PE Accounting — Det hemliga knepet som fick mig att lyckas — nu tar jag det till Loop

Det finns många råd för hur man ska driva ett framgångsrikt företag: Människorna är de viktigaste för ett företags framgång. Du måste lösa ett problem för dina kunder. Ut och sälj tidigt. Och så vidare. 

Men nu ska jag berätta om ett knep som jag upptäckte för några år sedan och som varit direkt avgörande för både mig och Breakit som jag jobbade för då (och fortfarande är delägare i, för transparensens skull). 

Låt mig bara ge lite bakgrund: 

 När jag tillträdde som vd för Breakit 2019 hade jag jobbat som affärsutvecklingschef i tre år och mitt uppdrag var nu att vända företaget till vinst. Breakit gick inte alls dåligt, tvärtom, utan vi hade valt att investera pengar i verksamheten under de första åren. Men nu kunde vi inte längre förlita oss på riskkapital utan behövde efter tre och ett halvt år stå på egna ben. 

Det enklaste sättet att vända till vinst är förstås att bara kapa kostnader. Du drar ut alla företagets kostnader på en lista och sen sätter du igång att stryker. Det behöver inte ens vara särskilt dramatiskt – du undviker bara att anställa på nytt när någon slutar och steker nya satsningar. På detta sätt kan du spara åtskilliga miljoner och alla kommer att applådera dig. 

Det här funkar jättebra om du dragit på dig för mycket kostnader och behöver spara. Men om det handlar om att både öka lönsamheten och få företaget att växa, så är det en dålig strategi. För efter att ha fått stående ovationer för att du ökat vinsten kommer de där sparpaketen på ett eller annat sätt att märkas på tillväxten. Det är oundvikligt. 

Det är här det “magiska” knepet kommer in i bilden: Du börjar tänka som en CFO. Det vill säga: du skaffar dig stenkoll på företagets intäkter och kostnader, lönsamhet på samtliga produkter och framförallt blir du bäst på att sätta prognoser framåt som du hela tiden uppdaterar ju mer information du får. Utefter dessa prognoser kan du sedan agera på olika sätt för att öka intäkterna.

Det är här ekonomisystemet kommer in i bilden. Tro det eller ej – men innan jag tillträdde som vd hade jag aldrig riktigt jobbat i ett sådant. Jag gjorde kalkyler i Excel men det var ungefär det. 

Så när jag introducerades till PE Accounting var det lite av en ny värld för mig, som jag inte bara gillade. Debet hit och kredit dit, måste jag lära mig sådant nu? 

Men nej, PE är till hälften ett automatiserat ekonomisystem och till hälften redovisningsbyrå. Varje gång en faktura kommer in i systemet taggas den automatiskt upp på rätt projekt och affärsområde, och du behöver bara dubbelkolla och sen godkänna. Jag tog också hjälp av en student som skötte faktureringen några dagar i veckan, så även intäktssidan rullade på utan min involvering. 

1. 1. Jag skaffade mig koll

Jag gick igenom samtliga affärsområden och produkter vi hade, från läsarintäkter till event till banners. I PE kan man enkelt sätta upp affärsområden men också projekt så att man kan se resultatet i realtid. Jag kunde till exempel klicka mig in på premium-affärsområdet eller ett event och direkt se hur det låg till.  

1. 2. Jag uppdaterade min budget

Eftersom jag är ett kontrollfreak så hade jag parallellt ett dokument i Google drive där jag förde in historiken och även gjorde prognoser för framtiden. Det första var egentligen helt onödigt eftersom allt fanns i PE, men det kändes tryggt och jag gjorde det för att lära mig. Varje vecka – ibland varje dag – gick jag in i PE och kollade hur vi låg till på varje affärsområde och produkt. 

1. 3. Jag gjorde prognoser

Utifrån denna information kunde jag uppdatera hur jag trodde att försäljningen och kostnaderna skulle förändras framåt. Det är detta som kallas prognostisering. Jag kunde också i PE Accounting jämföra hur det sett ut förra året under samma månad, för att få ytterligare data. Slutligen la jag till lite magkänsla som väl egentligen är erfarenhet – och jag kunde göra allt mer pricksäkra prognoser. 

1. 4. Jag agerade på prognoserna

Och nu kommer slutklämmen: vi agerade efter prognoserna. Om vi till exempel såg att det började barka åt fel håll på ett visst affärsområde, då kunde vi enkelt lägga in en extra marknadsföringsrejd, eller en extra aktivitet som kunde dra in pengar lite senare under året – eller vad det nu kunde vara. 

Jag kunde också snabbt dra slutsatser om intäktsbudgeten på vissa projekt var realistiska eller om vi varit över-optimistiska och borde sänka dem. Men allra helst som sagt: addera aktiviteter så att vi kunde dra in mer pengar där det behövdes. Slutligen satte vi upp mål (vi använde OKR-modellen) som lirade med de ekonomiska målen. 

På detta sätt kunde jag tillsammans med mina kollegor bit för bit driva mer lönsamma och intäktsdrivande projekt. Självklart var det flera andra saker som spelade in, som att företaget tog mer fart, vi lanserade en betalvägg och överlag blev mer kända. Men jag vågar påstå att detta var en väldigt viktig komponent. 

För mig personligen var det också extremt lärorikt att börja jobba så här. Min favoritstund på dagen blev när jag lagt barnen, kokat en kopp te och loggat in på PE Accounting. Sen satt jag där och surfade runt bland resultatrapporterna, funderade och uppdaterade mitt dokument. Jag kände ett stort lugn, även de perioder då siffrorna pekade åt helt fel håll. 

Alla dessa lärdomar tar jag förstås med mig in i mitt nya företag Loop. Jag har nu fått hjälp av de vassa personerna på PE Accounting med att sätta upp Loops processer och jag längtar efter att intäkterna ska börja rulla in så att jag kan få sitta där på kvällen med min kopp te och surfa runt, uppdatera och agera.