Automatiserad redovisning — det nya svarta

För 7–8 år sedan var digitalisering hett och nytt. De mest framåtlutade bolagen gick då över till en mer digital redovisning där pappersarbete minimerades och underlagen digitaliserades i hög utsträckning. Men vi vågar påstå att den tiden är förbi. Det innebär inte att alla ekonomiavdelningar är digitala idag, långt ifrån, men det innebär att möjligheten har funnits ganska länge. Att ha digitala underlag och minimera eller till och med slippa pappersarbete är inget nytt eller revolutionerande.

Dagens mer heta område är snarare automatisering. Vi vågar säga att ”Automatiserad redovisning är det nya svarta” och de som lyckas nyttja automatiseringen fullt ut är de som kommer att vara vinnare på en stenhård marknad. För oss har automatisering varit en grundläggande förutsättning redan från start. Vi vet att kostnadseffektivitet inte enbart hänger på att digitalisera, det ligger snarare i standardisering och automatisering.

Under de senaste åren har vi onekligen sett en markant förändring i hur företag hanterar sin redovisning. Automatiseringen av redovisning erbjuder en kostnadseffektiv lösning och en högre grad av precision och kontroll över företagets ekonomi.

I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av ett företags ekonomiprocesser och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:

I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av exempelvis kundfakturor och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:

En automatiserad lösning kan avsevärt förbättra hanteringen av kundfakturor. Du kan givetvis välja att skapa en kundfaktura manuellt, men om du har en automatiserad lösning så kan din faktura skapas automatiskt baserad på tidsredovisningen från dina medarbetare till exempel. Minimalt jobb för dig och maximal förutsättning för att det blir rätt. De allra flesta fel beror på människor som klipper och klistrar mellan olika system.

När det gäller att skicka fakturan, är det idag ganska onödigt att använda traditionell post när digitala alternativ finns. Oavsett hur du väljer att skicka den; vid attest så bokförs och periodiseras kundfakturan direkt i det fall då du har en automatiserad lösning. Om du kör mer traditionellt måste du själv (eller via redovisningsbyrån) bokföra och periodisera.

I en automatiserad lösning bör ditt system vara integrerat med banken så att du kan stämma av fakturor mot betalningar automatiskt. Både du som fakturaställare och kunden ska dessutom få påminnelser när det behövs. Du behöver alltså inte hålla koll på om pengarna kommit in eller inte, det sköter systemet åt dig.

Att ha koll på likviditet och kassaflöde är alltid viktigt, ibland helt avgörande. Därför vill du att allt stäms av direkt i systemet, via en bankintegration, så att du kan få reskontra och resultatrapporter i realtid. Det ger dig full kontroll över fakturering och intäkter.

Slutligen ska fakturan du skickar även skapa underlag för din momsdeklaration. Har du en traditionell lösning så kan du välja att göra detta själv eller via en redovisningsbyrå. Men väljer du en helt automatiserad lösning så skapas även underlaget för din momsdeklaration direkt när du skickar fakturan. Återigen för att minimera jobbet och endast göra det en gång och på ett ställe.

Traditionella metoder för att sköta ekonomin är inte längre kostnadseffektiva. Förmågan att lägga merparten av bolagets resurser på affärsnytta och kunna ställa om efter behov är allt viktigare för företagets framgång.

Redovisningsbranschen står inför en era av förändring driven av automatisering och digitalisering. Visst kan detta innebära att vissa manuella uppgifter automatiseras, men det skapar också nya, spännande möjligheter. Vi vill belysa fördelarna med automatisering av redovisning, som ökad effektivitet och färre fel, och argumenterar för att den frigör tid för redovisningsekonomer att fokusera på mer avancerade och värdeskapande aktiviteter. Istället för att se automatisering som ett hot, ser vi det som en katalysator för positiv förändring inom branschen.

När Stiftelsen för strategisk forskning för några år sedan publicerade en rapport om den framtida automatiseringen av den svenska arbetsmarknaden var det många som höjde på ögonbrynen. Oron var särskilt stor inom redovisningsbranschen – sannolikheten att 50 000 bokförings- och redovisningsassistenter skulle kunna ersättas av datorer under de kommande 20 åren bedömdes vara 97% — det var endast yrkesgruppen fotomodeller som bedömdes löpa en ännu större risk (98%).

Egentligen är det inte alls konstigt, då en dator egentligen gör allt som inte kräver ”mänsklig” logik bättre än vad en människa kan göra. En människa kan glömma saker eller göra fel, men vad en dator gör bygger på regelverk, den gör det man säger åt den att göra. Så länge regelverket håller så kommer datorn att leverera.

När det kommer till redovisningsbranschen så finns det en rad fördelar med att låta en dator göra jobbet:

• Produktiviteten ökar, då datorn är snabbare.
• Inga slarvfel görs, då den mänskliga faktorn elimineras.
• Krävande eller tråkiga uppgifter utförs alltid, datorn säger aldrig nej.
• Arbetet utförs alltid när det ska, oavsett om det är inom arbetstid eller inte.
• Beslutsfattare får bättre underlag, då all information finns tillgänglig i realtid.

Allt detta kan ju låta dystopiskt för en redovisningsekonom. Men så tycker inte vi att man ska se det. The Economist tog nyligen ett bredare grepp kring synen på automatisering och konstaterade där att det finns två generella grupperingar – pessimisterna och optimisterna. Vi hör till den senare gruppen.

I en rapport från OECD från 2016 ges en mer positiv bild för framtidens arbetsmarknad. Forskarna har i sin bedömning av hur många jobb som kan komma att ersättas av datorer också vägt in det faktum att människor har varierade arbetsuppgifter – med andra ord är dessa jobb svåra att automatisera till hundra procent. Forskarna fann då mycket riktigt att andelen jobb i riskzonen var betydligt färre än tidigare studier påstått.

Värt att tillägga är också att i en studie från 2013 bedömdes risken för automatisering av redovisningsassistenter vara 98%, men samtidigt att bara 24% av dessa hade ett arbete helt utan personlig kontakt eller arbete i grupp. Det är alltså väldigt svårt att helt och hållet ersätta en människas yrkesroll, det tål att tänkas på.

Digitalisering och automatisering är något naturligt och en fortsatt effektivisering av ekonomin. Visst, branschen kommer förändras, men vi tycker att förändringen är till det bättre. Nu kan vi lägga mindre tid på manuellt stansande och i stället fokusera på de mer avancerade delarna av redovisningen. En människa är i dagsläget bättre än en dator på analys och bedömning och även om vi kan bygga regelverk även för hur en dator kan analysera ett visst resultat så har den fortfarande svårt att bedöma vad som är rimligt och inte. Där är människan överlägsen.

Så är då digital redovisning slutet för redovisningskonsulten? Knappast! På samma sätt som Spinning Jenny vände upp och ner på arbetsmarknaden under industrialiseringen så tror vi att den digitala redovisningen kommer att förändra redovisningsbranschen. Det kommer att skapa möjligheter för människan att arbeta med det den faktiskt är bäst på – analys, konsekvenstänk, rimlighetsbedömningar och det personliga bemötandet.

Vi har länge sett digitaliseringsvågen rejält förbättra förutsättningarna för företag som säljer timmar, abonnemangstjänster eller helt digitala produkter. De som vill ligga i framkant automatiserar så mycket som möjligt för att minska personberoende och öka kontrollen.

Dagens turbulenta omvärld sätter fingret på vikten av struktur, processer och en hög grad av automatisering. Det visar på hur sårbar en organisation är om man inte har kontroll över siffrorna i realtid. Det kan gå otroligt fort och för att kunna fatta snabba och välgrundade beslut måste du ha 100% koll, 100% av tiden.

Många bolag vi träffar, bland annat inom konsultbranschen, har höga krav på att ständigt öka sina marginaler. Det kräver i sin tur även intern effektivitet och minskad administration. Det är svårt att öka marginalerna i en tuff bransch om manuella mellansteg gör att ekonomiavdelningen lägger värdefull tid på administration och pappersarbete.

Idag har vi kommit väldigt långt i den digitala utvecklingen. Vi kan frigöra mycket av vår dyrbara tid tack vare automatiserade processer och lösningar. Detta har vi gjort sedan starten med visionen att ge ekonomichefer och företagsledare tillbaka kontrollen över sina egna siffror. Vi tror att denna kontroll ger bättre beslutsunderlag och i slutändan mer framgångsrika och lönsamma bolag. Vi tycker det är dags att fler företag tar kontroll över sina siffror – det kan avgöra er framtid!

100% kontroll, 100% av tiden kräver dock även att du tar kontroll över kostnaderna för din bokföring. Du ska veta hur mycket bokföringen faktiskt kostar och hur mycket tid dina kollegor på ekonomi kan frigöra. Tid som de kan lägga på arbetsuppgifter som genererar intäkter till bolaget eller utvecklar affärsmodellen. Du behöver ha kostnadskontroll helt enkelt.

Är du intresserad av att läsa mer om fördelarna med digital redovisning? Missa inte någon av våra guider fulla med tips, konkreta workshops och tydliga exempel.

• Sätta standardiserade processer för allt inom ekonomin. Detta innebär även lönemodellen som ofta varierar stort i exempelvis konsultbolag. Utan standardisering och processer kommer inte skalbarheten heller.

• Effektivisera de processer som går och frigör tid för de anställda. Se till att dina anställda får mer tid så att de kan göra affärer som genererar mervärde och fler konsulttimmar istället för pappersarbete.

• Bemanna din ekonomifunktion med rätt människor. Det är ekonomihjältarna som tar automatiskt genererade rapporter och analyserar dessa så att ni får 100% koll, 100% av tiden och därmed kan fatta bättre och mer proaktiva beslut.

• Minimera antalet system. Varje system är både en kostnadspost och ett potentiellt hinder för att siffrorna ska uppdateras i realtid. Samla så mycket som möjligt som påverkar redovisningen på ett ställe, betalningar ska kunna skötas i systemet och stämmas av med banken och integrationer måste finnas eller gå att bygga via API.

• Ta hjälp utifrån men behåll insyn och kontroll. Det går idag alldeles utmärkt att outsourca delar av uppgifterna kring redovisning utan att tappa kontroll och insyn i det som sker. Säkerställ att systemen skapar verifikat på automatik, att ni alltid kan följa varje enskild händelse ner i minsta detalj och att ni har kontroll över attesteringen. Redovisningskonsulten blir mer en kontrollfunktion och ett löpande stöd åt er interna ekonomifunktion.

• Se till att ni har siffror som är så realtidsuppdaterade som möjligt. Detta ger er möjlighet att få rapporter uppdaterade live samt var och när ni behöver dem. Det skapar frihet och kontroll.

Vi tror på total kontroll och trygghet. Vi vet att ekonomin är en viktig ryggrad som bara måste fungera. Och vi vet att regelverket kan vara krångligt bland. Därför tror vi på en kombination av människa och maskin. Vi har ett komplett ekonomisystem där dina ekonomiprocesser automatiseras så långt det går för att öka lönsamhet och skalbarhet. Till det kopplar vi vassa redovisningsexperter som finns där för att säkerställa att du får det stöd du behöver, när du behöver.

• Realtidsuppdaterade beslutsunderlag. Du får 100% kontroll, 100% av tiden.

• Helt pappersfri redovisning. Kom igen, det är 2020 och dina kompetenta kollegor på ekonomiavdelning ska göra proaktiva analyser istället för att hantera pappersunderlag.

• Allt i samma system – du får lön, tid- och projektrapportering i samma system som kund- och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring samt rapporter. Så du går snabbt från debiterad konsulttimme till en faktura som ger faktiska intäkter och en rapport på det. Enkelt!

• Rådgivning som ingår i priset. Du får dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet exakt vad ditt företag behöver. Denna support ingår utan att du behöver debiteras för varje fråga och du får dessutom svar inom 24h. För vi vet att tid är pengar!

• Mobilitet. Du har en smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid för projekt eller frånvaro. Vi vet att ”mobile first” även gäller ekonomisystemet idag. Det ska gå snabbt och enkelt och det ska vara digitalt.

• Integrationer för ökat affärsvärde. Du har möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API. Vi vet helt enkelt att för vissa företag ökar affärsvärdet om ni kan använda era siffror som ni vill och även hantera vissa händelser i t.ex. era egna verksamhets-specifika system. Utöver vårt öppna API har vi även en SQL-databas som kan användas för att läsa ut siffror direkt till er egen excel eller externa BI-system.