2 min läsning • 20 april 2022 • Hemmakontor
Flera av er har säkerligen en del funderingar i dessa tider vad som gäller för anställda som arbetar hemma och möjligheten att utrusta hemmakontoret. Skatteverket har nu förtydligat situationen.
För IKEA, Mio och de andra möbelföretagen har nog inte pandemin samma negativa klang som för oss andra. Virket tog till och med slut då en armé av gör-det-självare fick tid över. Extrarum skulle omvandlas till kontor och fyllas med ergonomisk utrustning. Men vad händer nu med allt detta?
Den anställde får låna hem kontorsutrustning – ingen förmånsbeskattning eller arbetsgivaravgifter på denna lösning, företaget måste ha koll på att grejerna kommer tillbaka. Särskild koll behöver du ha vid eventuellt avslut av anställning. Då det är bolagets egendom och ska återlämnas alternativt köpas ut till rimligt belopp.
När det kommer till att göra utlägg för inköp av utrustning så gäller följande: skattefriheten för arbetsredskap gäller endast när arbetsgivaren direkt betalar den aktuella utrustningen eller tjänsten (prop. 1994/95:182 s. 40).
Det innebär att det inte är möjligt med utlägg för arbetsgivarens räkning. Ersättningen från arbetsgivaren ska i sådant fall beskattas såsom lön. Arbetsgivarens ska även betala arbetsgivaravgifter på den utbetalda ersättningen. Detta innebär att kontorsutrustningen i så fall ska betalas med företagskort eller faktura för att företaget ska få ta det som ett skattefritt inköp. Med denna variant får företaget redovisning på vad som blir inköpt och det faktiska beloppet samt slipper tillkommande kostnad för skatt och arbetsgivaravgifter. Dock behöver du ha koll vid eventuellt avslut av anställning. Då det är bolagets egendom och bör återlämnas alternativt köpas ut till rimligt belopp.
Anställd som jobbar på annan ort i Sverige har möjlighet att köpa ”flexkort” på ett kontorshotell för att nyttja kontorsutrymmet till en rimlig kostnad. När det gäller avdrag för hyra av kontorsutrymme ”på stan” så bör det kunna medges om ett tydligt behov kan påvisas osv. Det bör dock avse specifikt kontorsutrymme eller motsvarande anpassat för arbetsuppgifterna. Om det handlar om vanliga hotellrum eller liknande (som reats ut nu under pandemin) kan det vara tveksamt till om kostnaden får dras av i företaget.
Har du eller någon annan i företaget lämnat ut hemmakontors-bidrag i samband med hemarbete så är det viktigt att se över att det hanteras på korrekt sätt. Om företaget ger ett bidrag i form av ett engångsbelopp på 5000 kr brutto för att den anställde ska kunna förbättra sin hemmakontorsmiljö så motsvarar detta en löneutbetalning. Den anställde kommer få 5000kr minus skatt samt att företaget betalar arbetsgivaravgift på beloppet, detta för att företaget inte vet säkert att personen kommer köpa grejer till kontoret för dessa pengar. Även om det är att anta så vet du inte säkert. Dessutom blir kontorsmöblerna den anställdes egendom och behöver därmed inte återlämnas till arbetsgivaren om anställningen avslutas.
Har du redan ersatt era anställda på något sätt för utrusta hemmakontoret så kontakta gärna en PE konsult om du känner dig osäker kring hanteringen och för att stämma av att allt blivit helt korrekt hanterat, både i bolaget och gentemot era anställda. I och med att kontorsutrustningen kan utgöra företagets egendom så kom ihåg att dokumentera vem som har tillgång till vilken utrustning på hemmaplan, så att rätt utrustning i så fall kan återlämnas senare.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
1 min läsning • 6 april 2022 • Kunskapsartiklar
Under pandemisommaren 2020 tjänade unga omkring en miljard kronor mindre än sommaren innan enligt SCB. Nu har det beslutats om en ytterligare förstärkt nedsättning av arbetsgivaravgifter i sommar för unga.
Sommarjobbet är för många det första mötet med arbetslivet. Ansvar, kollegor och pengar in på kontot. Under pandemin försvann många sommarjobb, värst var det inom näringslivet. Totalt rör det sig om en minskning på nästan 29 000 jobb. Lösningen blev att sänka arbetsgivaravgiften för personer mellan 18 och 23 år fram tills 2023.
Nu görs ytterligare en satsning och i sommar blir avgiften ännu lägre. Detta för att underlätta för unga att få sommarjobb då det blir billigare för företagen att anställa.
Den nya lagändringen gäller denna sommar och avser alltså all ersättning som betalas till personer födda mellan 1999 och 2003 under perioden 1 juni – 31 augusti 2022 (ja, en person född 2003 skulle kunna vara din kollega). Arbetsgivaravgifterna kommer vara 10,21% under denna tidsperiod.
Återgången till 19,73% i arbetsgivaravgifter i september gäller också likt tidigare på ersättningar upp till 25 000 kr per kalendermånad och person. Dessa tillfälliga regler gäller till och med 31 mars 2023 som det ser ut just nu. På ersättning över 25 000 kr utgår ordinarie arbetsgivaravgift på 31,42%.
Har du PE är detta inte något du behöver fundera över, det hanteras redan korrekt i systemet.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 6 april 2022 • Kunskapsartiklar
Bolag som tidigt ansökte om stöd kring korttidspermittering hamnade lite i limbo då de inte kunde ansöka på nytt, men nu har karenstiden tillfälligt släppts. Stödet du kan få är dock inte lika omfattande som tidigare.
Som vanligt när det gäller saker som uppdaterade regler från Skatteverket kan det kännas som en något motig läsning. Det kan tyvärr bli fel så tänk på att granska villkoren för stödet så att du säkerställer att företaget lever upp till alla villkor och så att du nu i efterhand agerar på rätt sätt så att inte stödet kan komma att dras tillbaka i efterhand.
Bolag som tidigt under pandemin fått stöd för korttidsarbete/korttidspermittering från Tillväxtverket har hamnat i en karenstid som gjort att de inte kunnat söka igen nu under de senaste delarna av pandemin. Karenstiden har varit 24 månader men den 24 februari 2022 beslutade riksdagen om att ta bort denna karenstid tillfälligt. Detta gör det möjligt för arbetsgivare att ansöka om stödet för december 2021 och framåt, även om de fått stödet tidigare, d.v.s. under perioden 16 mars 2020 – 30 september 2021.
Sedan den 1 april så har Skatteverket tagit över handläggningen utav detta stöd och det går nu att ansöka om stöd för perioden 1 december 2021 och framåt. Om ansökningar för denna period hade skickats till Tillväxtverket innan 1 april så beviljas de ej.
Klicka här för att komma till Skatteverkets ansökan.
Den tillfälliga förstärkning av stödet för korttidspermittering som tidigare har funnits kommer däremot tas bort. Så för stöd som ansöks om för perioder från 1 december 2021 och framåt så är det den ordinarie lagstiftningen som gäller, förutom att karenstiden tillfälligt har tagits bort. Detta får konsekvenser på följande punkter:
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
5 min läsning • 23 mars 2022 • Kunskapsartiklar
Såhär ser det ut för många av de CFO:er på konsultbolag som vi träffar. Ett virrvarr av olika system som visserligen gör det dom är skapta för ganska bra, men inte pratar med varandra. Vilket ändå bara leder till felaktiga beslutsunderlag, eftersläpande siffror och en stor felmarginal. Och såklart en ENORM huvudvärk… Så hur kan du, som en modern CFO, få kontroll på siffrorna?
100% kontroll på siffror är en framgångsfaktor, så är det bara. Det kan vara det som är avgör huruvida ni kommer nå nya höjder eller navigera helt fel i er tillväxtresa för att siffrorna inte stämmer.
Men kontroll behöver inte nödvändigtvis innebära att ni måste göra allt själva. Vilket kan uppfattas som lite motsägelsefullt. Kontroll måste ju innebära att jag gör allt själv. Eller?
Det gäller att hitta den perfekta balansen mellan intern kontroll över ekonomin, outsourcing för att få rätt specialistkunskaper samt mer eller mindre digitalt och automatiskt stöd från system. Det kan vara svårt att vara experter på redovisning och bokföring när det troligtvis är något annat ni egentligen fokuserar på som bolag.
Det finns förstås inte ett rätt svar som gäller alla. Men så få manuella steg som möjligt, så lite personberoende som möjligt och så uppdaterade siffror som det bara går att få ger en bra grund för att få 100% kontroll över er ekonomi.
Det finns några olika varianter på redovisning ur ett kontrollperspektiv. Nedan har vi listat några:
Sammanfattat
Att köpa in ett system som ni sköter själva innebär givetvis att du har full kontroll. Hur uppdaterade eller rätt siffrorna blir beror sedan på processerna – internt hos er och kring systemen. Ansvar och arbete ligger på din egen ekonomiavdelning.
Kontroll
Detta kan vara lösningen för dig som vill ha 100% kontroll, men inte vill ha löpande stöd kring redovisning, bokföring, lön, deklarationer etc. Ni sköter allt själva med andra ord. Resultatet är helt beroende av era processer, ansvar och val av en eller flera systemleverantörer.
För- och nackdelar
Fördelen är just kontrollen. Nackdelen är framförallt personberoendet internt. Sedan är risker och effektivitet helt beroende av om ni har många olika system och hur mycket som måste skötas manuellt i själva inmatningen av data eller överföringar mellan olika system.
Sammanfattat
Här har du förmodligen ett system ni köpt in separat från konsultationen, men inte vill eller har kompetensen att sköta allt inom ekonomifunktionen. Du kan exempelvis ta hjälp av experter inom lön, skatt eller bokföring för att sköta vissa specifika frågor.
Kontroll
Det passar dig som inte har så mycket återkommande behov av stöd, inte vill bygga en större intern ekonomifunktion eller driver en liten verksamhet. Är 100% kontroll viktigt så se till att du har kontroll över vad som ingår, att du säkerställt processerna kring redovisningen, att du snabbt kan få tillgång till alla siffror och att det är så få faktorer som möjligt som påverkar deras tillförlitlighet.
För- och nackdelar
Fördelen är att du får hjälp med redovisningskompetensen av någon som kan. Nackdelen är att du har mindre kontroll och riskerar skenande kostnader om du behöver återkommande hjälp från en eller flera leverantörer som debiterar timmar.
Sammanfattat
Här köper du in systemet plus expertisen från samma leverantör. Du har systemet till en månadskostnad och tillgång till experter när du behöver dem. Graden av kontroll du får och vilken support som ingår kan dock variera väldigt mycket från lösning till lösning. Hur säkert och rätt det blir handlar mycket om hur processerna ser ut och om det finns risk för mänskliga fel eller brister i överföring mellan system eller i samband med att data kommer in i systemen.
Det här kan vara ett alternativ om ni hittar en leverantör som verkligen kan er bransch och har en bra anpassad kombination av system, processer och kompetens. Var noggrann med att få någon form av redogörelse för hur system och konsulter samverkar för att minimera onödiga steg och vad som konkret ingår från dem och de system de vill använda.
Kontroll
Är det viktigt med 100% kontroll så ska du välja en lösning där du äger dina egna siffror och kan få ut allt på ett enkelt och smidigt sätt. Är det viktigt att experterna som ska stötta dig verkligen förstår din verksamhet så ska du välja en lösning där du får dedikerade konsulter istället för en mer allmän support. Men graden av support och kontroll kan alltså vara varierad här, allt från medel till 100% kontroll.
För- och nackdelar
Fördelen är att du får hjälp med rätt kompetens och de har valt system de känner till. Nackdelen är att du har mindre kontroll och i slutändan ändå är beroende av både de som utvecklar systemet och de som levererar rådgivningen.
Sammanfattat
Det finns några leverantörer som både utvecklar sina egna mer eller mindre omfattande system och erbjuder redovisningskonsultationen från samma företag. Du får ofta betala en månadskostnad där mer eller mindre support och löpande stöd ingår. Även här är säkerheten och leveransen helt beroende av att det finns fungerande processer. Leverantören blir med andra ord så bra som de lyckas förstå och systematisera resan från händelse till rapport.
När redovisningskonsulter och systemutvecklare samverkar så kan de hjälpa er att både upptäcka avvikelser och svara på frågor som annars måste skickas vidare till en systemleverantör. Det gör det här alternativet extra intressant i en tid när mycket digitaliseras och nya processer ofta är nödvändiga. Leverantörerna av helhetslösningar skiljer sig från varandra framförallt utifrån hur mycket som är möjligt att sköta i just deras system samt vilken storlek, bransch och komplexitet de stödjer.
Kontroll
För att du ska veta om du får 100% kontroll över siffrorna är det här helt avgörande att du kan se och följa allt som sker in i minsta detalj och om du kan få rätt stöd när du behöver det.
För- och nackdelar
Fördelen är att ni får stöd från både redovisningsproffs och systemutvecklare som arbetar tillsammans, att ni har så få leverantörer som möjligt och ni behåller kontrollen över siffrorna. Nackdelen är att ni inte styr allt själva utan behöver mer eller mindre externt stöd. Hur bra deras kombination av redovisningstjänst och ekonomisystem blir är beroende av om deras system kan hantera er storlek och typ av verksamhet och om de har rätt kompetens internt.
PE Accounting tillhandahåller en helhetslösning där vi har kombinerat ett fullt automatiserat ekonomisystem som underhålls och utvecklas av våra systemutvecklare inhouse, och kompetenta redovisningskonsulter som finns till för support och rådgivning. Vår ambition är att ge dig som CFO dom rätta verktygen för att känna att du har full kontroll och ge dig rätt underlag att ta beslut på. 100% kontroll 100% av tiden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
4 min läsning • 21 mars 2022 • Konsultbolag
Gör du något som fungerar riktigt bra? Fortsätt med det. Och när du stöter på problem gäller det att utmana dig själv att tänka 4 gånger (x) större.
2011 grundade Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och jag PE Accounting. Vi har tillsammans med ett växande team tagit oss från 0 till närmare 150 anställda.
Under dessa 11 år har vi hjälpt många av våra kundföretag, varav en majoritet konsultföretag, att ställa om sina processer för att kunna växa.
En viktig framgångsfaktor jag identifierat, både hos oss själva och våra kunder, är att våga sätta sig ner och fundera över hur problem ska lösas i ett längre perspektiv.
Ett bra nyckeltal som jag har tillämpat både för oss själva och för flera av våra kunder är att när management ska ta sig an problem som kan växa rejält över tid, tänk då fyra gånger er nuvarande storlek. Håller ni, som vi, en 50 procent tillväxt är ni där på tre år. Det är förstås en väldigt hög tillväxt och även om ni har en lägre tillväxttakt utmanar det här synsättet, precis som en bra vision, hur ni måste strukturera er för att komma dit.
I konsultbranschen handlar det om att attrahera rätt kompetens för att kunna växa eller effektivisera verksamheten för att skapa mer lönsamma affärer. Även då är det till stor hjälp att planera ur ett större perspektiv. Ni är kanske redan mästare på att arbeta agilt och löpande utvärdera vad som fungerar bra just nu. Kombinerat med ett långsiktigt tänkande och färdiga strukturer för tillväxt blir det oerhört kraftfullt.
4x större – Organisation. Även när tillväxt inte är given är det bra att ha klart för sig hur organisationen skulle kunna se ut om ni steg för steg blir fler. Om det redan nu är svårt att få ihop allt kommer det slita hårt på organisationen betydligt mer i takt med att ni blir fler. Föreställ istället hur ni skulle behöva strukturera er om antalet timmar, uppdrag och kollegor blev 4x fler.
Det vi gjorde var att rita upp ett organisationsschema för hur organisationen skulle se ut när vi blev 80 personer redan när vi var 20 anställda, och vi satte ut namn på alla positioner även om många namn förekom flera gånger. Sen är det bara att fylla på organisationsschemat allt eftersom bolaget växer. Det gör att ni får en höjd i diskussionen som skapar förutsättningar att växa med minimal växtvärk.
Vad händer till exempel om ni bygger en rekryteringsfunktion redan när ni är 20 personer och mäter den som ni gör med sälj och marknad? Det gjorde vi och det blev en avgörande fördel för att vi skulle kunna växa.
4x större – Kultur. När konsultföretaget växer kan det ställa nya krav på företagskulturen. En företagskultur som sitter i väggarna påverkar både hur effektivt nya kollegor tar ansvar, de vet vad som förväntas av dem och de kan bidra på det sättet som krävs.
Det påverkar alltifrån stressnivåer och kreativitet till effektivitet och attraktivitet som arbetsgivare, något som i konsultbranschen kan vara helt avgörande för att tillväxt ens ska vara möjligt. Det blir en stark konkurrensfördel.
4x större – Ledarskap. Även när det gäller ledarskapet kan ni tänka fyra gånger större än där ni är idag. Att nuvarande ledare har egna idéer om ledarskapet är jättebra men hur ska alla andra känna till det? Ledarskapet är något som påverkar många i en organisation som växer, även en platt sådan där var och en ska vara en ledare. Högre krav ställs löpande på onboarding, uppföljning och utveckling. Genom att satsa på ledarskapet i tid får det positiva konsekvenser som följer med på både kort och lång sikt.
4x större – Beläggning. I början av företagets resa fungerar det jättebra att ha kontroll över beläggningen med enklare medel, men hur hanteras en struktur som ska klara många konsulter med långa och korta uppdrag? Det kräver helt andra processer för att skötas effektivt och påverkar i allra högsta grad slutresultatet.
I konsultbranscher där problemet ofta inte är brist på uppdrag är det ännu viktigare att strukturerna i god tid finns för att effektivisera administrationen, minska onödiga overheadkostnader och öka marginalerna.
4x större – Uppföljning. Inom bolag med få medarbetare känner alla till de flesta projekten och vet vilka som kan bli mer eller mindre lönsamma. När ni är många anställda och data inte finns lätt tillgänglig är det betydligt svårare att veta exakt hur det går.
Strukturer för en tydlig uppföljning hjälper er också att bättre se hur det går för företaget och varför. Det blir en förutsättning både för att kunna bli 4x större och för att veta hur resan går på vägen dit.
4x större – Provision. Många konsultföretag har mer eller mindre komplicerade provisionsmodeller och ofta tänker de att den modell de har valt är standard men med en twist. Det kan öka kostnaderna för administration rejält på längre sikt och försvåra automatisering. Här är det bättre att hålla det enkelt och satsa på tydliga okomplicerade modeller. Om det krävs manuell hantering i början för att räkna ut provisionen kan ni räkna med att det blir ännu svårare på sikt.
I princip kan ni applicera ett 4x perspektiv på vad som helst. Ta de problem ni sitter med just nu och sätt dem i ett 4X perspektiv. Se vad som händer.
Nu när det ändå finns bra digitala tjänster som mer eller mindre automatiserar olika processer är det viktigt att ni följer den tekniska utvecklingen även inom områden som kan upplevas som tråkiga, såsom bokföring och redovisning.
Jag brukar lyfta ett diagram som visar skillnaden i tid och pengar för redovisning i takt med att konsultföretaget växer. Den exponentiella ökningen stämmer förstås inte på alla former av problem som uppstår under tillväxt men ger en fingervisning om hur små problem snabbt blir stora om ni inte tänker 4x större i tid.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 8 mars 2022 • Kunskapsartiklar
Att implementera ett nytt system är ett utmanande projekt. Kanske det svåraste arbetet och projektet du kommer att göra och uppleva i din karriär. Många gråa hår kan undvikas genom en noggrann förberedelse. För den som driver det internt kan det innebära skillnaden på flera månader av dubbelarbete.
Beroende på hur stor verksamheten är så kräver implementeringen olika mycket av er som företag. Men oavsett storlek krävs alltid en omställning och nya strukturer. Det är något som inte bara påverkar ekonomin utan hela administrationen kring den, så se till att alla är med på tåget. Visionen är alltid en så effektiv process som möjligt, men hur lyckas man med det?
Internt
Tar ni in extern hjälp kommer de ta projektledaransvaret, men ni kommer hur som helst behöva plocka ut all information som ska in i det nya systemet. Vem som hanterar projektet faller sig ibland naturligt men är en viktig detalj att specificera. Det är i implementeringen som affärsvärdet realiseras, så var noga med att implementeringen blir rätt från början.
Förankring
Att få till kommunikationen är kritiskt. Involvera en representant från alla delar av företaget som kommer påverkas av förändringen. Uppdatera löpande om vilka förändringar som kommer ske och vad affärsskälen är. Specificera vad slutanvändaren behöver göra för att projektet ska lyckas.
Implementationskonsulter
Har du inte implementerat ett nytt system förut kan extern hjälp vara nyttig. Det ger en trygghet i att det blir så effektivt genomfört som möjligt samt att den extra belastningen på er personal inte blir högre än den behöver bli. I denna text vill vi givetvis rekommendera PE Accountings egna erfarna team av konsulter som sköter just detta. Men om ni väljer en annan aktör är det en viktig att tänka till lite extra, valet av implementationskonsult kan bli lika avgörande som valet av system. Vissa är mer tekniska medan andra fokuserar mer på att skapa en atmosfär av samarbete. Fundera på vad som skulle passa bäst för er.
Det är viktigt att man har tillräckligt med erfarenhet för att veta i vilken ordning man kan göra saker och sätta bra deadlines. Du vill inte sitta i ett förändringsprojekt utöver dina vanliga arbetsuppgifter under längre tid än nödvändigt, säger Simon Model, PE Accountings implementationschef.
Utöver allmän information om systemet kan det vara värt att specialutbilda några utvalda personer lite extra. Gärna de personer som naturligt vill lösa problem snarare än att identifiera dem och som har lätt att förstå den nya strukturen. Det gör att det blir lättare för de andra att ställa små frågor som kan kännas jobbiga, vilket kan ge hela implementeringen en mer positiv känsla.
Med de bitarna på plats har du kommit en bra bit på vägen, men för att hjälpa dig vidare har vi tagit fram en guide. Del 4 i vår roadmap handlar om implementering och ger dig fyra viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Läs den idag och säkerställ att ni får ut värdet från er investering.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
En årsredovisning kan lätt bli lite av en deckarklassiker med flera utredningar som alla ska göras för att årsredovisningen ska bli rätt. Oväntade misstänkta bovar såsom glömda utläggsrapporter, missar i bankavstämningen, slarv med semesterskulder och felaktiga periodiseringar kan dyka upp och försvåra arbetet. Det gör det svårt för företagets ledning att använda redovisningen för att planera kommande år samt kostar årligen stora summor i tid och pengar för att reda ut fel.
Små företag är oftast mindre processdrivna och gör fler misstag som kräver mer detektivarbete medan större har strukturer för allt men inte nödvändigtvis de mest effektiva.
Här är tre snabba tips för att både små och stora aktiebolag ska kunna arbeta effektivare med målet att få världens bästa årsredovisnin.
Hur lång tid som krävs för att sammanställa en årsredovisning varierar rejält beroende på hur mycket tid som ägnas åt att förbereda arbetet under året. I princip ska själva bokslutet inte behöva vara svårare än ett månadsbokslut om redovisningen sköts löpande och eventuella mysterier reds ut längs vägen. Här är tre rekommendationer som ger rätt fokus och underlättar årsredovisningsarbetet.
Det kan vara lite av en årlig tradition att ägna övertidstimmar med kvällskaffe åt att reda ut ouppklarade banktransaktioner, jaga utläggsrapporter och bedöma hur rimligt det egentligen är att IT-Bengt har 300 semesterdagar kvar. Alla får vara mästerdetektiver och i bästa fall har man roligt tillsammans.
Ett alternativ som inte ger lika mycket utrymme för umgänge men minskar risken för långa utredningar är att siffrorna helt enkelt är på plats och stämmer löpande. Då blir årsredovisningen mer av en avstämning än ett tungt utredningsarbete.
Gör så här: Stresstesta de strukturer ni har idag genom att ställa redovisningskritiska frågor och se hur lång tid det faktiskt tar att få fram korrekta siffror varje dag, vecka eller månad. Fokus måste vara på att kunna sköta all redovisning så effektivt som möjligt, att allt periodiseras rätt och uppdateras löpande under året. När så mycket som möjligt är på plats blir årsredovisningen inte bara mer rätt, det går också att använda den bättre som beslutsunderlag för t.ex. utdelning, budgetering och eventuella periodiseringsfonder.
Med rätt musik i hörlurarna går det kanske att ha tålamod med krånglande system eller vänta medan ekonomiassistenten tillsammans med redovisningskonsulten likt Sherlock Holmes försöker reda ut varför senaste trettio fakturorna bokförts på marknadsföringskontot. Däremot så börjar det helt plötsligt bli dyrt när fast fakturering missats, transaktioner hamnat på avvägar eller stora utgifter inte är en del av planeringen.
Gör så här: Skapa er en bild av vilka system, anställda och leverantörer som påverkar hur effektivt ni arbetar med er redovisning och hur frekvent siffrorna uppdateras. Håll utkik efter lösningar där antalet manuella mellansteg minimeras och risken för fel är så liten som möjligt.
Redovisningsbranschens system- och tjänsteflora utvecklas snabbt och leverantörer kan idag konkurrensutsättas i helt annan utsträckning än tidigare. Det krävs inte längre stora komplexa affärssystem och oändliga konsulttimmar för företag som är lite större och standardiseringar har gjort det är lättare för små- och medelstora företag att byta leverantörer.
Skapa en tydlig lista över krav och fyll i hur olika tjänster och system löser problemen. Det kan ta lite tid, men det går faktiskt att ställa höga krav även internt på t.ex. tidrapportering, utläggshantering och fakturering. Bra processer och tjat lönar sig. Så våga vara jobbiga. Kanske går inte allt att göra som ni önskar er idag, men det resulterar i alla fall i mer och mer effektiva processer som ger resultat på sikt.
Några av ägarna har kanske redan börjat shoppa, det går ju bra i år och blir säkert utdelning! Det är guld och gröna skogar tills Nils glider in med en säck kvitton. Han är i övrigt inte någon klassisk förövare utom just när det gäller utläggsrapporteringen. Det borde väl inte påverka så mycket tänker du, men när ni räknar på det har siffrorna bytt färg från svarta till röda. Det som varit en glad köpresa blir en oväntad överraskning och ingen vill stå för tårtan.
Gör så här: En rad klassiska överraskningar går att undvika med rätt struktur, kompetens och systemstöd. Om ni brukar stöta på en viss typ av fel, se över varför just de uppstår och ta ett aktivt beslut om att det inte är rimligt att det ska ske igen. Låt nya processer för redovisningen bli ett prioriterat ledningsbeslut och se över era förbättringsområden tillsammans.
Det mest avgörande kommer inte bara vara de system ni väljer utan de strukturer ni sätter upp och hur de implementeras.
Processer, processer, processer! Vi kan inte nog tjata om hur viktigt det är. Även den mest mystiska deckaren har trots allt ett slut och lösningen är oftast inte den man trodde i början.
Så våga ifrågasätta ert eget arbete, er byrå och era system. Lyft upp effektivisering av redovisningen på nästa ledningsmöte.
Ett bra sätt att komma igång är att kika på vår roadmap för automatisering av redovisningen. I den hittar du processer och stöd oavsett var ni befinner er i resan mot en effektivare löpande redovisning och i slutändan snabba årsredovisningar som stämmer.
1. Behovsanalys – Förstå nuläget och vad som borde gå att göra effektivare
2. Mål – Sätt upp mål för förändringen och förstå bättre vad det innebär för er
3. Upphandling – Ställ rätt krav och ta hjälp med att framtidssäkra era processer
4. Implementering – Förbered er inför omställningen och arbeta rätt med implementeringen
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 24 februari 2022 • Årsredovisning
Om du lyckats göra det mesta digitalt har du kommer en bit på vägen. Sitter du fortfarande med pärmar fyllda med fysiska fakturor är det skiftarbete vid skannern som gäller. Årsredovisningen kan vara en riktig administrativ rysare beroende på hur bokföringen skötts under året. Här är två tips från oss på PE Accounting hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!
1. Vara läsbar och möjlig att skrivas ut på papper
2. Sparas i samma format och skick som när företaget fick den
3. Digitaliseras på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet
4. Förvaras i Sverige eller annat land inom EU
5. Sparas i sin pappersform i tre år om det skannats från pappersoriginal, istället för sju.
6. Sparas i sju år om det är pappersoriginal som inte skannas.
Försök därför att ställa om så många fakturor och utlägg som möjligt till digitala, för att undvika lagring av fysiska dokument.
Men ibland får man ju ändå en fysisk faktura eller ett fysiskt kvitto som måste skannas in/fotas och sedan lagras. Och sköts inte det här väl under årets gång blir det ordentligt jobbigt när årsredovisningen skall göras. Du behöver jaga kollegor och kanske leverantörer efter kvitton och fysiska fakturor. Det här går att undvika. Här är två tips från oss på PE Accounting hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!
Vi på PE tror på varje anställds förmåga att själv ansvara för sin kvittohantering genom att få ett företagskort kopplat till den enskilde personen, där fakturan också ställs ut på denne. Det här skapar en större motivation hos den anställde att se till att kvittoredovisningen går rätt till eftersom det är ett krav för att pengarna ska ställas ut i syfte att kunna betala fakturan.
Hos oss på PE tillgodoses kunden och den anställde med kvittokuvert där kvittona läggs ned innan de åker in i en kvittopärm som sedan ska lagras. Vi har också en direkt integration till våra samarbetspartners Mynt och Eurocard så att utlägget kommer upp direkt i PEs app och den anställde kan göra sig oskyldig omgående.
Du som fortfarande skannar och lagrar fysiska fakturor vet kanske hur mycket tid och kraft som går åt för att få ordning på det. Och ändå saknas det en faktura när det är dags för årsredovisningen och den stora deckargåtan måste utredas omgående.
På PE Accounting har vi vår alldeles egna inskanningscentral dit alla våra kunders fysiska fakturor går. Där lagras dem även enligt bokföringslagens alla regler. Allt som inte är fakturor rensas bort eller skickas till ert kontor. Det hela resulterar i att du kan lägga din tid på något bättre än administration!
Läs gärna mer om leverantörsfakturor och betalning här.
Källor: Bokföringslagen
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
X min läsning
Att hålla på med sin ekonomi ska vara en givande aktivitet. Det ger en översikt, visar var det går att bli bättre och ger kontroll över fakta som beslut ska grundas på. När allt fungerar och rutiner för regelbundna saker som lön, faktura och utlägg rullar på bildas ett överskott i tid. Tid som kan omvandlas till kreativitet. Tyvärr är det inte alltid frid och fröjd, men det finns mycket du kan göra för att få det så fridfullt som möjligt.
Det finns inget universellt rätt sätt att sköta ekonomin. För vissa fungerar det att göra allt själv och för andra är det en hjälte på ekonomiavdelningen som räddar dagen. Men när volymerna växer blir de tidigare knappt märkbara mellanstegen alltmer krävande. Hur väl lirar de olika systemen för lön och bokföring egentligen? Alla aspekter ställs på allt högre prov och kräver mer arbetstid för att fungera. Ett typexempel är konsultbolaget DQC som till slut satt och jobbade i fem olika system samtidigt.
Ekonomi är inte vår kärnverksamhet. Det krävde manuell administration och tog mycket tid från oss. Tid som vi i stället ville lägga på värdeskapande uppgifter internt och externt. — Jonas Andersson, VD för DQC.
Med en tydlig behovsanalys och målbild lyckades de hitta en lösning där de fem systemen blev till ett. På så sätt automatiserades de tidskrävande mellanstegen och mängden administration minskade.
Det är troligtvis många som känner att de skulle kunna sköta ekonomiadministrationen på ett effektivare sätt. Mycket går att automatisera idag. Hur väl det skulle fungera i er verksamhet hänger på flera faktorer. Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.
Tror du att ni är redo för en mer automatiserad och smidig ekonomi? Kul! Då kan det vara läge att fundera kring vad som går att automatisera, vilka möjligheter det innebär och hur det skulle påverka era beslut. För att hjälpa er med detta har vi tagit fram en guide. Del två i denna roadmap handlar om att förtydliga målsättningen med en automatisering.
Någonstans kring 5 anställda blir digitala och automatiserade processer tydligt lönsammare i form av tid och kostnadsbesparingar. Det mest spännande är vad som sker över tid.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 9 februari 2022 • Kunskapsartiklar
Att hålla på med sin ekonomi ska vara en givande aktivitet. Det ger en översikt, visar var det går att bli bättre och ger kontroll över fakta som beslut ska grundas på. När allt fungerar och rutiner för regelbundna saker som lön, faktura och utlägg rullar på bildas ett överskott i tid. Tid som kan omvandlas till kreativitet. Tyvärr är det inte alltid frid och fröjd, men det finns mycket du kan göra för att få det så fridfullt som möjligt.
Det finns inget universellt rätt sätt att sköta ekonomin. För vissa fungerar det att göra allt själv och för andra är det en hjälte på ekonomiavdelningen som räddar dagen. Men när volymerna växer blir de tidigare knappt märkbara mellanstegen alltmer krävande. Hur väl lirar de olika systemen för lön och bokföring egentligen? Alla aspekter ställs på allt högre prov och kräver mer arbetstid för att fungera. Ett typexempel är konsultbolaget DQC som till slut satt och jobbade i fem olika system samtidigt.
Ekonomi är inte vår kärnverksamhet. Det krävde manuell administration och tog mycket tid från oss. Tid som vi i stället ville lägga på värdeskapande uppgifter internt och externt, berättar Jonas Andersson, VD för DQC.
Med en tydlig behovsanalys och målbild lyckades de hitta en lösning där de fem systemen blev till ett. På så sätt automatiserades de tidskrävande mellanstegen och mängden administration minskade.
Det är troligtvis många som känner att de skulle kunna sköta ekonomiadministrationen på ett effektivare sätt. Mycket går att automatisera idag. Hur väl det skulle fungera i er verksamhet hänger på flera faktorer. Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.
1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.
2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.
3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.
4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.
LÄS MER: Så förändrade Henry Ford din bokföring
Tror du att ni är redo för en mer automatiserad och smidig ekonomi? Kul! Då kan det vara läge att fundera kring vad som går att automatisera, vilka möjligheter det innebär och hur det skulle påverka era beslut. För att hjälpa er med detta har vi tagit fram en guide. Del två i denna roadmap handlar om att förtydliga målsättningen med en automatisering.
Bild: Någonstans kring 5 anställda blir digitala och automatiserade processer tydligt lönsammare i form av tid och kostnadsbesparingar. Det mest spännande är vad som sker över tid.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
