är de fem vanligaste misstagen jag stöter på och även tips på hur du undviker dessa:
Det är alldeles för många som underskattar tiden det tar att gå igenom alla interna processer som finns inom en ekonomifunktion. I många fall finns inte ens processerna dokumenterade, utan de behöver sättas i och med automatiseringen. Så underskatta inte tiden det tar att inventera och analysera era befintliga processer. Det är väl investerad tid när ni väl ska köra igång.
Att automatisera kommer att innebära förändring. Små förändringar i dina ögon kan kännas stora i din kollegas och det måste du vara medveten om innan ni startar resan. De flesta hoppar inte högt av glädje när de hör ordet förändring, så det är ditt ansvar som intern ambassadör och projektledare att se till att ge kollegorna en ärlig chans att förstå varför vi gör det här och hur deras vardag faktiskt kommer att underlättas genom denna insats. Så se till att få med alla på resan från start. När du tror att du förankrat väl, gör det igen. Och igen.
Att ta extern hjälp vid implementering är jättebra. Som externa experter har vi ofta en bred insyn i hur andra löst situationer ni ställs inför och vi kan tillsammans möta utmaningar på ett bra sätt. Men en extern partner kan inte ersätta en intern projektledare som har ansvaret för projektet i just din organisation. Så se till att ha en utpekad kontaktperson, det kommer att effektivisera arbetet oerhört.
När man väl har bestämt sig vill man oftast ha systemet live direkt, helst igår. Jag förstår det. Men en tidsplan som inte är realistisk kan stjälpa hela projektet. Det kan leda till att uppsättningen inte är klar när systemet väl går live. Det kan i sin tur leda till att vi inte hunnit testa och kontrollera så att allt faktisk är rätt från början. Det sänker trovärdigheten direkt. Så ha en realistisk tidsplan så att ni hinner testa och involvera alla som behöver involveras i tid, inklusive externa integrationer som till banken exempelvis. Det gör att lanseringen kommer att vara så mycket smidigare och mer framgångsrik.
Detta är inget misstag egentligen utan snarare en reflektion. Vi har så många gånger stött på organisationer som säger att de vill digitaliseras men de vill egentligen inte förändra något. De är ganska nöjda som det är. Beslutet att automatisera kommer kanske från en ägare, en styrelse eller påtryckningar från en allt mer digital omvärld. Men det går inte att förändra om viljan helt saknas. Att vara eftertänksam är ok, men att inte vilja alls är inte ok om projektet väl är igång. Så bromsa isåfall och börja om när viljan faktiskt finns.
Vår guide Roadmap: automatisering av ekonomiprocesserna – Del 4: Implementering handlar just om implementering.
Här ger vi dig 4 viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Ladda ner den här och planera för en smidig implementering redan idag!
Att byta ekonomisystem och lösning kan vara en komplex och svår fråga. Ekonomin är trots allt hjärtat i din verksamhet och det måste bara fungera felfritt från dag ett. Implementering av ett nytt ekonomisystem är därför ett skräckscenario för många organisationer. Men det behöver inte vara så jobbigt och det kan till och med gå så fort som på 30 dagar.
Du är troligen ganska trygg i den ekonomilösning ni har idag. Den fungerar inte fläckfritt, men den fungerar. Den kräver dock en hel del manuell handpåläggning och om du eller någon kollega på ekonomi är sjuk eller på semester uppstår lätt bränder att släcka.
I ett sådant läge är implementering av en ny, automatiserad ekonomilösning kanske det sista du tänker på. Men genom att automatisera bort manuella mellansteg får du kontroll och transparens i siffrorna. Genom att sätta skalbara ekonomiprocesser så kommer bränderna att minska. Det är därför precis så du ska göra för att minska belastningen på dig själv och ekonomifunktionen. Du ska automatisera så mycket som möjligt och därmed implementera den nya lösningen idag för att kunna växa friktionsfritt imorgon.
Det tar bara 30 dagar och du får 100% stöd från kunniga ekonomer från start till mål.
”Jag har aldrig hört om ett implementeringsprojekt av ett ekonomisystem som går så här fort.” – Erica Sandelin Ekelund, CEO på Voyado.
Automatisering kräver att du har koll på dina ekonomiprocesser. Ju högre automatiseringsgrad du vill uppnå, desto mer struktur och effektivitet krävs det från dina ekonomiprocesser. Automatiserad bokföring börjar nämligen i dina processer. Därför har vi alltid riktigt duktiga ekonomer med från start för att guida dig i vilka processer som kommer att hjälpa dig att minimera (eller helt ta bort) manuella mellansteg. Dessa processer ligger till grund för hur väl du lyckas maximera affärsnyttan från en automatiserad ekonomilösning.
Vi vet att de flesta inte byter ekonomilösning särskilt ofta. Vi vet också att det kan kännas svårt att påbörja processen. För att du ska få maximalt värde och känna trygghet från dag ett har vi tagit fram en strukturerad och tydlig implementeringsprocess.
Från närmre 1000 implementeringar har vi lärt oss att varje kund är unik. Men vi har också lärt oss att varje moment tar en viss tid och att vissa moment faktiskt är avhängt varandra. Det gör att vi har en given projektplan från dag ett så att varje moment i implementeringen är tidsatt och har sin egen deadline. Och det bästa är att vi tar ansvar för att dessa deadlines hålls. Vi är där och påminner och driver projektet framåt från start till mål. Vi vet att nyckeln till en snabb och friktionsfri implementering ligger i tydligt projektledarskap och att hålla satt tidsplan.
Vårt implementeringsteam är vassa ekonomer som dessutom kan systemet utan och innan. Det gör att vi förstår komplexiteten, regelverket och behovet av att det är 100% rätt, 100% av tiden.
Genom att ha implementerat lösningen för närmre 1000 andra konsult- och SaaS-bolag så har vi samlat på oss mycket erfarenhet best practice att använda. Vi vet som sagt att varje kund är unik, men det underlättar att ha tips på hur andra har gjort. Så vi vet hur du ska göra för att lyckas med din implementering helt enkelt.
Från att du bestämt dig för att kliva på marknadens bästa och mest automatiserade lösning för konsult- och SaaS-bolag så tar det bara 30 dagar innan allt är klart. Du har realtidsuppdaterade siffror och kan arbeta i systemet direkt.
En timma uppstartsmöte (oavsett om ni är 5 eller 500 anställda på bolaget)
Presentation av projektplan – vem som gör vad och när.
Tilldelning av projektledare och ekonom från PE som kommer att sätta sig in i just ditt bolag och som stöttar dig i hela processen.
Tillgång till ett delat, digitalt projektverktyg som tydligt visar vart i processen vi befinner oss. En gemensam arbetsyta för att följa projektet, deadlines och samarbetet kring olika moment, helt enkelt.
Kontinuerlig uppföljning och dialog gällande, t.ex. deadlines om att skicka in kundlistor, lön, leverantörer etc.
Importering av all data och testning av systemets flöden ihop med dig.
Uppsättning av löpande avtal och rapporter.
Utbildning för de som ska arbeta i systemet.
Intern överlämning till ditt team ekonomer från PE som ska sköta den dagliga bokföringen och redovisningen.
Ditt implementeringsteam finns som stöd i bakgrunden tills dess att allt rullar på – vilket vanligtvis är från dag ett när vi går live.
Är du redo för automatiserad bokföring? Bra! Automatisering av din bokföring kan verka som en stor förändring, men det är ett steg som kommer att förenkla och effektivisera din ekonomifunktion på sikt.
Genom att automatisera ekonomiprocesserna minskar du risken för manuella fel, ökar transparensen och frigör tid för strategisk analys och tillväxt. Med vårt erfarna team vid din sida, är övergången till en automatiserad lösning smidig och snabb. På bara 30 dagar kan du ha ett fullt fungerande system som ger dig realtidsuppdaterade siffror och förbättrad kontroll över din verksamhet.
Boka en demo idag och upplev hur vår automatiserade lösning kan transformera din ekonomihantering!
Automatiserad bokföring innebär att ekonomiska processer hanteras av programvara som minimerar behovet av manuell inmatning och övervakning. Detta system använder avancerade algoritmer och regler för att automatiskt kategorisera, bokföra och rapportera transaktioner, vilket sparar tid och minskar risken för mänskliga fel.
Automatiserad bokföring erbjuder flera fördelar jämfört med traditionell bokföring:
Implementeringen av ett automatiserat bokföringssystem kan variera beroende på företagets storlek och komplexitet. Med vårt strukturerade tillvägagångssätt tar det dock vanligtvis bara 30 dagar från start till full funktionalitet. Vårt erfarna team säkerställer en smidig och effektiv övergång.
Ja, du kan migrera data från ditt befintliga system till det nya automatiserade systemet. Vårt team hjälper dig genom hela processen, inklusive dataimport och testning för att säkerställa att allt fungerar korrekt och att ingen information går förlorad.
Ja, det finns support tillgänglig efter implementeringen. Vårt team av experter finns till hands för att hjälpa dig med eventuella frågor eller problem som kan uppstå. Vi erbjuder kontinuerlig support och underhåll för att säkerställa att ditt system fungerar smidigt och effektivt.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 10 februari 2023 • Utläggshantering
När vi jobbar med alla olika typer av företag, stora som små, ser vi ofta data som har en tendens att släpa efter och resultera i felaktiga rapporter för bolaget. Eftersläpande kvittorapportering kan bland annat leda till missvisande resultat och felaktigt fördelade kostnader. För realtidsuppdaterade rapporter krävs en kvittton rapporteras så fort som möjligt.
Att lämna in kvitton och redovisa sina privata utlägg, det är de flesta anställda och företagare noggranna med, rapporteringen sker ofta i samband med köpet och kostnaden som kommer in i bolaget kan redovisas i rätt period. Men när de anställda har ett företagskort där bolaget sitter på betalningsansvaret, händer att många missar, glömmer och ibland kanske inte ens vet att de har ett ansvar att rapportera in kvitton för de köp som har gjorts i bolagets namn.
Det är faktiskt så, att oavsett om köpet har gjorts med privata medel eller med ett företagskort så ska ett korrekt kvitto redovisas för köpet för att bolaget ska kunna stå för kostnaden. Men även för att bolaget ska få rätt att dra av eventuell ingående moms, pengar som bolaget kan räkna av mot all sin utgående moms och därmed få tillbaka från Skatteverket.
Vi rekommenderar därför att företagskort ställs ut med privat betalningsansvar, även om det är bolaget som står för kreditrisken på kortet. På så sätt så får de anställda incitament att rapportera in kvitton så fort som möjligt för att kunna få ut pengar på lönen att sen betala kreditkortsfakturan med.
När inte kvitton redovisas så saknas det kostnader i resultaträkningen och eventuellt ingående moms i balansräkningen och momsdeklarationen. Resultatet du ser i resultatrapporten blir därmed missvisande. Detta är alltså anledningen till varför det är så viktigt att du som kund redovisar alla kvitton och i tid. Vi på PE vill ändra sättet du utläggsrapporterar på, från en gång i slutet av varje månad till varje gång du gör ett utlägg. Därför har vi byggt en så bra app, så att du enkelt och smärtfritt ska kunna utläggsrapportera på plats varje gång du gör ett utlägg. Du slipper lägga timmar i slutet av månaden på att sitta och matcha kvitto och utlägg.
Snabb fakta om utlägg och kvitton
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 13 januari 2023 • Ekonominyheter
Som registrerad arbetsgivare ska du varje månad redovisa ersättning, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter i en arbetsgivardeklaration. Denna arbetsgivardeklaration ska nu kompletteras med information om varje individs tjänsteställe. Detta gäller för löner som utbetalas från och med den 1 januari 2023.
För de flesta bolag är det inte svårt att definiera var de anställda har sitt fasta tjänsteställe. Det är den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete helt enkelt. Men i dagens föränderliga arbetsklimat, där arbetsplatsen kan förflyttas till många fler ställen än bolagets kontorslokaler så är det viktigt att göra en inventering och utvärdering gällande alla anställdas faktiska tjänsteställe. Därefter är det viktigt att denna information uppdateras i lönesystemet så att det finns korrekt information om de anställdas tjänsteställe.
Bakgrunden till att dessa uppgifter numera ska rapporteras in är de nya reglerna kring avdrag i privatdeklarationen för resor till och från arbetsplatsen. De reglerna godkändes av den tidigare regeringen under sommaren 2022. Den nya regeringen beslutade att inte genomföra dessa förändringar, men förändringen i arbetsgivardeklarationen kvarstår ändå. Därför behöver arbetsgivare informera om tjänsteställe i arbetsgivardeklarationen.
Det är upp till varje arbetsgivare att definiera de anställdas tjänsteställe. Detta kan alltså variera från person till person beroende var de faktiskt arbetar. Uppgifterna som nu ska rapporteras in utgörs av adress och ort. Även om en person arbetar på flera olika ställen så kan en person endast ha ett tjänsteställe per arbetsgivare. Därför måste en bedömning genomföras enligt de olika regler som finns uppsatta:
Sedan finns ytterligare regler för sjömän, riksdagsledamöter och tillfälligt anställda vid samhällskriser. Har ni anställda i någon av dessa kategorier så kan ni läsa läs mer reglerna hos Skatteverket här.
I och med att många bolag nu erbjuder sina anställda att kombinera arbete både i bolagets kontorslokaler och i den anställdes egna hem så har Skatteverket lämnat ett ställningstagande för att förtydliga vad som gäller i dessa fall. I de fall som den anställde faktiskt har möjlighet att utföra huvuddelen av sitt arbete i bolagets lokaler så är det fortfarande bolagets lokaler som anses vara den anställdes tjänsteställe.
Att den anställde väljer att arbeta hemifrån får alltså inte någon påverkan i detta fall. Finns det däremot ett avtal mellan arbetsgivare och den anställde om att huvuddelen av arbetet får utföras på annan plats, så får det en påverkan på tjänstestället.
För att få en inblick i Skatteverkets ställningstagande gällande hemma vs kontoret så kan du läsa mer på Skatteverkets hemsida här.
För några år sedan tillkom ett krav på arbetsställenummer i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Detta ska alltså skiljas från tjänsteställe och avser något annat. Ett arbetsställe är ett ställe där bolaget bedriver verksamhet. Så fort ett bolag har verksamhet på mer än ett ställe så måste arbetsställenummer anges i individuppgiften som deklareras till Skatteverket. Har bolaget bara verksamhet på ett ställe behöver inget noteras alternativt 00001.
Informationen om bolagens arbetsställenummer används av SCB (statistiska centralbyrån) för att föra statistik över sysselsättning, lönesummor och kopplas samman med annan information för att ligga till grund för viktiga beslut i vårt samhälle.
I november varje år får alla bolag som har eller har haft verksamhet på två olika ställen en förteckning från SCB över de arbetsställenummer som finns registrerade hos dem. Vilket arbetsställe som respektive person tillhör ska utgå från var de i första hand befinner sig för att påbörja sitt arbete eller för att hämta arbetsmaterial eller liknande.
Arbetsställenummer registreras enklast direkt via verksamt.se.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 13 januari 2023 • Ekonominyheter
Nu går vi in på ett nytt år med nya möjligheter. Det innebär även en del nya regler och bestämmelser att ta hänsyn till från och med den 1 januari 2023. För att hjälpa dig att ha full koll så har vi nedan sammanställt ett gäng nya uppdateringar inom ekonomi. Det gör att du kan hålla dig uppdaterad på vad som är nytt för i år – allt samlat på ett ställe.
Schablonbeloppen för skattefri milersättning är justerade från och med 1 januari 2023:
Även förmånerna gällande fri kost på arbetsplatsen, den så kallade kostförmånen har justerats 2023. Schablonbeloppen för kostförmånen utgörs av följande:
På tal om förmåner, kom också ihåg att se över eventuella förmånsbilar i bolaget så att era anställda beskattas på ett korrekt sätt. Kontrollera detta med ert leasing-bolag eller använd Skatteverkets beräkningshjälp. Ett tips är att du då behöver ha koll på bilens modellkod, fordonsskatt samt totalsumman för bilens extrautrustning för att kunna ta fram ett korrekt förmånsvärde.
En nyhet i arbetsgivardeklarationerna på individnivå är att det numera på varje individuppgift måste framgå den anställdes tjänsteställe. Arbetsgivardeklarationerna skickas in till Skatteverket varje månad för bolag som är registrerade som arbetsgivare.
Tjänsteställe utgörs i regel av den fysiska platsen där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete. Var huvuddelen av arbetet utförs är inte alltid en fråga som är lätt att bedöma, speciellt i det nya arbetsklimats om skapats efter pandemin där distansarbete och flexibla arbetsplatser är vanligare. Läs mer om det här.
Har det gått bättre för ditt bolag under 2022 än vad ni tidigare hade väntat er? Har ni därmed betalat för lite preliminärskatt till Skatteverket under året? Då kan det vara bra att känna till att det går att undvika en onödigt hög kostnadsränta sedan när skatten ska regleras på skattekontot i mars 2024.
För att undvika kostnadsränta helt och hållet så behöver bolagsskatten för 2022 betalas in den 13 februari 2023. Detta gäller om det är mer än 30 000 SEK ytterligare som ska betalas in utöver tidigare inbetald preliminärskatt.
Har ni mindre än 30 000 SEK ytterligare som ska betalas in för bolagsskatten 2022 så är deadline för detta den 3 maj 2023. Då kan bolaget helt och hållet undvika kostnadsränta.
Självklart kan ni också när som helst under 2023 betala in överskjutande skatt till Skatteverket för i alla fall minimera den kostnadsränta som annars uppstår.
Är du PE-kund? Kontakta ditt konsultteam så hjälper de dig att se över detta.
För att stötta bolag ytterligare i tider av hög inflation och höga energipriser så la regeringen fram ett förslag precis innan årsskiftet. Förslaget gäller en utökning av det skatteanstånd som gick att ansöka om under pandemin.
Förslaget innebär att anstånd ska gå att ansöka om till och med den 12 september 2023 samt att anstånd ska kunna beviljas i högst 12 månader istället för tidigare 9 månader för innehållet i arbetsgivar- och momsdeklarationerna.
Förslaget är att anstånd ska gå att söka för redovisningsperioderna april till juni 2022. Mer information kring detta förslag återkommer vi till när beslutet är taget.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 10 januari 2023 • Koncernbidrag
Har du flera bolag i en och samma koncern? Då är det viktigt att känna till reglerna kring koncernbidrag. Det innebär att inkomster förs över från ett företag till ett annat inom samma koncern. Detta görs utan att det sker någon motprestation i form av varor eller tjänster. Genom koncernbidrag finns det alltså en möjlighet att fördela resultatet mellan företag som ingår i samma koncern.
Genom att nyttja möjligheterna gällande koncernbidrag så kan du alltså välja i vilket bolag inom koncernen som du vill att beskattningen ska hamna. Att nyttja denna möjlighet är extra viktigt i år då det finns möjlighet att få skattereduktion för inventarieköp genomförda under 2021 i flera bolag. För att få denna skattereduktion är det viktigt att det finns skatt i respektive bolag att räkna av skattereduktionen mot.
Du kan läsa mer om skattereduktion för inventarieinköp på Skatteverkets hemsida
Koncernbidrag innebär alltså överföring av pengar mellan bolagen i en koncern för att jämna ut resultatskillnader mellan bolagen. Det är aktuellt exempelvis när du vill minska på skattekostnaderna i ett bolag som går väldigt bra och justera resultatet mot ett annat bolag i koncernen där det går sämre.
Sverige har förmånliga skatteregler när det gäller att utjämna vinsten mot förlusten inom en koncern genom just koncernbidrag. Regleringen av koncernbidrag sker uteslutande i skattelagstiftningen. Dock finns koncernbidraget även i bokföringen som en bokslutsdisposition i resultaträkningen.
Enligt skattelagstiftningen i Sverige är varje enskilt bolag ett skattesubjekt och inte koncernen som helhet. Reglerna kring koncernbidrag syftar därför till att justera så att den totala skattebelastningen för koncernen inte ska bli varken större eller mindre än om koncernen bedrivits i ett enda bolag, istället för separata bolag i en koncern.
Det givande bolaget i koncernen gör en överföring till mottagande bolag, det givande bolaget får dra av kostnaden och mottagande bolag tar upp det som en skattepliktig intäkt. Det är alltså enbart en skattemässig justering och avser inte någon form av ersättning för varor eller tjänster.
Det är viktigt att du känner till reglerna kring koncernbidrag så att nödvändiga kriterier är uppfyllda. Annars underkänns koncernbidraget och förlustutjämningen. Det innebär att bidraget inte är avdragsgillt för det givande bolaget i koncernen.
Det finns ingen begränsning i hur stort ett koncernbidrag får vara. Det kan till och med vara så stort att det givande bolaget därmed får ett negativt resultat. Ett och samma bolag inom koncernen får både ge och ta emot koncernbidrag under ett och samma år dessutom.
Det som däremot begränsas är själva möjligheten till koncernbidrag. Bara för att det uppstår ett koncernförhållande mellan två bolag så innebär det inte automatiskt rätt till att göra koncernbidrag. Bolagen måste som sagt uppfylla nödvändiga kriterier.
För det första så måste bolagen i fråga vara svenska, svenskt aktiebolag eller en svensk ekonomisk förening.
Dessutom måste koncernen vara helägd för att reglerna om koncernbidrag ska kunna tillämpas. Det innebär att moderbolaget måste äga minst 90% av andelarna i dotterföretaget. Andelarna måste också ha funnits i moderbolagets ägande under hela räkenskapsåret.
Den fysiska värdeöverföringen måste ha skett senast den dag som givaren av bidraget ska lämna in sin inkomstdeklaration. Det är alltså inte något som endast går att ta upp i bokföringen. Den faktiska värdeöverföringen måste också ske för att uppfylla regelverket.
Mer information om de generella reglerna kring koncernbidrag finns hos Skatteverket här.
Om du inte är kund till PE Accounting idag och vill veta mer om framtidens ekonomilösning – boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så berättar vi hur du kan släppa bokföringen tryggt och säkert till oss och istället få fokusera på det du brinner för.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
4 min läsning • 9 januari 2023 • Bokföring/ Redovisning
Förvaltningsberättelsen är en obligatorisk del av årsredovisningen. Det är här du beskriver företaget med ord och även beskriver de viktigaste händelserna under året som gått. Dessutom innehåller förvaltningsberättelsen vissa andra lagstadgade uppgifter.
I årsredovisningen presenteras mycket siffror och information som är lagstadgade. Det finns ett par poster som går att påverka, exempelvis skattemässiga justeringar som eventuellt är möjliga att göra. Men det är många som missar möjligheten att beskriva bolaget mer i förvaltningsberättelsen. Här kan du i text lyfta fram viktiga aspekter som inte framgår av siffrorna.
Genom förvaltningsberättelsen har du all möjlighet att förklara för läsaren vad bolaget gjort under året som gått. Du kan beskriva hur ni ser på framtiden och era möjligheter. Att nyttja denna del i årsredovisningen är ett fantastiskt sätt att skapa ett större intresse kring företaget. När omvärlden skakar och det kan vara svårare att hitta investerare så kan en intressant förvaltningsberättelse och en genomarbetad årsredovisning bli ännu viktigare för företag.
Årsredovisningen är en offentlig handling och finns tillgänglig för alla olika intressenter till bolaget. Därför är det viktigt att du ser över förvaltningsberättelsen och den bild av bolaget som denna förmedlar.
Siffrorna i årsredovisningen utgör självklart en viktig del, men det finns mycket mer som händer i ett företag under året. Allt detta kan inte presenteras i siffror. Därför behöver du komplettera med mer beskrivande information så att läsaren ska få en korrekt helhetsbild av bolaget.
Fundera också på VEM som kommer att läsa er årsredovisning? Att ägare och styrelsen läser årsredovisningen är en självklarhet, men även anställda och kanske till och med kandidater, externa finansiärer, banker med mera kan vara intressenter som läser årsredovisningen. Det är bra att ha med sig när ni tar fram årsredovisningen.
Det finns grundläggande krav genom årsredovisningslagen (ÅRL) och regelverken (K2/K3) om vad förvaltningsberättelsen måste innehålla. Det finns dock även stort utrymme att skriva fritt och berätta mer om bolaget. Denna möjlighet nyttjas sällan, vilket är synd.
Idag ser vi att allt för många noterar den fåordiga bolagsordningen som förvaltningsberättelse. Det är inget vi rekommenderar då den inte alls säger något om vad bolaget har gjort under det gångna räkenskapsåret eller vilka möjligheter man ser framåt.
Enligt årsredovisningslagen måste sådana förhållanden som är viktiga för att kunna bedöma utvecklingen av företagets verksamhet, ställning och resultat framgå och det måste som sagt inte bara vara genom siffror. Det kan vara viktiga förhållanden som måste beskrivas i ord. Säkerställ att ni beskriver vad som faktiskt har hänt under året i bolaget.
I lagen finns även krav på att väsentliga händelser som skett under året och som är av betydelse måste framgå i förvaltningsberättelsen. I K2- och K3-regelverkan har det här preciserats för att förtydliga vad som faktiskt kan anses vara en väsentlig händelse:
Ju större ditt bolag är desto mer krav tillkommer gällande förvaltningsberättelsen. För större bolag måste även information om förväntad framtida utveckling, väsentliga risker och andra osäkerhetsfaktorer framgå.
Bedriver bolaget filialer i utlandet måste upplysningar finnas om dessa, verksamhet inom forskning och utveckling ska även informeras om bland annat.
Detta gör att förvaltningsberättelser kan se lite olika ut, framförallt så kan de innehålla lite olika delar, dels beroende på hur stort bolaget är, men också beroende på vilket regelverk bolaget följer.
Om du tillämpar K2-regelverket är det väldigt tydligt preciserat exakt vilka delar som ska finnas med, vilka nyckeltal som ska redogöras för i flerårs-översikten och så vidare.
Går ni däremot över till K3 så är det bra att känna till att kraven på innehållet i förvaltningsberättelsen ökar. K3 är inte lika preciserat utan det viktiga är att bolaget förmedlar en korrekt och rättvisande bild av bolaget. Vilka nyckeltal som redovisas kan bestämmas utav varje enskilt bolag för att bäst kunna visa upp bolagets utveckling. Detta resulterar i att en förvaltningsberättelse upprättad enligt K3-regelverket ofta blir mer omfattande än en förvaltningsberättelse upprättad enligt K2.
Vill du veta vad just DIN förvaltningsberättelse ska innehålla och hur den bäst speglar verksamheten i bolaget och vad som faktiskt har hänt under året? Kontakta din konsult så får du bästa rådgivningen.
Om du inte är kund till PE Accounting idag och vill veta mer om framtidens ekonomilösning – boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så berättar vi hur du kan släppa årsbokslutet och förvaltningsberättelsen tryggt och säkert till oss och istället få fokusera på det du brinner för.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
