Idag erbjuder en rad revisorer olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta säger sig kunna arbeta mer eller mindre digitalt. Ta reda på vilka förutsättningar som finns för att samarbeta digitalt i så stor utsträcknings som möjligt. Det kan handla både om vilka rutiner de har för att ta emot underlag eller vilka förutsättningar ni har för att erbjuda revisorn tillgång till era system.

Hur digital revisorn än är så är det era egna underlag och tillgången till dessa som kommer att vara avgörande. Är de ursprungliga underlagen på papper kommer det trots allt kunna ställa till problem. Utvärdera dessa tre punkter för att få en tydligare bild av vad som är möjligt.

• Kan revisorn få egen behörighet och login för att komma åt siffror och rapporter?
• Är siffrorna uppdaterade mer eller mindre i realtid eller krävs det manuellt arbete vid till exempel en revision?
• Finns alla underlag digitalt och tillgängliga för revisorn i ert system för att kunna granskas?

Genom att skapa rätt förutsättningar hos er själva underlättar ni både belastningen på er egen organisation och kvaliteten i revisorns arbete.

Känns det rätt? Förmågan att lyssna och förstå era utmaningar är en viktig del av ert kommande samarbete. Du ska kunna vara avslappnad och trygg med din revisor och känna ett stort förtroende. Du kommer behöva lita på att revisorn du väljer gör rätt och kommer med bra råd som passar för dig och ditt företag. Det är därför viktigt att ni får en god kontakt med varandra.

Förväntar ni er något mer från er revisor än en revisionsberättelse på postlådan? Var tydliga med vad ni behöver nu och framöver. En kunnig revisor kan komma med nya idéer och förslag på hur ni kan effektivisera och driva företaget framåt. Prata om vad som är möjligt första gången och se om ni kommer överens och revisorn har en förståelse för era behov. Det kan här också vara bra att fråga om de har tid att lägga på er som ny kund eller om de är för hårt belastade. Om revisorn redan nu drunknar i arbete finns en risk att ni inte får det fokus som ni önskar.

När ni väljer revisor behöver ni inte välja en specifik person, det går även bra att välja en revisionsbyrå. Det innebär att formalia blir enklare om ni måste byta revisor, tex om din revisor går i pension eller byter revisionsbyrå. Det ger även trovärdighet i kontakt med banker och samarbetspartners. Ni har fortfarande möjlighet att välja en huvudansvarig revisor på revisionsbyrån.

Varje bransch har sina utmaningar och ställer olika krav på revisorns kunskap och erfarenheter. Det är viktigt att din revisor förstår vad din verksamhet handlar om för att kunna ge så bra rådgivning som möjligt och genomföra en ordentlig revision. Be om referenser på andra bolag i samma bransch.

Det finns revisionsbyråer som är registrerade hos Revisorsinspektionen. Det är en myndighet som tillser kvalité på revisorer och revisionsbolag. Registrerade revisionsbolag är skyldiga att följa en internationell standard för revision (ISA). Detta gör branschen till en av de mest reglerade branscher. Om du väljer en registrerad revisionsbyrå kan du räkna med att du får en revision av kvalitet. Det är ett bra sätt att minska riskerna för er som företag.

Kostnaderna för revision kan variera rejält mellan olika revisorer. Ofta är det svårt att få en tydlig bild av vad det kommer att kosta i slutändan. Det handlar både om att revisorn och ni kan ha svårt att i förväg bedöma mängden arbete som kommer att krävas men också hur transparent prissättningen är. Det är ofta dyrare att använda större revisionsbyråer men där kan det finnas lång erfarenhet och större bredd av kompetenta revisorer. Det viktiga i slutändan är att du känner att du får en kvalitetsstämpel som är trovärdig mot andra intressenter, men till en rimlig kostnad.

Det är idag tekniskt möjligt att samarbeta med er revison varifrån som helst, men ofta är det personliga mötet bra för att förstå varandra bättre. Något som kan vara värt att tänka på är närheten till revisorn, om det går att boka in ett möte på kontoret och prata strategier över en kopp kaffe. Ni får själva bedöma hur värdefullt det är för er.

Det är svårt att snabbt bedöma en revisor eller revisionsbyrås kompetens. Be alltid om referenser från byrån och fråga även ditt nätverk eller vänner om deras erfarenheter.

Med rätt strukturer och en egen resultaträkning per affärsområde blir det lättare att förstå var i bolaget värden skapas och identifiera förbättringspotential. Affärsområden kan användas som övergripande resultatenheter och underkategorier kan till exempel vara det som direkt påverkar tillväxten. Avgörande är även att strukturen går att implementera digitalt i det system ni använder.

Lägg upp en budget i samma system som resultaträkningen. På så vis kan ni enkelt följa upp om det går enligt plan och vad som skiljer sig mot den ursprungliga budgeten. Det går sedan snabbt att agera i tid istället för att reagera när det är för sent.

Sätt upp en projektstruktur som gör det möjligt att följa varje projekt som en egen resultatenhet. Det gör att det lättare att snabbt bedöma hur olika projekt påverkar affärsområdets resultat och se mönster i lönsamhet och tillväxt.

Koppla kostnader och intäkter på individnivå om ni har anställda. Det gör det lättare att se hur olika insatser påverkar affärsområdets resultat. Många av våra kunders anställda upplever det som motiverande att bättre förstå sin egen del och inte bara rapportera tid för att det förväntas.

Rätt implementerad automatisering minimerar risken för fel och låter er fokusera på analysen istället för manuellt rapportarbete. En del system kan integreras direkt med varandra via så kallade API anrop istället för att en person ska sköta överföringen. Överväg att ta hjälp med att bygga själva integrationen, det är en investering som ofta går snabbt att räkna hem både i kostnader och riskminimering.

Välj ut era viktigaste KPI:er och skapa standardiserade dashboards som uppdateras frekvent. Det sparar massor med tid och gör det lättare att ta faktabaserade beslut genom hela organisationen. Idag finns en rad olika system och tjänster som löser det på olika sätt. Oavsett hur fina era rapporter är så kommer de aldrig vara mer aktuella än siffrorna som läses in.

En förutsättning för att kunna implementera en smart uppföljningsstruktur och se effekten av det är att ha rätt systemstöd för att kunna digitalisera och automatisera så mycket som möjligt. Ett  tips är att läsa vår guide ”10 skäl att digitalisera redovisningen” för att få en känsla kring vad som är möjligt. Ett annat är att läsa ”4 krav för att kunna automatisera ekonomin”.

Om du vill träffa en rådgivare, prata mer om hur ni arbetar idag och hur ni skulle kunna bli mer effektiva framöver, hör gärna av dig direkt till oss så hittar vi en gemensam tid. Vår tjänst är optimerad för tjänsteföretag med 5 till 500 anställda och majoriteten av våra kunder bedriver någon form av konsultverksamhet eller SaaS-bolag.

Entreprenörsgalan 2018  drivs av Founders Alliance går av stapeln 20:e september, och PE Accounting är med som bronssponsor! Det är extra roligt då en rad av PE Accountings första kunder var och är medlemmar i Founders Alliance.

Sedan starten 2010 har PE Accountings vision varit att ge entreprenörer, företagsledare och ekonomichefer en möjlighet till kontroll i ekonomin, effektiva och förenklade processer och uppdaterade beslutsunderlag. Övertygelsen var då som nu att i slutändan bygga mer framgångsrika och lönsamma bolag. Tack vare modiga företagsgrundare från Founders Alliance som vågade prova en helt ny typ av ekonomitjänst, lägga all sin bokföring online och välja en redovisningsbyrå som också utvecklar ett eget affärssystem började PE Accounting att växa.

Andreas Granstedt berättar om hur han först kom i kontakt med Founders Alliance och hur det har hjälpt honom och PE Accounting.

– Jag blev medbjuden till ett Founders Alliance event av en kontakt. Jag hamnade av misstag vid samma bord som en rad av mina förebilder. Personer som samtliga grundat stora framgångsrika Svenska företag. Det var för mig en otroligt inspirerande och viktig upplevelse. Jag valde sedan att gå med i Founders Alliance och har haft stor nytta av det nätverk jag byggt upp i samband med Founders Alliance träffar, berättar Andreas.

– Samtliga Founders Alliance medlemmar har grundat ett bolag som omsätter minst 5 mkr och alla har gått igenom liknande processer i sitt entreprenörskap. Jag har helt prestigelöst kunnat bolla frågor kring alltifrån företagskultur, ledarskap, säljorganisation, expansion med mera. Det har alltid funnits flera som redan gjort det jag vill göra och jag har kunnat hitta min egen väg med deras erfarenheter som stöd, fortsätter Andreas.

– En positiv effekt för mig har också varit att många tipsat varandra om att de ska prata med mig om de har frågor kring redovisning, bokföring och system. Det har i många fall varit avgörande för att Founders Alliance medlemmar ska våga prova en helt ny typ av ekonomitjänst som PE Accounting, avslutar Andreas.

Utvecklingen inom digital bokföring och automatisering går i rask takt och vi på PE Accounting växer snabbt i och med att fler förstår vinsterna med att automatisera sin bokföring. Med en tillväxt på 672% de senaste 4 åren blev vi  2016 Di Gaseller och ett av Sveriges 25 snabbast växande Gasellföretag. Idag har vi fler än 300 kunder (läs om våra kunder) och 11.000 användare av tjänsten och de växer stadigt. Nu ökar vi takten ytterligare tillsammans med Alfvén & Didrikson, dubblerar utvecklingsstyrkan och öppnar ett helt nytt kontor, den här gången i Göteborg.

Investeringsfirman Alfvén & Didrikson har varit delägare i PE sedan 2016 och utökar nu sin investering i bolaget med 23 mkr. Vid den nuvarande investeringen värderas PE Accounting till 100 mkr. Bland Alfvén & Didriksons tidigare investeringar finns flera andra snabbt växande bolag som Trustly, Quinyx, Sympa, Glue, Acast och Offerta.

Det sker mycket innovation inom redovisningsbranschen just nu och många nya digitala redovisningsbyråer startas. Nästan alla vänder sig dock till de allra minsta företagen med en eller ett par anställda. PE är det enda bolag vi känner till som har en tillräckligt komplett lösning för att kunna hantera lite större företag och vi är övertygade om att det är där nyttan med digitaliserad bokföring i realtid är som störst. Vi är sedan ett år tillbaka kunder i PE själva och har numera kontroll i realtid över vår ekonomiska information, berättar Måns Alfvén, delägare i Alfvén & Didrikson och styrelseordförande i PE Accounting.

Nyligen gjorde Di Digital en intervju med Olle Rydqvist, medgrundare och CEO hos oss på PE Accounting. Här hittar du artikeln i Di Digital.

Är du nyfiken på vad vi gör?

Hör av dig så pratar vi mer om det utifrån dina förutsättningar och kan även dema vårt system om det är aktuellt.

Missa inte heller våra fina guider med massor av bra workshops, exempel och tips!

Uppskattningsvis 50 000 människor jobbar med redovisning i Sverige.

Serieentreprenören Andreas Granstedt tycker att det är resursslöseri att så många har ett manuellt yrke som krasst handlar om att registrera debet och kredit.

Han startade den digitala redovisningsbyrån PE Accounting 2011 och har utvecklat ett system som automatiserar och styr redovisning i realtid med grafer och pajdiagram för att visualisera det hela. Systemet använder AI för att enklare känna igen fakturor och processa dem allt snabbare.

36-årige Andreas Granstedt började programmera som 10-åring. Då var det spel som gällde med målet att andra skulle få roligt. Sedan blev han dataingenjör vid Linköpings universitet.

Fröet till PE Accounting såddes efter att han dragit igång säljstödsbolaget Upsales med Daniel Wikberg 2002.

”Jag märkte hur man fick sitta och pricka av bankkontoutdrag och sätta papper i pärmar. Det är verklighetsfrämmande för en programmerare som jag.”

Han räknade kallt med att någon skulle komma med ett webbaserat redovisningsstöd och underlätta livet för entreprenörer.

Inget hände.

Han brände ut sig på Upsales och blev så illa däran att han på väg till möten glömde vart han skulle.

Då startade han utbildningsbolaget Lifegroup Nordic. Bolaget höll bootcamp kring praktiska metoder för inte bränna ut sig och hade ledarskapshandboken ”Seven habits of highly effective people” som ledstjärna.

Under ett miniretreat där han skulle besegra Himalayas Island Peak på 6 300 m över havet fick han affärsidén till sin digitala redovisningsbyrå.

”Jag låg i en sovsäck i minusgrader vid baslägret. Det var bara på med pannlampa, och skissa på en affärsplan.”

Bolaget beräknas omsätta 30 miljoner kronor i år och 50 miljoner kronor 2017. Han uppskattar att den svenska marknaden för redovisning, inklusive kostnader för medarbetare, uppgår till 60 miljarder kronor per år.

Bolaget startades tillsammans med Upsaleskollegan Matthias Hjalmarsson och de plockade in Olle Rydqvist från Grant Thornton som vd och delägare. Just ekonomer och utvecklare som pratar ihop är en viktig förklaring till framgångarna, menar Andreas Granstedt.

I dag äger han drygt 50 procent av bolaget, Riskkapitalbolaget Alfvén & Didrikson investerade 15 miljoner kronor i februari i år.

Han sticker inte under stol med att det kan bli en smärtsam process för redovisningskonsulter som riskerar att förlora sitt jobb, men menar att precis som när lantbruksmaskinerna ersatte lantarbetarna är sådana processer alltid smärtsamma. Vissa kan ta steget att bli rådgivare – där räcker inte AI till i dag, enligt Andreas Granstedt.

Han understryker också att entreprenörer som får mer utrymme att lägga fokus på affärsidén ger fler jobb.

Bland kunderna finns IT-konsulten Kvadrat med en omsättning på cirka 400 miljoner kronor, Webstep på strax under 100 miljoner kronor och Adtraction på cirka 125 miljoner.

Systemet är både skal- och exporterbar och PE Accounting hjälper redan svenska fintechbolaget Trustly med deras internationella verksamhet. Planen är att expandera till övriga Norden eller något annat europeiskt land senast 2018 – vilket det blir styrs av hur mycket landets redovisningssystem liknar Sveriges.

Hur ser du på Sveriges ställning som IT-nation?

”Sverige skulle må bra av att bli mer entreprenöriellt. Här tror jag att vårt system kan bidra till att skapa ett starkare entreprenöriellt mindset.”

Boston Consulting Group menar att svenska bolag måste satsa på mobile first – håller du med?

”Det är viktigt för konsumentmarknaden, men inte lika viktigt för B2B. Men redan nu kan vi faktiskt låta chefen styra räkenskaperna för sitt bolag via mobilen.”

Många är vi som från någon typ av ekonomiutbildning har ett vagt minne av att man måste spara verifikationer på papper i pärmar. Gärna i typ tio år, eller hur det nu var. Det är nu dags att gå till botten med vad det är som faktiskt gäller och samtidigt slå hål på myten om att bokföringspärmen skulle vara redovisningskonsultens bäste vän.

Så, är det vi håller på med verkligen lagligt? Vad står det egentligen i lagen? Låt oss ta en titt i Bokföringslagens sjunde kapitel: ”Räkenskapsinformation skall bevaras i […] annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas […] och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 [vanlig läsbar form].”

Så långt inga konstigheter, räkenskapsinformation i digital form kan både läsas och skrivas ut på papper.

Här följer en lite lurigare passage…

”Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.”

Detta innebär att vi måste se till att våra kunder får sina bokföringsrelevanta dokument digitalt från början. Därför jobbar vi hårt för att se till att banker och andra aktörer skickar allt i digital form redan från början. Detta är inte bara lagligt, det är också mer effektivt än att hantera utskrivna papper.

Om det trots allt kommer räkenskapsinformation i pappersform så kan dessa överföras till digital form om det görs ”på ett betryggande sätt”, och det vill vi påstå att vi gör. Dessutom uppstår en ganska praktiskt bieffekt av att digitalisera bokföringsmaterial:

”Ett företag får förstöra sådant material [vanlig läsbar form] först från och med det fjärde året.”

Alltså: scannas papper in så behöver de endast sparas i tre år, i stället för sju. Vi själva sparar alla fakturor som kommer till vår scanningscentral i ett brandsäkert skåp i tre år. Våra kunder ansvarar själva för hanteringen av kvitton och vi har skapat ett strukturerat system med pärmar med numrerade kuvert som är synkroniserat med vårt system – så att de enkelt kan hitta kvittona om de någon gång skulle behövas.

Bokföringslagen säger också att…

”Räkenskapsinformation ska vara varaktiga.”

Ska man vara petig innebär detta att det faktiskt är ett lagkrav att fotografera eller scanna kvitton, för visst vet vi alla att dagens kvitton tappar läsbarhet med tiden.

Slutligen så ska räkenskapsinformationen…

”…förvaras i Sverige […eller] i ett annat land inom Europeiska unionen.”

Har man sina servrar på svensk mark, vilket vi har, så är det alltså inga konstigheter.

• Läsbar och möjlig att skrivas ut på papper.
• Sparat i samma format och skick som när företaget fick den.
• Digitaliserad på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet.
• Förvarad i Sverige eller annat land inom EU.

För att besvara frågan om digital redovisning verkligen är lagligt, så vill jag hävda att det faktiskt, om det görs rätt, till och med är mer lagligt än traditionella redovisningsalternativ. Hör gärna av dig om du tycker annorlunda!

PS: Att digital bokföring är lagligt är inte det enda skälet till varför vi tycker att digital och automatiserad redovisning är det självklara alternativet. Kontakta oss om du vill höra mer.

Vi i styrelsen konstaterade för något år sedan att vi efter de första årens bolagsbyggande nu behövde hjälp att sätta ut riktning och strategi för framtiden. Då vi alla tre älskar vårt jobb och vill fortsätta att arbeta operativt, var det nödvändigt att ta hjälp av en strategiexpert för att ta PE till nästa nivå. Genom flera gemensamma beröringspunkter kom vi i kontakt med Alfvén & Didrikson och det blev en perfect match, säger Olle Rydqvist, VD och medgrundare av PE Accounting.

Alfvén & Didrikson gör investeringar i små och medelstora onoterade nordeuropeiska företag med potential för skalbar, internationell tillväxt. Bolaget har få restriktioner för sina investeringar och har möjlighet att gå in med ett livslångt investeringsperspektiv.

Vi tror att redovisningsbranschen de närmsta åren kommer att genomgå en stor förändring mot ökad digitalisering och automatisering. I PE har vi hittat den aktör i Sverige som är bäst positionerad för att leda denna förändring genom sin helt unika kombination av egenutvecklad mjukvara och optimerade tjänsteprocesser. Vi ser fram emot att tillsammans med PEs fantastiska team få vara med och avskaffa pappersbokföringen och hjälpa alla tjänstebolag att bli effektivare och få ökad kontroll på sin verksamhet, säger Måns Alfvén, grundare av Alfvén & Didrikson.

I samband med affären blir Alfvén & Didriksons Ken Liebkind och Måns Alfvén del av PE Accountings styrelse. Alfvén går även in som ordförande. De tre grundarna Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och Olle Rydqvist sitter fortsatt kvar i styrelsen och den tidigare ordföranden Granstedt förblir den största aktieägaren även efter transaktionen.

PE Accounting är en molnbaserad lösning för en helt outsourcad ekonomifunktion. Bolaget tillhandahåller såväl personlig service, samt ett egenutvecklat affärssystem och är specialiserat på tjänsteföretag såsom Kvadrat, Webstep och Upsales. PE Accounting är grundat av Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och Olle Rydqvist.

Alfvén & Didrikson är ett bolag som investerar i tillväxtföretag. A&D grundades av Hjalmar Didrikson, med bakgrund från bl.a. UBS och EQT, och Måns Alfvén, tidigare Boston Consulting Group, Business Sweden och CMA Medical AB. VD är Maria Åhr som har en lång bakgrund från Goldman Sachs.