2 min läsning • 8 mars 2022 • Kunskapsartiklar
Att implementera ett nytt system är ett utmanande projekt. Kanske det svåraste arbetet och projektet du kommer att göra och uppleva i din karriär. Många gråa hår kan undvikas genom en noggrann förberedelse. För den som driver det internt kan det innebära skillnaden på flera månader av dubbelarbete.
Beroende på hur stor verksamheten är så kräver implementeringen olika mycket av er som företag. Men oavsett storlek krävs alltid en omställning och nya strukturer. Det är något som inte bara påverkar ekonomin utan hela administrationen kring den, så se till att alla är med på tåget. Visionen är alltid en så effektiv process som möjligt, men hur lyckas man med det?
Internt
Tar ni in extern hjälp kommer de ta projektledaransvaret, men ni kommer hur som helst behöva plocka ut all information som ska in i det nya systemet. Vem som hanterar projektet faller sig ibland naturligt men är en viktig detalj att specificera. Det är i implementeringen som affärsvärdet realiseras, så var noga med att implementeringen blir rätt från början.
Förankring
Att få till kommunikationen är kritiskt. Involvera en representant från alla delar av företaget som kommer påverkas av förändringen. Uppdatera löpande om vilka förändringar som kommer ske och vad affärsskälen är. Specificera vad slutanvändaren behöver göra för att projektet ska lyckas.
Implementationskonsulter
Har du inte implementerat ett nytt system förut kan extern hjälp vara nyttig. Det ger en trygghet i att det blir så effektivt genomfört som möjligt samt att den extra belastningen på er personal inte blir högre än den behöver bli. I denna text vill vi givetvis rekommendera PE Accountings egna erfarna team av konsulter som sköter just detta. Men om ni väljer en annan aktör är det en viktig att tänka till lite extra, valet av implementationskonsult kan bli lika avgörande som valet av system. Vissa är mer tekniska medan andra fokuserar mer på att skapa en atmosfär av samarbete. Fundera på vad som skulle passa bäst för er.
Det är viktigt att man har tillräckligt med erfarenhet för att veta i vilken ordning man kan göra saker och sätta bra deadlines. Du vill inte sitta i ett förändringsprojekt utöver dina vanliga arbetsuppgifter under längre tid än nödvändigt, säger Simon Model, PE Accountings implementationschef.
Utöver allmän information om systemet kan det vara värt att specialutbilda några utvalda personer lite extra. Gärna de personer som naturligt vill lösa problem snarare än att identifiera dem och som har lätt att förstå den nya strukturen. Det gör att det blir lättare för de andra att ställa små frågor som kan kännas jobbiga, vilket kan ge hela implementeringen en mer positiv känsla.
Med de bitarna på plats har du kommit en bra bit på vägen, men för att hjälpa dig vidare har vi tagit fram en guide. Del 4 i vår roadmap handlar om implementering och ger dig fyra viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Läs den idag och säkerställ att ni får ut värdet från er investering.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 24 februari 2022 • Årsredovisning
Om du lyckats göra det mesta digitalt har du kommer en bit på vägen. Sitter du fortfarande med pärmar fyllda med fysiska fakturor är det skiftarbete vid skannern som gäller. Årsredovisningen kan vara en riktig administrativ rysare beroende på hur bokföringen skötts under året. Här är två tips från oss på PE Accounting hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!
1. Vara läsbar och möjlig att skrivas ut på papper
2. Sparas i samma format och skick som när företaget fick den
3. Digitaliseras på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet
4. Förvaras i Sverige eller annat land inom EU
5. Sparas i sin pappersform i tre år om det skannats från pappersoriginal, istället för sju.
6. Sparas i sju år om det är pappersoriginal som inte skannas.
Försök därför att ställa om så många fakturor och utlägg som möjligt till digitala, för att undvika lagring av fysiska dokument.
Men ibland får man ju ändå en fysisk faktura eller ett fysiskt kvitto som måste skannas in/fotas och sedan lagras. Och sköts inte det här väl under årets gång blir det ordentligt jobbigt när årsredovisningen skall göras. Du behöver jaga kollegor och kanske leverantörer efter kvitton och fysiska fakturor. Det här går att undvika. Här är två tips från oss på PE Accounting hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!
Vi på PE tror på varje anställds förmåga att själv ansvara för sin kvittohantering genom att få ett företagskort kopplat till den enskilde personen, där fakturan också ställs ut på denne. Det här skapar en större motivation hos den anställde att se till att kvittoredovisningen går rätt till eftersom det är ett krav för att pengarna ska ställas ut i syfte att kunna betala fakturan.
Hos oss på PE tillgodoses kunden och den anställde med kvittokuvert där kvittona läggs ned innan de åker in i en kvittopärm som sedan ska lagras. Vi har också en direkt integration till våra samarbetspartners Mynt och Eurocard så att utlägget kommer upp direkt i PEs app och den anställde kan göra sig oskyldig omgående.
Du som fortfarande skannar och lagrar fysiska fakturor vet kanske hur mycket tid och kraft som går åt för att få ordning på det. Och ändå saknas det en faktura när det är dags för årsredovisningen och den stora deckargåtan måste utredas omgående.
På PE Accounting har vi vår alldeles egna inskanningscentral dit alla våra kunders fysiska fakturor går. Där lagras dem även enligt bokföringslagens alla regler. Allt som inte är fakturor rensas bort eller skickas till ert kontor. Det hela resulterar i att du kan lägga din tid på något bättre än administration!
Läs gärna mer om leverantörsfakturor och betalning här.
Källor: Bokföringslagen
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 22 februari 2022 • Bokföring/ Redovisning
Dagen är här, timmen är kommen, det går inte att undvika längre. Beslutet är redan taget efter långt kämpande och noggranna förberedelser. Att skjuta upp det igen är inte ett alternativ. Du visualiserar alla manuella mellansteg du ska effektivisera bort och ger dig ut i djungeln.
Vare sig det är en VD, CFO eller någon annan som hanterar ekonomin så är en konsoliderad vy av ekonomin fundamental för att kunna ta bra beslut. Det är många beståndsdelar som behöver fungera i harmoni för att det ska bli verklighet.
Ett system för tidsrapportering, en redovisningskonsult, leverantörsfakturor, kundfakturor och en sjukdom i ekonomteamet. Desto fler komponenter desto fler svårigheter att få det att flyta.
För konsultbolaget Kvadrat var syftet med att byta system tydligt: ”Vi växer och det betyder bland annat att vi vill ha fler automatiserade processer för ekonomihanteringen. Vi vill minimera manuell handpåläggning och satsa på värdeskapande arbete för våra kvadratare, våra anställda och våra kunder”, säger Björn Widlund, CFO på Kvadrat.
I praktiken så innebär automatiserade processer att alla händelser, inkomster, utgifter, utlägg, löner, rapporter med mera hanteras av systemets uppsatta regelverk så effektivt som möjligt. Dessutom skapas alla digitala bokföringsunderlag per automatik i systemet. Denna process fungerar på olika sätt beroende på systemleverantör. Det ena är inte mer rätt än det andra, utan det handlar snarare om vilka behov just din verksamhet har av struktur och kontroll.
Bild: Vad måste ni idag ägna er mest åt? Bokföring eller prognostisering? Vad tillför mest värde?
Om det är viktigt för er att behålla full kontroll över ekonomin och använda siffror som beslutsunderlag så ska ni välja ett system som ger er möjlighet till attesträtt, behörighetsstyrning samt realtidsuppdatering av era siffror. Vill du ligga i absolut framkant ska du välja en partner som dessutom stöttar er med redovisningsspecialister som känner till ert företag, bransch och de regelverk som påverkar er verksamhet. Det ger er bättre koll på läget samtidigt som ni får tid över till något roligare. Som att utveckla er verksamhet till exempel.
Det låter enkelt och i den perfekta världen så funkar allt så här friktionsfritt. Men det förutsätter förstås att du gjort förarbetet noggrant, så att det blir rätt från början. Vi har tagit fram en roadmap för automatisering av ekonomiprocesserna och del 3 i den handlar just om upphandling. I denna del presenterar vi 4 tydliga steg som underlättar upphandlingen av er nästa ekonomitjänst. Läs guiden och ta del av konkreta tips och mallar för att hitta rätt i leverantörs-djungeln.
Här kommer några bra frågor att lyfta när ni jämför alternativ.
Det är bara ett utdrag av frågor som kan vara relevanta för er. Gör er egen lista och ta reda på vad som är möjligt för just ert företag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 9 februari 2022 • Kunskapsartiklar
Att hålla på med sin ekonomi ska vara en givande aktivitet. Det ger en översikt, visar var det går att bli bättre och ger kontroll över fakta som beslut ska grundas på. När allt fungerar och rutiner för regelbundna saker som lön, faktura och utlägg rullar på bildas ett överskott i tid. Tid som kan omvandlas till kreativitet. Tyvärr är det inte alltid frid och fröjd, men det finns mycket du kan göra för att få det så fridfullt som möjligt.
Det finns inget universellt rätt sätt att sköta ekonomin. För vissa fungerar det att göra allt själv och för andra är det en hjälte på ekonomiavdelningen som räddar dagen. Men när volymerna växer blir de tidigare knappt märkbara mellanstegen alltmer krävande. Hur väl lirar de olika systemen för lön och bokföring egentligen? Alla aspekter ställs på allt högre prov och kräver mer arbetstid för att fungera. Ett typexempel är konsultbolaget DQC som till slut satt och jobbade i fem olika system samtidigt.
Ekonomi är inte vår kärnverksamhet. Det krävde manuell administration och tog mycket tid från oss. Tid som vi i stället ville lägga på värdeskapande uppgifter internt och externt, berättar Jonas Andersson, VD för DQC.
Med en tydlig behovsanalys och målbild lyckades de hitta en lösning där de fem systemen blev till ett. På så sätt automatiserades de tidskrävande mellanstegen och mängden administration minskade.
Det är troligtvis många som känner att de skulle kunna sköta ekonomiadministrationen på ett effektivare sätt. Mycket går att automatisera idag. Hur väl det skulle fungera i er verksamhet hänger på flera faktorer. Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.
1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.
2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.
3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.
4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.
LÄS MER: Så förändrade Henry Ford din bokföring
Tror du att ni är redo för en mer automatiserad och smidig ekonomi? Kul! Då kan det vara läge att fundera kring vad som går att automatisera, vilka möjligheter det innebär och hur det skulle påverka era beslut. För att hjälpa er med detta har vi tagit fram en guide. Del två i denna roadmap handlar om att förtydliga målsättningen med en automatisering.
Bild: Någonstans kring 5 anställda blir digitala och automatiserade processer tydligt lönsammare i form av tid och kostnadsbesparingar. Det mest spännande är vad som sker över tid.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 3 februari 2022 • Coronainformation
Den 2 februari kom beslut på de förslag som tidigare lagts fram för att stötta företag och privatpersoner under den senaste tiden när vi haft de restriktioner som nu ska sluta gälla från och med en 9 februari.
De beslut som påverkar den anställde:
Beslut som påverkar företaget:
Håll dig uppdaterad om det rådande Corona-läget genom att signa upp dig på ”insikter med PE”. Vi delar även med oss av kommande event, tips om skatt, ekonomi, automatisering, entreprenörskap och tillväxt. Klicka på knappen nedan och fyll i dina uppgifter så skickar vi våra nyhetsbrev till dig så länge du vill. Vi försöker vara så relevanta som möjligt för dig som är entreprenör, företagsägare, CFO eller CEO.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 17 januari 2022 • Coronainformation
Regeringen hade idag (17/1) en presskonferens för att presentera en ändringsbudget med nya förslag för att minska smittspridningen. Den innehåller bland annat en återinförd ersättning för karensavdrag retroaktivt från december och förlängningar av omställningsstöd till företag. 18 miljarder kronor kommer göras tillgängligt för att genomföra åtgärderna.
För att försöka minska på smittspridningen så att den som är sjuk verkligen stannar hemma och inte går till jobbet så vill regeringen åter igen införa den ersättning för karensavdrag som tidigare funnits. Det innebär att den anställde via Försäkringskassan skulle kunna söka om att få ersättning för det karensavdrag som gjorts på lön vid sjukdom som inträffat under perioden 8 december till och med 31 mars.
Även ersättning till riskgrupper och viss tillfällig föräldrapenning föreslår nu regeringen ska förlängas till och med mars 2022. I förslaget så vill de även slopa kravet på läkarintyg under ev. sjuklöneperiod som inträffar mellan den 19 januari och 31 mars 2022.
Tidigare under pandemin har företag kunnat få ersättning på månadsbasis för sjuklönekostnader. Detta också för att företag ska säkerställa att deras anställda är hemma och sjuka när de faktiskt är det. I regeringens nya förslag så vill de återinföra detta under perioden december 2021 till och med mars 2022.
Ett företags sjuklönekostnader deklarerar vi på månadsbasis i arbetsgivardeklarationer så Skatteverket har redan information om respektive bolags sjuklönekostnader och det kommer därför regleras per automatik via företagets skattekonto om företaget haft sjuklönekostnader under denna period.
Företag som har tappat mer än 30% av sin omsättning kan ansöka om omställningsstöd, det stödet utökas nu med upp till fyra månader. Tidigare har besked kommit om att stödet kommer gå att ansöka om för perioden december 2021 till och med februari 2022 men kan komma att utökas även till mars 2022 beroende på utvecklingen av pandemin. Detta stöd måste även godkännas utav EU-kommissionen då det klassificeras som ett statsstöd.
I ändringsbudgeten hanteras även delar som idrott, kultur och sjukvård som inte noterats om här.
Håll dig uppdaterad om det rådande Corona-läget genom att signa upp dig på ”insikter med PE”. Vi delar även med oss av kommande event, tips om skatt, ekonomi, automatisering, entreprenörskap och tillväxt. Klicka på knappen nedan och fyll i dina uppgifter så skickar vi våra nyhetsbrev till dig så länge du vill. Vi försöker vara så relevanta som möjligt för dig som är entreprenör, företagsägare, CFO eller CEO.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 10 januari 2022 • Bokföring/ Redovisning
PE Accounting fortsätter sin automatiseringsresa och blir nu först med att erbjuda automatiserad klimatredovisning till sina kunder genom sitt dotterbolag Wellfish, i samarbete med GoClimate.
I takt med att kraven ökar på företag att klimatredovisa i hela leverantörsledet, så ökar kraven på redovisningssystemen att rapportera korrekta siffror. Idag rapporterar företag in sin klimatredovisning genom att manuellt mappa t.ex. resor, utlägg och leverantörsfakturor från sin bokföring. Detta är ett tidskrävande arbete vilket skapar friktion i bolaget och gör att många bolag inte kommer i mål alls.
Nu erbjuder PE Accounting genom sitt dotterbolag Wellfish och i samarbete med GoClimate, en automatiserad lösning för att få tillgång till sin klimatredovisning direkt från sin bokföring. GoClimate hjälper företag att bromsa klimatförändringar och genom att integrera klimatberäkningen in i bokföringen, så kan företagen minska sin påverkan på miljön, främst genom att minska koldioxidutsläppen.
Vi fortsätter vår automatiseringsresa genom att erbjuda klimatredovisning som förenklar för våra kunder, menar Olle Rydqvist, medgrundare på PE Accounting. Det känns fantastiskt att automatisera även klimatredovisningen för alla våra kunder tillsammans med GoClimate.
Vi kan alla vara med och bidra till en bättre värld, och att erbjuda företag att enkelt få koll på sin klimatpåverkan och därmed ge sitt miljöarbete rätt förutsättningar, känns både meningsfullt för företaget och för vår framtid, säger Kalle Nilvér, medgrundare på GoClimate. Att göra det tillsammans med PE Accounting gör dessutom detta arbete automatiserat och effektivt för alla parter.
För mer information, kontakta:
Wellfish
+46 72-403 49 84
Wellfish gör det enkelt för er att automatisera hållbarhetsredovisning. Integrera Wellfish med ert nuvarande system för en enkel och smidig hållbarhetsredovisning. Läs mer på www.wellfish.se
PE Accounting är företaget som förändrar sättet världen ser på bokföring. Vi sätter en ny standard för hur man jobbar med redovisning för tjänsteföretag och SaaS-bolag genom automatisering och standardisering av processer.
GoClimate är ett socialt företag som jobbar med att stoppa klimatförändringarna genom att minska världens koldioxidutsläpp. Vi har alltid klimaträttvisa i åtanke och arbetar med 100% transparens. Läs mer på www.goclimate.com
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
2 min läsning • 4 januari 2022 • Coronainformation
Lagom till jul kom det fler restriktioner vilket nu också innebär förslag på fler stödåtgärder för företag. Än så länge är inget bestämt och stöden går inte att ansöka om men det vi har lärt oss från de senaste två pandemi-åren är att de föreslagna stöden med största sannolikhet också kommer att gå igenom. Vi kommer att uppdatera här på vår blogg så snart det är bestämt och går att ansöka om dessa stöd. Nedan är de föreslagna stödåtgärderna för företag.
Omställningsstödet som tidigare också funnits för bolag som har haft ett stort omsättningstapp på över 30 % föreslås nu att aktiveras igen för december månad. Förslag finns även förberett för att förlänga det till januari, februari och mars 2022 om restriktionerna fortsätter.
Omsättningstappet ska beräknas utifrån en referensperiod på året 2019. Beroende på hur mycket som bolaget har tappat i omsättning så kan du få upp till 70 eller 90 % av dina fasta kostnader som inte täcks av intäkter. Löner och hyror är exempel på fasta kostnader som kommer ligga till grund för beräkningen av stödet.
De tillfälliga skatteanståndet som företag tidigare kunde få hos Skatteverket kan också komma att utökas. Idag är det begränsat så att anstånd för arbetsgivaravgifter och avdragen skatt högst kan beviljas för sju perioder. Men det här kan komma att utökas till tio perioder. Samma sak med moms för de bolag som deklarerar månadsvis.
För bolag som deklarerar moms kvartalsvis ska möjligheten till anstånd utökas från dagens två perioder till tre. Om detta förslag beslutas så kommer perioden som går att ansöka anstånd för att utökas och avser då oktober till december 2021. Förslaget ligger på bordet och föreslås att träda i kraft den 5 februari och anståndet ska likt tidigare gå att ansöka om retroaktivt.
De skatteanstånd som tidigare godkänts under pandemin löper ut för många bolag nu under början av 2022. Sedan tidigare finns redan ett förslag lagt som innebär att företag som behöver ska kunna förlänga det anståndet med ytterligare 15 månader om företaget samtidigt följer en avbetalningsplan. Allt för att hjälpa företag med en kanske redan ansträngd likviditet.
En eventuell lagändring kan vara på gång som skulle ändra på det karenskrav som finns idag gällande korttidsarbete. Detta för att fler företag på så sätt ska kunna börja permittera anställda på nytt, även om inte ordinarie karenstid har löpt ut. Regeringen har inte lämnat mer information än så länge men förhoppningsvis kommer mer information inom kort.
Håll dig uppdaterad om det rådande Corona-läget genom att signa upp dig på ”insikter med PE”. Vi delar även med oss av kommande event, tips om skatt, ekonomi, automatisering, entreprenörskap och tillväxt. Klicka på knappen nedan och fyll i dina uppgifter så skickar vi våra nyhetsbrev till dig så länge du vill. Vi försöker vara så relevanta som möjligt för dig som är entreprenör, företagsägare, CFO eller CEO.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
