Digital bokföring – är det ens lagligt?
Digital bokföring är något vi ofta får frågor om, särskilt om det verkligen fungerar och är okej att digitalisera och automatisera redovisningen. Självklart är det det, låt oss berätta på vilket sätt!
Digital bokföring är något vi ofta får frågor om, särskilt om det verkligen fungerar och är okej att digitalisera och automatisera redovisningen. Självklart är det det, låt oss berätta på vilket sätt!
Många är vi som från någon typ av ekonomiutbildning har ett vagt minne av att man måste spara verifikationer på papper i pärmar. Gärna i typ tio år, eller hur det nu var. Det är nu dags att gå till botten med vad det är som faktiskt gäller och samtidigt slå hål på myten om att bokföringspärmen skulle vara redovisningskonsultens bäste vän.
Så, är det vi håller på med verkligen lagligt? Vad står det egentligen i lagen? Låt oss ta en titt i Bokföringslagens sjunde kapitel: ”Räkenskapsinformation skall bevaras i […] annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas […] och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 [vanlig läsbar form].”
Så långt inga konstigheter, räkenskapsinformation i digital form kan både läsas och skrivas ut på papper.
Här följer en lite lurigare passage…
”Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.”
Detta innebär att vi måste se till att våra kunder får sina bokföringsrelevanta dokument digitalt från början. Därför jobbar vi hårt för att se till att banker och andra aktörer skickar allt i digital form redan från början. Detta är inte bara lagligt, det är också mer effektivt än att hantera utskrivna papper.
Om det trots allt kommer räkenskapsinformation i pappersform så kan dessa överföras till digital form om det görs ”på ett betryggande sätt”, och det vill vi påstå att vi gör. Dessutom uppstår en ganska praktiskt bieffekt av att digitalisera bokföringsmaterial:
”Ett företag får förstöra sådant material [vanlig läsbar form] först från och med det fjärde året.”
Alltså: scannas papper in så behöver de endast sparas i tre år, i stället för sju. Vi själva sparar alla fakturor som kommer till vår scanningscentral i ett brandsäkert skåp i tre år. Våra kunder ansvarar själva för hanteringen av kvitton och vi har skapat ett strukturerat system med pärmar med numrerade kuvert som är synkroniserat med vårt system – så att de enkelt kan hitta kvittona om de någon gång skulle behövas.
Bokföringslagen säger också att…
”Räkenskapsinformation ska vara varaktiga.”
Ska man vara petig innebär detta att det faktiskt är ett lagkrav att fotografera eller scanna kvitton, för visst vet vi alla att dagens kvitton tappar läsbarhet med tiden.
Slutligen så ska räkenskapsinformationen…
”…förvaras i Sverige […eller] i ett annat land inom Europeiska unionen.”
Har man sina servrar på svensk mark, vilket vi har, så är det alltså inga konstigheter.
För att besvara frågan om digital redovisning verkligen är lagligt, så vill jag hävda att det faktiskt, om det görs rätt, till och med är mer lagligt än traditionella redovisningsalternativ. Hör gärna av dig om du tycker annorlunda!
PS: Att digital bokföring är lagligt är inte det enda skälet till varför vi tycker att digital och automatiserad redovisning är det självklara alternativet. Kontakta oss om du vill höra mer.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min lästid
Sedan starten 2011 har det digitala redovisningsföretaget PE Accounting gått från 0 till dagens 160 kunder och en omsättning på 19 miljoner kronor. Alfvén & Didrikson investerar därför drygt 15 miljoner kronor i bolaget. Pengarna kommer primärt att finansiera en planerad expansion. Vidare kommer ytterligare investeringar att göras i produktutveckling, bland annat för att kunna stödja nya marknader.
Vi i styrelsen konstaterade för något år sedan att vi efter de första årens bolagsbyggande nu behövde hjälp att sätta ut riktning och strategi för framtiden. Då vi alla tre älskar vårt jobb och vill fortsätta att arbeta operativt, var det nödvändigt att ta hjälp av en strategiexpert för att ta PE till nästa nivå. Genom flera gemensamma beröringspunkter kom vi i kontakt med Alfvén & Didrikson och det blev en perfect match, säger Olle Rydqvist, VD och medgrundare av PE Accounting.
Alfvén & Didrikson gör investeringar i små och medelstora onoterade nordeuropeiska företag med potential för skalbar, internationell tillväxt. Bolaget har få restriktioner för sina investeringar och har möjlighet att gå in med ett livslångt investeringsperspektiv.
Vi tror att redovisningsbranschen de närmsta åren kommer att genomgå en stor förändring mot ökad digitalisering och automatisering. I PE har vi hittat den aktör i Sverige som är bäst positionerad för att leda denna förändring genom sin helt unika kombination av egenutvecklad mjukvara och optimerade tjänsteprocesser. Vi ser fram emot att tillsammans med PEs fantastiska team få vara med och avskaffa pappersbokföringen och hjälpa alla tjänstebolag att bli effektivare och få ökad kontroll på sin verksamhet, säger Måns Alfvén, grundare av Alfvén & Didrikson.
I samband med affären blir Alfvén & Didriksons Ken Liebkind och Måns Alfvén del av PE Accountings styrelse. Alfvén går även in som ordförande. De tre grundarna Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och Olle Rydqvist sitter fortsatt kvar i styrelsen och den tidigare ordföranden Granstedt förblir den största aktieägaren även efter transaktionen.
PE Accounting är en molnbaserad lösning för en helt outsourcad ekonomifunktion. Bolaget tillhandahåller såväl personlig service, samt ett egenutvecklat affärssystem och är specialiserat på tjänsteföretag såsom Kvadrat, Webstep och Upsales. PE Accounting är grundat av Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och Olle Rydqvist.
Alfvén & Didrikson är ett bolag som investerar i tillväxtföretag. A&D grundades av Hjalmar Didrikson, med bakgrund från bl.a. UBS och EQT, och Måns Alfvén, tidigare Boston Consulting Group, Business Sweden och CMA Medical AB. VD är Maria Åhr som har en lång bakgrund från Goldman Sachs.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
