Så här säger Cathrine Hallmans som är Redovisningschef på Kvadrat & Amanda Lundberg, Lead Accountant på PE Accounting:

✅ Gå igenom vad som kan göras innan bokslutet – så som; t.ex se över balanskonton och om något behöver redas ut, reservationer, klassificeringar, och gör det gärna redan två månader innan det är dags.

✅ Gör en detaljerad checklista för varje dag med en tydlig arbetsfördelning om vem som gör vad. När alla vet vad som måste göras går det snabbare och risken för friktion minskar.

✅ Var realist – Lägg in luft i checklistan för fel som kan uppkomma eller andra oplanerade actions som måste vitas.

✅ Ta kontroll och våga delegera! Gör det du är bäst på och låt experter sätta smidiga processer för dig och hålla reda på regelverket åt dig.

✅ Älska månadsbokslut – Ett månadsbokslut är som en ”miniversion” av ett årsbokslut. Genom att göra månadsbokslut varje månad underlättar du årsbokslutet och får bättre kontroll.

✅ Automatisera för att effektivisera & få bättre beslutsunderlag – Så mycket som möjligt bör automatiseras för att spara tid och minimera fel. Med PE kan över 90% av den löpande bokföringen automatiserad, vilket underlättar din årsredovisningsprocess och ger dig bättre beslutsunderlag.

✅ Utvärdera – Boka in ett möte och utvärdera årsbokslutsprocessen tillsammans för att se hur nästa års arbete kan förbättras. Ett bra och nära samarbete löpande under hela året leder till att arbetet med årsbokslutet blir enklare och smidigare.

Vill du ha fler tips på enkla sätt att effektivisera din årsredovisning? Följ oss på Linkedin eller läs artikeln med fler bra tips för årsredovisningen  https://www.peaccounting.se/blogg/en-smidig-och-smartfri-arsredovisning-sa-gar-det-till

Att aktivera kostnader innebär helt enkelt att ni tar upp dem som en tillgång istället för att kostnadsföra dem löpande. Ni har alltså under vissa förutsättningar rätt att ta upp detta som tillgång eftersom de framåt kommer att innebära intäkter för er. Det gör att företaget inte behöver ta kostnader för detta under utvecklingstiden. Dessa kostnader tas istället genom avskrivningar när den utvecklade produkten eller tjänsten är färdig att säljas på marknaden. Ni sprider helt enkelt ut kostnaden istället för att ta allt här och nu.

Alla utgifter med sytet att utveckla något nytt för företaget – något ni senare ska kunna öka era intäkter genom kan ses som utvecklingskostnad. Vanligtvis pratar man om aktivering av lönekostnader för anställda i bolaget, men det går också att aktivera andra kostnader så som kostnaden för inhyrda konsulter, material etc.

Alla verksamheter är olika och frågan är hur du önskar göra just i ert bolag? Vill du ta så mycket kostnader som möjligt här och nu eller vill du försöka sprida ut kostnaderna så mycket som möjligt över åren för att få ett jämnare resultat? Detta valet är ditt, om ni uppnår kriterierna för att få göra denna justering i redovisningen.

Värt att notera är att den här bokförings-tekniska justeringen även kommer få en effekt på bolagets egna fria kapital. Anledningen till det är att den här lösningen inte ska kunna användas för att höja värdet på tillgångarna, förbättra resultatet och därmed kunna göra större utdelningar.

En grundförutsättning för att få se över möjligheten att aktivera kostnader är att ni följer K3-regelverket. Även för de företag som använder K2-regelverket finns vissa möjligheter till aktivering, men de är mer begränsade.

Förutsättningarna för att utgifterna för utveckling ska få aktiveras enligt aktiveringsmodellen är följande:

• Det ska vara tekniskt möjligt för er att färdigställa den immateriella tillgången för att den ska kunna användas eller säljas.
• Ni ska ha för avsikt att färdigställa tillgången och att använda eller sälja den.
• Ni har förutsättningar att använda eller sälja den immateriella tillgången.
• Det är sannolikt att den immateriella tillgången som ni utvecklar kommer generera framtida ekonomiska fördelar.
• Ni måste även ha tekniska, ekonomiska och andra resurser för att fullfölja utvecklingen och för att använda eller sälja tillgången.
• En av de svåraste puckarna kan vara att på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som är hänförliga till tillgången under dess utveckling. Detta skulle ni t.ex. kunna använda PE´s projektredovisning till för att följa upp och säkerställa korrekta underlag för beräkning och aktivering.

Är du nyfiken på att se över möjligheten till aktivering av kostnader för just DITT företag? Vi hjälper dig gärna att titta närmre på dessa möjligheter samt anpassa till din verksamhet. Kontakta oss så får du en kostnadsfri konsultation med en av våra experter. 

Finns det en smidig och smärtfri årsredovisning? Ja, absolut! Det handlar om att ta kontroll och hjälp där du inte är bäst. Gör det DU är bäst på och låt vassa ekonomer hålla reda på regelverket åt dig, sätta smidiga processer för bokslutet och göra det DE är bäst på.

Enligt aktiebolagslagen måste samtliga aktiebolag lämna in en årsredovisning som därmed är det officiella dokumentet för hur året gått. Det är en sammanställning av organisationens räkenskaper och förvaltning för ett räkenskapsår. Denna skickas in till Bolagsverket varje år.

Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. För dig som har räkenskapsår januari till december ska årsredovisningen alltså vara inne senast den sista juli. Det är däremot bra om du lämnar in årsredovisningen i god tid. Då är du säker på att hinna rätta till eventuella brister innan sista dagen och därmed slippa betala en förseningsavgift.

För att det ska vara möjligt att sammanställa året i en årsredovisning så pågår ett avstämnings-arbete kring bolagets löpande bokföring under hela året och i slutet av året stängs året. Denna process är det som kallas för årsbokslut. Ett årsbokslut är därmed inget dokument som lämnas in utan det är det övergripande avstämningsarbetet som leder fram till själva årsredovisningen.

Aktiebolag och ekonomiska föreningar måste som sagt alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer är det bland annat storleken på företaget som är avgörande för om en årsredovisning behöver upprättas eller inte.

Ett månadsbokslut är på sätt och vis en ”miniversion” av ett årsbokslut. Du stämmer helt enkelt av månaden och stänger månaden innan du ger dig in i nästa månad och period. Du säkerställer att samtliga fakturor är periodiserade korrekt, att alla kvitton och underlag för månaden finns och ser över eventuella frågetecken för att reda ut dessa direkt.

Gör du tolv effektiva månadsbokslut under året så kommer du givetvis att underlätta årsbokslutet senare. Om varje månad är avstämt och stängd på ett korrekt sätt så minskar risken för att stora frågetecken dyker upp i slutet av året.

Det innebär i sin tur att du har bästa möjliga förutsättningar för att på ett effektivt sätt ta fram din årsredovisning utan att det blir en stökig och tidskrävande process.

Förutom att underlätta arbetet med årsredovisningen så skapar ett gediget månadsbokslut även kontroll för dig som företagare. Du har kontroll på din löpande redovisning och även på kommande årsredovisning. Du vet hur det har gått varje månad och kan på ett tryggare sätt jobba med prognoser framåt. Därför är det viktigt att lägga tid och kraft på att göra ett omfattande månadsbokslut varje månad – det kommer att hjälpa dig under hela året och dessutom slipper du otrevliga överraskningar i slutet av året.

Notera att det inte är ett lagstadgat krav att göra månadsbokslut, men vill du ha en smidig och smärtfri process för att sammanställa din årsredovisning och vill du att det ska gå snabbt att stänga året så är detta vägen framåt.

Aktiebolag och ekonomiska föreningar måste som sagt alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer är det bland annat storleken på företaget som är avgörande för om en årsredovisning behöver upprättas eller inte.

Många sitter och hackar i Excel i slutet av året. De letar efter kvitton och underlag för årsredovisningen och de har inte tid eller kompetensen till att ligga i framkant och vara uppdaterade och pålästa kring alla nya regler som kan påverka deras verksamhet. Många har dessutom inte lagt tillräckligt med tid på månadsboksluten under året vilket gör årsbokslutet till en tidskrävande process. Det är inte ovanligt att årsredovisningen inte är klar förrän under våren. Det kommer att påverka dina beslut negativt. Om du inte stängt föregående år förrän i maj exempelvis – hur ska du då kunna fatta proaktiva och välgrundade beslut för nästa år? Du sitter med gamla siffror helt enkelt.

Genom att automatisera den löpande redovisningen och bokföringen så mycket som möjligt under året och genom att ha en ekonomilösning som även omfattar stöd från kompetenta ekonomer och experter så kan du:

• Få trygghet och kontroll under hela året
• Minimera överraskningar och obehag i slutet av året
• Öka proaktiviteten och jobba med prognoser framåt
• Få bättre beslutsunderlag som bygger på realtidsuppdaterade siffror

Vi tror på att automatisera så mycket som möjligt för att spara tid och minimera felkällor. Själva arbetet med att stänga året och ta fram en årsredovisning kommer dock alltid att vara en manuell process. Det är en människa som sammanställer året i ett dokument. Men om över 90% av den löpande bokföringen och redovisningen under året är automatiserat så kommer denna process att vara så friktionsfri som möjligt.

Du behöver inte som CFO sitta och hålla dig uppdaterad på regelverket hela tiden eller stressa med att få in alla underlag i slutet av året. Du har det stödet i form av automatiserade processer i grunden och en duktig ekonom som kan din verksamhet och vet alla speciallösningar när det väl är dags att stänga året. Det gör att ni kan stänga året på bara några dagar istället för månader.

Det finns många saker att jobba på under året för att skapa en smidig process för ditt årsbokslut. Att automatisera det som går i bokföringen och därmed minimera manuella mellansteg är ett sätt. Det sparar dig tid, men det gör också att risken för fel minskar. Om du automatiserar din bokföring och redovisning via en lösning som PE Accounting kan din bokslutsprocess se ut så här i 7 enkla steg:

Årsboksluts-mail. 1-2 månader innan räkenskapsåret är slut, skickar vi ett ”årsboksluts-mail” för att enas om tidsplanen tillsammans med dig. Dina dedikerade konsulter anpassar givetvis tidsplanen utifrån ditt behov.

Åtgärdsplan. Vi skickar en lista till dig på åtgärder som behöver vara klart för att kunna fullborda årsbokslutet i tid. Åtgärdslistan består mestadels av transaktioner som inte har gått via PE och därmed inte automatiserats under året.

Bearbetning av listan. Vi tar projektledarrollen och leder dig hela vägen. När vi får återkoppling på åtgärdslistan från dig som företagare så ser vi till att allt som är olöst blir åtgärdat i tid.

Avslutande månadsbokslut. Vi skapar ett sista månadsbokslut för att fullborda räkenskapsåret. Det sista månadsbokslutet lägger vi extra mycket kraft på för att ytterligare underlätta arbetet med årsredovisningen. Vi granskar även förvaltningsberättelsen så att årsredovisningen blir komplett.

Struktur för revision. Vi skapar en struktur med specifikationer för respektive balansräkningskonto. Revisorn får vägledning och tillgång till PE. Vi ser till att allt underlag finns med i strukturen från PE och Skatteverket för att underlätta.

Granskning och färdigställande. Våra seniora ekonomer gör en intern granskning av bokslutet för ditt företag innan det färdigställs och skickas till dig och revisorn.

Utskick. Det enda som återstår för dig är att signera och skicka in årsredovisningen och fastställelseintyget till Bolagsverket. Klart!

Identifiera målet. Vad vill du med årsredovisningen. Vad vill du påvisa som företagare? Detta måste du ha klart för dig så att det sedan framgår i dokumentationen.

Identifiera risker. I bolag med tighta deadlines finns alltid riskmoment där aktiviteter kan göra så att processen försenas. Identifiera dessa moment så att ni kan ha en plan för att minimera risken för förseningar.

Kommunicera ofta och tydligt. Se till att du har ett bra samarbete med tydlighet och effektiv kommunikation mellan dig som företagare och de som ska stötta dig i upprättandet av årsredovisningen. Det gör att ni blir klara snabbare och även får en bättre slutprodukt.

Vill du också slippa chocken i slutet av året när du får fakturan från redovisningskonsulten? Genom att automatisera din redovisning och bokföring under året kan vi erbjuda marknadens mest effektiva årsbokslut och årsredovisning – till ett fast pris. Du får trygghet och kostnadskontroll. Nyfiken?

Se vårt inspelade webinar där våra kollegor delar med sig av sina bästa tips för att årsbokslutet ska bli så effektivt och smärtfritt som möjligt.

Nu startar vi ett samarbete med Planacy – för att erbjuda ett verktyg som kan skräddarsys för kundens behov av datadriven budgetering, prognostisering och planering. Integrationen mellan PE och Planacy ger kunden möjlighet att jobba effektivt med rullande prognos och budget samt att smidigt delegera prognostiseringen till resultatansvariga i organisationen.

Planacy är ett fantastiskt komplement till PE Accountings egna rapport- och budgetfunktionalitet. Med integrationen mot Planacy erbjuder vi våra kunder ett extremt kraftfullt prognos- och budgetverktyg för en mer skräddarsydd hantering av sin finansiella planering, menar Pontus Björnsson, vd på PE Accounting.

PE Accounting och Planacy passar för bolag som växer snabbt och behöver ha kontinuerliga och snabba beslutsunderlag till ledning/styrelse.

PE Accounting var ett självklart val som första partner inom ekonomisystem. Med deras höga grad av automation tillsammans med vårt kraftfulla stöd för snabbväxande bolag att arbeta mer datadrivet och strategiskt med sin finansiella prognos kompletterar vi varandra mycket väl. Vi har redan ett flertal gemensamma kunder och ser fram emot att utveckla vårt gemensamma erbjudande och välkomna fler, säger Jimmy Stenqvist Evegård, vd på Planacy.

För mer information, kontakta:

Pontus Björnsson, VD på PE Accounting
pontus.bjornsson@accounting.pe
0701-81 42 04

Jimmy Stenqvist Evegård, VD på Planacy
jimmy@planacy.com
0706-08 43 74

Om Planacy: Planacy grundades 2015 och är ett svenskt SaaS-bolag som förenklar ett mer datadrivet och kontinuerligt arbete med finansiell planering. Genom ett mer proaktivt och värdeskapande arbete med budget, prognos och planering bidrar Planacy till bättre planerade och mer framgångsrika företag och verksamheter. Med en innovativ och kraftfull plattform och en bra bit över 130 kunder har man etablerat sig som marknadens ledande plattform för datadriven budget, prognos och planering. Läs mer på www.planacy.com

För att kunna skala din verksamhet måste du kunna minimera manuella mellansteg som kräver en människa. Du måste ha rätt processer. Människor är inte skalbara, men det är dina processer. Du behöver automatisera allt som går och låta dina kollegor på ekonomiavdelningen istället lägga tiden på att analysera siffrorna och jobba vidare med er affärsmodell.  

På kort tid har därför automatiserad ekonomi och transparens i siffrorna blivit lösningen för SaaS-bolag som vill växa mycket och snabbt – varje år. Genom att minska antalet system och samla allt, inklusive lön, på ett ställe får du kontroll och hastighet. 

Affärsmodellen för SaaS-bolag är enkel och flexibel. Det handlar om att öka MRR, ARR och Lifetime Value på dina löpande kunder och samtidigt hålla nere CAC (Customer Aquisition Cost) och Churn.  

Du vill kunna göra detta med så få interna resurser som möjligt för att kunna lägga dina pengar på att utveckla produkten och lösningen istället.  

SaaS-bolagen gillar också de återkommande intäkterna som ger ett bra och stadigt kassaflöde. Därför har de mest framgångsrika SaaS-bolagen 100% koll på sina löpande intäkter i form av MRR och ARR. De har dessutom koll i realtid så att de kan agera proaktivt.  

Att växa kostar pengar, därför måste din ekonomilösning ha rapporter som i realtid visar:  

• Löpande avtal – MRR och ARR
• Förändringar i din kundstock 
• Kassaflödet med en full integration till banken så du slipper olika inloggningar 

 De flesta SaaS-bolag vi har träffat har en flora av olika system för att lösa följande behov:  

• Redovisning och bokföring 
• Lönehantering
• Tidsrapportering 
• Kund- och leverantörsfakturor 
• Kvittoredovisning 
• Rapporter och widgets 

Att arbeta i så många olika system är tidskrävande samtidigt som risken för fel ökar för varje system. Att växla mellan olika system tar tid och fokus som du kan lägga på din kärnverksamhet istället.  

Fler system minskar dessutom din möjlighet att maximera automatiseringsgraden. Så vill du ha så hög automatiseringsgrad som möjligt ska du ha en lösning som samlar alla dessa behov på ett ställe.  

De flesta SaaS-bolag växer snabbt. Väldigt snabbt. Det är inte ovanligt att SaaS-bolag växer med 50–100% varje år och då kan denna systemflora snabbt sätta krokben.  

Att göra ett månadsbokslut med 3-5 olika system kan ibland ta över 10 dagar. Dock vill styrelsen och ägarna ofta se siffrorna betydligt snabbare än så, kanske på bara några dagar. 

Vi gick från 15 arbetsdagar till 3 för att stänga månaden, Erica Sandelin Ekelund, CFO på Voyado.

För att lyckas stänga böckerna på kortare tid och säkerställa att det blir 100% rätt så måste ni samla allt i ett system för att öka möjligheten till automatisering. Det innebär att ni låter AI sköta manuella mellansteg som människorna då slipper lägga tid på. Maskinerna gör det betydligt snabbare och utan mänskliga fel.  

Ett annat sätt att snabba upp processen är att anställa fler kollegor till din ekonomiavdelning. Detta är inte lösningen för snabb tillväxt av ditt SaaS-bolag, men du kan göra månadsboksluten snabbare med fler resurser.  

De mest framåtlutade SaaS-bolagen väljer dock att lägga sin rekryteringsbudget på utvecklare snarare än ett stort team med ekonomer. För att inte kompromissa med hastigheten så väljer de en automatiserad helhetslösning som både minimerar manuellt jobb och ökar farten i boksluten.  

Kolla in vårt inspelade webinar för att se hur andra SaaS-bolag valt att automatisera ekonomin för att kunna skala verksamheten snabbare.

För dig med abonnemangsmodell och återkommande intäkter via löpande avtal så är automatiserade ekonomiprocesser väldigt tillgängligt och effektivt idag. Dessa processer går relativt snabbt att implementera och på cirka 1 månad kan du vara igång och lägga minimal tid på manuella mellansteg och istället lägga allt ditt fokus på att öka ARR och MRR (Annual Reccuring Revenue och Monthly Reccuring Revenue).

Så släpp fokus på digitalisering och spänn bågen mot en mer modern och automatiserad ekonomilösning istället. Framtiden är automatiserad och dina konkurrenter har troligtvis redan börjat nyttja lösningar med fokus på minsta möjliga handpåläggning för att automatisera så mycket det går.

De SaaS-bolag vi har träffat hittills, stora som små, har alla haft några gemensamma utmaningar där en automatiserad ekonomilösning varit värdefullt för att lyfta affärsmodellen till nästa nivå. Dessa utmaningar har varit gällande:

• Abonnemangshantering
• Automatisering av fakturering och betalningar
• Kontroll över förändringar av kundstocken
• Skalbarhet och kontroll över viktiga nyckeltal så som ARR och MRR
• Viljan att inte lägga tid och kraft på bokföring utan istället ägna tiden åt affärsutveckling och kärnverksamheten.

En gemensam faktor hos många SaaS-bolag är att abonnemangshanteringen blir mer eller mindre komplex i takt med att bolaget växer. Det kan exempelvis bli svårare att se och förstå varför kunder byter abonnemang eller säger upp avtalen. Det kan finnas gamla avtal som följt med även när ni bytt modell. Det blir snabbt mer administration när allt måste hänga ihop med betalningar och redovisningen.

Snabbväxande SaaS-bolag vill att abonnemangshanteringen sker så automatiserat som möjligt, med minimalt antal manuella mellansteg. Samtidigt ska det givetvis bli rätt 100% av tiden.

För att det ska vara möjligt måste system för abonnemangshantering kunna hantera komplexiteten och samtidigt hänga ihop med allt som rör ekonomin.

PE Accounting har löst det genom att allt kring redovisning och ekonomi hänger ihop per automatik i ekonomisystemet medan abonnemangshanteringen, när den blir mer komplex, sker direkt i vår partner Youniums plattform. En färdig integration mellan systemen skickar och hämtar data automatiskt, vilket gör att allt blir rätt på en gång, in i minsta detalj. Till och med periodiseringar landar rätt från början. Detta är något som annars leder till extra administration när man använder andra ekonomisystem utan dessa integrationer.

Många SaaS-bolag lägger onödigt mycket tid på fakturering samt avstämningar kring betalning och transaktioner. Denna process tar mycket tid och kraft, men är otroligt viktigt för bolaget. Pengarna är det som driver tillväxten, men idag behöver du inte göra särskilt mycket manuellt.

Med PE Accounting kan du skapa fakturor på det sätt som passar just ditt bolag. De allra flesta SaaS-bolag väljer automatiskt, löpande avtal och dessa kan vara via API eller helt manuella. Men du minimerar de manuella mellanstegen i själva faktureringen genom att sätta upp just löpande avtal per automatik. Efter attest får fakturan ett fakturanummer och den bokförs, periodiseras, kategoriseras och reskontra görs på rätt sätt.  Du kan dessutom se direkt i systemet när den blivit betald via vår integration med banken. Bokföringen sköter sig själv, helt enkelt.

PE takes away 95% of the bookkeeping work to be honest.

Sing Randhawa, CFO på Minna Technologies

De flesta SaaS-bolag har en hel del administration kring utlägg och fakturering. Genom att automatisera processen så lång det är möjligt kan medarbetarna fota och skicka in kvitton via en mobil app och sedan låter ni bokföringen sköta sig själv. Det innebär att utgifter förknippas med specifika abonnemang eller kunder och du kan givetvis vidarefakturera utläggen på ett smidigt sätt.
En annan utmaning är givetvis att SaaS-bolag som växer snabbt även får en ökad administration gällande lönehanteringen i takt med att personalstyrkan växer. Ju mer ni klarar av att automatisera desto mindre tid kommer lönehanteringen att ta från dina kollegor på ekonomi.

I en automatiserad process genereras löneunderlag och specifikationer automatiskt den första i varje månad. Ni behöver i princip bara attestera och godkänna betalningen och får samtidigt en total översikt innan utbetalning sker. Systemet skickar också in kontrolluppgifter, mailar lönespecifikationer, reglerar semesterskulder och uppdaterar rapporter. Allt som krävs är ett klick och sedan kan ni fokusera på er kärnverksamhet och lönsamheten.

När det gäller skalbarhet i ett SaaS-bolag måste du våga nörda ner dig i de siffror som driver din tillväxt. Du måste ha realtidskoll på CAC (Customer Acquisition Cost) och LTV (Lifetime Value på kunden). Du behöver kunna se relationen mellan CAC och LTV, alltså det ska ge mer än det kostar att dra in en kund. Givetvis behöver du ha stenkoll på ARR och MRR som troligen är dina viktigaste nyckeltal.

När ni vill skala måste kontrollen finnas på både intäkts och kostnadssidan och ni behöver kunna förstå sambanden. Här är systemstödet helt avgörande för att du ska få fram de siffror du behöver och dessutom kunna skapa rapporter för att fatta rätt beslut framåt.

Vill du också ta kontroll över era abonnemang i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning av ARR, MRR och er affärsmodell? Då är det dags att dyka in framtiden och automatisera det som går. Många SaaS-bolag har som sagt redan börjat resan…gör det du också!

Kolla in vårt inspelade webinar för att se hur andra SaaS-bolag valt att automatisera ekonomin.