Det nya normal är digitalt och skalbart, det kommer aldrig att gå tillbaka. Men det kommande normala är automatiserat och i realtid. Automatisering tar helt enkelt över digitaliseringens roll inom ekonomi, redovisning och uppföljning. För konsultbolag som är tidiga med att nyttja automatiseringens fulla kraft väntar stora konkurrensfördelar.
– De som lyckas optimera flödet och, i så hög utsträckning som möjligt, automatisera manuella mellansteg från rapporterad konsulttimme till kronor och ören på banken är morgondagens vinnare i konsultbranschen, säger Damir Pepic, CGO på PE Accounting.
– Enligt en undersökning som gjordes av Novus under våren 2020 har Corona påskyndat digitaliseringen och utvecklingen hos många svenska företag. Många konsultbolag har mer eller mindre tvingats att genomföra förändringar som tidigare tog flera år på bara några veckor. Det är bra! Det tvingar konsultbolag att se över processer och flöden för att kunna automatisera så mycket som möjligt. Det i sin tur frigör tid till att fokusera på att vinna fler uppdrag, rekrytera rätt talanger och behålla nyckelkompetens samt påverka rörelsemarginalen. Faktorer som är helt avgörande för konsultbolag. Därför är automatisering det nya svarta inom konsultbranschen och många konsultbolag har redan påbörjat resan, forsätter Damir.
– Revolutionen har dock inte skett över en natt. Utvecklingen har varit på gång under lång tid för att nu att ta enorma kliv framåt med omvärldens förändringar. Vi ser idag bland annat helt automatiserade processer för komplex koncernredovisning, något som inte kunnat göras tidigare. Så komplettera digitaliseringsgarderoben med en en mer modern och automatiserad ekonomiprocess, det är nämligen så det kommer att se ut framöver, avslutar Damir.
De konsultbolag vi har träffat hittills har alla haft följande gemensamma utmaningar där automatiserad ekonomilösning varit en stor del av lösningen:
Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan konsulten, slutkunden och oss på Berotec centralt.
Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra konsulter och hitta rätt uppdrag. – Åsa Söderbergh, COO på Berotec.
Vill du också ta kontroll över flödet från en konsulttimme till pengar på banken i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på era konsulter och verksamheten? Då är det dags att dyka in i framtiden och automatisera det som går. Många konsultbolag har redan börjat resan… gör det du också!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Under olika perioder i 2020 så kunde företag som tappat mycket i nettoomsättning på grund av coronapandemin ansöka om ett så kallat omställnings- eller omsättningsstöd, detta för att få hjälp att täcka företagets fortsatta fasta kostnader.
Från och med den 25 februari så öppnar återigen möjligheten att ansöka om detta stöd hos Skatteverket. Det är då möjligt att söka stöd som berör perioden augusti 2020 till och med februari 2021.
ansökan öppnar 25 februari.
Kravet är ett omsättningstapp på minst 40% för att ni ska vara berättigade till stödet.
ansökan öppnar den 1 mars.
Kravet är ett omsättningstapp på minst 30% för att ni ska vara berättigad till stödet.
ansökan öppnar 25 februari.
Kravet är ett omsättningstapp på minst 30% för att ni ska vara berättigade till stödet.
Beroende på storleken av ditt företag så kommer stödet vara på mellan 70 och 90% av de fasta kostnaderna.
Maximalt belopp som ett företag kan få i stöd under hela tidsperioden är 97 msek.
30 april kommer vara sista ansökningsdagen och ansökan gör du direkt hos Skatteverket, på företagets Mina sidor.
Läs på noggrant vad som gäller. Det är många saker som är viktiga att tänka på. Om ditt bolag är en del av en koncern ska till exempel ansökningarna skickas in för alla företag på samma gång.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Vill du byta ekonomisystem? Vi går igenom de 7 viktigaste frågorna. Hur går du egentligen tillväga när redovisningsbyrån eller systemen du använder inte längre levererar det som krävs? Googlar du och tar anteckningar in i minsta detalj för att göra en korrekt bedömning eller frågar du helt enkelt en vän om bästa alternativen?
Oavsett så är det bra att du känner till hur marknaden ser ut idag och att det finns etablerade alternativ till traditionella redovisningsbyråer, klassiska bokföringsprogram och konsulttyngda affärssystem. Kanske kan nästa byte bli ett som både levererar uppdaterade siffror, minskar arbetsbelastningen och ger dig mindre huvudvärk inför nästa ledningsmöte?
Lista över innehåll:
• Hur mycket kan du automatisera? – 4 krav för automatiserad redovisning
• Hur viktigt är kontroll för dig? – olika typer av leverantörer för redovisning
• Vill du veta hur det går just nu? – fråga hur snabbt du kan se uppdaterade rapporter
• Vill du få hjälp att nå era mål?
• Hur mycket fel kan du acceptera?
• Kan du tänka dig att optimera verksamheten?
• Vad är viktigt för dig? Frågor för att jämföra redovisningsbyråer och ekonomisystem
Det som många kallar automatiserad redovisning eller automatisk bokföring är inte längre en framtidsvision eller ett spännande startupexperiment, utan något som sker här och nu och redan har fått stora konsekvenser. Ett tydligt tecken på att klassiska arbetssätt inte längre är aktuella är att de traditionellt sett starka aktörerna helt eller delvis har sålt sina redovisningsenheter och de flesta redovisningsbyråerna och ekonomisystemen har tvingats implementera någon form av automatisering, av enskilda händelser eller hela processer för att hänga med.
Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.
1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.
2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.
3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.
4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.
Siffrorna som redovisningen genererar kan i bästa fall hjälpa er att nå längre än någon annan gjort förut eller i värsta fall navigera helt fel i tillväxtresan om de inte stämmer. 100% kontroll på siffrorna är en viktig framgångsfaktor, vare sig ni är i uppstarten eller en etablerad jätte.
Kontroll behöver däremot inte innebära att ni måste göra allt själva. Det kan vara svårt att vara experter på redovisning och bokföring när det troligtvis är något annat ni egentligen fokuserar på som bolag. Det gäller att hitta den perfekta balansen mellan intern kontroll över ekonomin, outsourcing för att få rätt specialistkunskaper och mer eller mindre digitalt och automatiskt stöd från system.
Det finns förstås inte ett rätt svar som gäller alla, men så få manuella steg som möjligt, så lite personberoende som möjligt och så uppdaterade siffror som det bara går ger en bra grund för att få 100% kontroll över er ekonomi.
Här är några olika typer av leverantörer för din redovisning ur ett kontrollperspektiv.
Sikta så nära realtid som möjligt
Idag går det med rätt uppsättning och leverantörer att få fram rapporter som med vissa begränsningar kan visa hur det går för ditt företag precis just nu. Det finns fortfarande en del hinder kvar i form av brist på standarder och tillgång till data från en del aktörer som envist står emot utveckling av integrationer eller frekventa uppdateringar av data. Gör det du kan för att minimera antalet hinder. Standardisera allt som är möjligt och välj leverantörer som kan leverera uppdaterade siffror.
Realtidsuppdaterade beslutsunderlag har blivit konkurrensfördel
För den som är van vid att en gång i månaden gå igenom siffror i månadsboksluten kan det verka onödigt att närsomhelst kunna se hur det går men i takt med att fler bolag följer sina resultat mer eller mindre i realtid och tar beslut baserat på detta blir det en viktig konkurrensfördel.
Den som kan testa, utvärdera och styra sin verksamhet i rätt riktning baserat på siffror som stämmer hela tiden istället för en gång i månaden har helt enkelt bättre förutsättningar att både tackla stora förändringar, planera sina finanser och angripa marknaden på bästa möjliga sätt. 100% kontroll betyder helt enkelt inte bara att du vet hur det går, du kan också använda siffrorna för att styra verksamheten, i realtid.
Stöd för din verksamhet
En viktig parameter att ta med i valet är om de olika tjänsterna och systemen stödjer just din typ av verksamhet och hjälper dig nå dina mål över tid. Om du driver en konsultorganisation exempelvis är tidsrapportering och projektuppföljning väldigt viktiga aspekter som din lösning måste hantera.
Det gäller förstås inte bara system utan det är även viktigt att konsulter antingen har arbetat med liknande verksamheter tidigare eller visar att de kan sätta sig in i vad ni gör och anpassa sin leverans efter detta.
Skalbarhet och långsiktighet
Försök att hitta leverantörer som klarar av att hantera så stora delar av ert behov som möjligt och kan säkerställa att redovisningen fungerar nu och i takt med att ni växer. Du vill inte behöva byta leverantörer om något år igen eller riskera att börja om från början.
Fråga leverantörerna vilka fördelar det finns med att ni väljer dem idag och hur det utvecklas i takt med att ni växer? Den stora vinsten kanske kommer inom några år? Oavsett så vet ni i alla fall hur länge leverantörerna kommer att vara relevanta och kan planera utifrån det.
Målet måste vara att siffrorna stämmer hela tiden
De flesta bolag har ambitioner att växa på något sätt. Då är det förstås jätteviktigt att system, människor och processer hänger med. Men det är minst lika viktigt att allt blir rätt – 100% av tiden. De flesta brukar inte acceptera felmarginaler i sina finanser eller viktiga rapporter och stora mängder tid ägnas årligen åt felsökning och utredningar kring boksluten. Målsättningen måste vara att ha 100% rätt siffror, 100% av tiden.
Minimera antalet manuella steg
För att nå dit är det viktigt att ni minimerar alla manuella mellansteg som finns i organisationen idag och berör er redovisning och ekonomi. Manuella mellansteg som inte är värdeskapande kostar inte bara pengar i form av värdefull tid, utan är också en risk för fel som blir kostsamma och ger felaktiga siffror tills de är utredda. Därför börjar en felfri och automatiserad redovisning alltid i dina ekonomiprocesser.
Förstå hela processerna
Så frågan du bör ställa dig är hur mycket fel du acceptera i de dagliga siffrorna? Om svaret är noll så måste du ta kontroll över situationen. Säkerställ vilka processer som är grunden för era siffror och rapporter. Följ händelser från transaktion till rapport och ta reda på var du kan få hjälp att kapa manuella mellansteg. Förstår du era processer och har kontroll över vad som sker är det också lättare att hitta rätt leverantörer som är rätt för er.
Gör om och mer rätt
När du ska implementera nya system är det frestande att bara lyfta över information från ett tidigare system och köra på som vanligt. Gör inte det. Om ert tidigare sätt att arbete är 100% optimerat för modernare, mer automatiserade processer så kör på, men om ni har en hel del manuella mellansteg som de flesta andra organisationer måste du inventera dina processer innan du implementerar nya system. Annars bygger du in risker för fel vilket är onödigt när det faktiskt finns alternativ. Du får heller inte ut automatiseringens fulla värde.
Inventera processer
Så ställ upp era processer i en tydlig inventering och ta reda på vad era potentiella leverantörer kan hjälpa er att göra med färre manuella steg i samband med implementeringen. Det behöver kanske inte vara stora förändringar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst kan ni stöta på processer som är svårare att standardisera än andra eller som har mindre systemstöd.
Få rätt hjälp från början
Ställ krav på era leverantörer och se till att ni får hjälp från några som har gjort liknande omställningar tidigare. Rätt implementeringsteam kan hjälpa er med förslag, utbildning och best practice som gör att ni kommer vidare utan att tumma på vare sig kvalitet eller effektivitet.
Det bästa med att göra en seriös inventering och implementering istället för att bara köra på som vanligt är att eventuella felaktigheter och surdegar faktiskt kommer upp till ytan. Då har ni chansen att göra om och göra rätt så att du får ut maximalt affärsvärde från era nya leverantörer redan från dag ett.
Här kommer några bra frågor att lyfta när ni jämför alternativ. Det är bara ett utdrag av frågor som kan vara relevanta för er. Gör er egen lista och ta reda på vad som är möjligt för just ert företag. Du kan också ladda ner vårt färdiga exceldokument där det bara är att fylla i och komplettera.
Frågor att ta upp när du ska byta redovisningsbyrå eller ekonomisystem
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
I denna text presenteras en sammanfattning av de stödpaket och regeländringar som har införts för att stötta svenska företag under pandemin 2020 och 2021. Vi belyser bland annat omsättnings- och omställningsstödet, korttidspermittering, konstaterade kundförluster, preliminärskatt, parkering för anställda, julbord och julgåvor, samt coronagåvor. Vi lyfter även fram vikten av att ”coronakolla” årsredovisningen för att säkerställa korrekt information.
Omsättningsstödet (eller omställningsstödet som det också kallas för) är ett stöd som tidigare har gått att ansöka om. Först avsåg det minskad omsättning i mars och sen utökades det till att avse perioder till och med juli månad. Ansökningsperioden för stöd för minskad omsättning i dessa perioder har nu stängt (30 nov) men förslag finns nu på att utöka stödet så att det kommer gå att ansöka även för årets sista månader, augusti till och med december.
Stödet kommer delas upp i två perioder. Stöd ges för perioden augusti – oktober till företag som har ett omsättningstapp på minst 40% i jämförelse med samma period 2019. För perioden november – december behöver omsättningstappet vara minst 30% för att ditt företag ska vara berättigade till stöd. Om ni kommer ansöka om detta stöd så glöm inte att kontakta din redovisningskonsult för att säkerställa att det inte saknas något underlag eller liknande för att kunna säkerställa att bokföringen är korrekt för dessa perioder. Detta för att säkerställa att ni i er ansökan lämnar korrekta uppgifter.
En viktig parameter för att också vara berättigad till stödet är att det inte får ha tagits något beslut om utdelning i företaget under perioden mars 2020 till och med juni 2021!
Även möjligheterna till stöd för korttidspermittering kommer att förlängas t.o.m. juni 2021. Det nya regelverket som möjliggör detta har inte trätt i kraft än och beräknas inte göra det förrän i februari 2021. Däremot kommer det gälla retroaktivt från den 1 december 2020. Så än så länge finns inte möjlighet att skicka in en ny ansökan för kommande månader utan vi behöver avvakta med besked från Tillväxtverket om vad som kommer gälla för kommande månader och när ansökan kan skickas in.
Har ni redan under 2020 tagit del utav stöd för korttidspermittering så är det viktigt att tänka er för kring åtgärder som utdelning och bonusar (eller någon form av extra lön som skulle kunna ses som bonus). Detta i och med att Tillväxtverket då kan anse att företaget inte gjort vad de kan för att minska på företagets lönekostnader.
Inte bara möjligheten till att ansöka om olika former av stöd har möjliggjorts till följd av utvecklingen av 2020. Skatteverket har även sett över möjligheten att ta upp konstaterade kundförluster och därmed ökat möjligheten er som har kunder med stora betalningssvårigheter att få tillbaka den utgående moms som deklarerats i samband med att fakturan ställdes ut. Förutsättningarna har alltså ändrats för att ni ska få rätt till att ta upp en konstaterad kundförlust:
Mer tips av denna karaktär hittar ni direkt hos Skatteverket som ständigt uppdaterar sidan varefter aktuella frågor lyfts.
Är detta något ni önskar se över och få hjälp med att hantera som kund till oss? Kontakta din redovisningskonsult så hjälper vi dig.
Ett ovanligt år kräver också ovanliga åtgärder, det klassiska julbordet som många företag brukar erbjuda sina anställda är inte längre möjligt. Kreativiteten flödar och ni kanske försöker hitta på nya sätt att erbjuda era anställda en annan typ av julbord?
En viktig aspekt att tänka på är att det klassiska julbordet inte brukar vara skattepliktigt för era anställda då det klassificeras som intern representation vilket innebär att det är en gemensam måltid i en anvisad lokal. Detta innebär att måltiden kommer utgöra en skattepliktig förmån om ni väljer att bekosta julbord eller annan mat för era anställda på annat sätt, exempelvis genom att skicka hem mat till de som arbetar hemifrån.
I år är det även tillåtet att ge en större gåva än den vanligtvis skattefria julklappen till ett värde av 450 kr (ink. moms). Det beslutades nämligen tidigare i år att en skattefri coronagåva kan ges till ett värde av upp till 1000 kronor. Dessa går att kombinera till ett skattefritt belopp om 1450 kr.
Ett ovanligt år kräver också ovanliga åtgärder, det klassiska julbordet som många företag brukar erbjuda sina anställda är inte längre möjligt. Kreativiteten flödar och ni kanske försöker hitta på nya sätt att erbjuda era anställda en annan typ av julbord?
En viktig aspekt att tänka på är att det klassiska julbordet inte brukar vara skattepliktigt för era anställda då det klassificeras som intern representation vilket innebär att det är en gemensam måltid i en anvisad lokal. Detta innebär att måltiden kommer utgöra en skattepliktig förmån om ni väljer att bekosta julbord eller annan mat för era anställda på annat sätt, exempelvis genom att skicka hem mat till de som arbetar hemifrån.
I år är det även tillåtet att ge en större gåva än den vanligtvis skattefria julklappen till ett värde av 450 kr (ink. moms). Det beslutades nämligen tidigare i år att en skattefri coronagåva kan ges till ett värde av upp till 1000 kronor. Dessa går att kombinera till ett skattefritt belopp om 1450 kr.
Är du kund till PE och osäker på hur detta ska hanteras på de anställdas lön så är du varmt välkommen att kontakta din redovisningskonsult så hjälper vi dig.
Detta ovanliga år innebär också att de bolag som nu kommer upprätta årsredovisningar måste säkerställa att korrekt information delges i årsredovisningen.
Är du kund hos oss så kan du kontakta din PE-konsult så hjälper vi dig att se över vad som gäller för just ditt företag och vilken information som är aktuell för er att lyfta i årsredovisningen.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
10 min läsning • 22 september 2020 • Bokföring & Redovisning
Ekonomin är en grundsten i alla bolag. Oavsett om du, precis som vi, älskar automatiserad redovisning eller inte tycker vi att det är viktigt att den sköts på rätt sätt och stämmer. Inte minst när förutsättningarna förändras snabbt. Ekonomi är helt enkelt ett område som inte får fallera.
Idag finns förutsättningarna för att ha kontroll i realtid och därmed fatta välgrundade och snabba beslut. Att behöva lägga massa manuell tid på pappersarbete, att stämma av med banken, eller följa upp fakturor etc. kostar mer än det smakar, och ärligt talat så är det ganska onödigt och omodernt. Den moderna ekonomifunktionen bygger istället på de fördelar som automatisk redovisning medför.
För 7–8 år sedan var digitalisering hett och nytt. De mest framåtlutade bolagen gick då över till en mer digital redovisning där pappersarbete minimerades och underlagen digitaliserades i hög utsträckning. Men vi vågar påstå att den tiden är förbi. Det innebär inte att alla ekonomiavdelningar är digitala idag, långt ifrån, men det innebär att möjligheten har funnits ganska länge. Att ha digitala underlag och minimera eller till och med slippa pappersarbete är inget nytt eller revolutionerande.
Dagens mer heta område är snarare automatisering. Vi vågar säga att ”Automatiserad redovisning är det nya svarta” och de som lyckas nyttja automatiseringen fullt ut är de som kommer att vara vinnare på en stenhård marknad. För oss har automatisering varit en grundläggande förutsättning redan från start. Vi vet att kostnadseffektivitet inte enbart hänger på att digitalisera, det ligger snarare i standardisering och automatisering.
Under de senaste åren har vi onekligen sett en markant förändring i hur företag hanterar sin redovisning. Automatiseringen av redovisning erbjuder en kostnadseffektiv lösning och en högre grad av precision och kontroll över företagets ekonomi.
I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av ett företags ekonomiprocesser och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:
I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av exempelvis kundfakturor och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:
En automatiserad lösning kan avsevärt förbättra hanteringen av kundfakturor. Du kan givetvis välja att skapa en kundfaktura manuellt, men om du har en automatiserad lösning så kan din faktura skapas automatiskt baserad på tidsredovisningen från dina medarbetare till exempel. Minimalt jobb för dig och maximal förutsättning för att det blir rätt. De allra flesta fel beror på människor som klipper och klistrar mellan olika system.
När det gäller att skicka fakturan, är det idag ganska onödigt att använda traditionell post när digitala alternativ finns. Oavsett hur du väljer att skicka den; vid attest så bokförs och periodiseras kundfakturan direkt i det fall då du har en automatiserad lösning. Om du kör mer traditionellt måste du själv (eller via redovisningsbyrån) bokföra och periodisera.
I en automatiserad lösning bör ditt system vara integrerat med banken så att du kan stämma av fakturor mot betalningar automatiskt. Både du som fakturaställare och kunden ska dessutom få påminnelser när det behövs. Du behöver alltså inte hålla koll på om pengarna kommit in eller inte, det sköter systemet åt dig.
Att ha koll på likviditet och kassaflöde är alltid viktigt, ibland helt avgörande. Därför vill du att allt stäms av direkt i systemet, via en bankintegration, så att du kan få reskontra och resultatrapporter i realtid. Det ger dig full kontroll över fakturering och intäkter.
Slutligen ska fakturan du skickar även skapa underlag för din momsdeklaration. Har du en traditionell lösning så kan du välja att göra detta själv eller via en redovisningsbyrå. Men väljer du en helt automatiserad lösning så skapas även underlaget för din momsdeklaration direkt när du skickar fakturan. Återigen för att minimera jobbet och endast göra det en gång och på ett ställe.
Traditionella metoder för att sköta ekonomin är inte längre kostnadseffektiva. Förmågan att lägga merparten av bolagets resurser på affärsnytta och kunna ställa om efter behov är allt viktigare för företagets framgång.
Redovisningsbranschen står inför en era av förändring driven av automatisering och digitalisering. Visst kan detta innebära att vissa manuella uppgifter automatiseras, men det skapar också nya, spännande möjligheter. Vi vill belysa fördelarna med automatisering av redovisning, som ökad effektivitet och färre fel, och argumenterar för att den frigör tid för redovisningsekonomer att fokusera på mer avancerade och värdeskapande aktiviteter. Istället för att se automatisering som ett hot, ser vi det som en katalysator för positiv förändring inom branschen.
När Stiftelsen för strategisk forskning för några år sedan publicerade en rapport om den framtida automatiseringen av den svenska arbetsmarknaden var det många som höjde på ögonbrynen. Oron var särskilt stor inom redovisningsbranschen – sannolikheten att 50 000 bokförings- och redovisningsassistenter skulle kunna ersättas av datorer under de kommande 20 åren bedömdes vara 97% — det var endast yrkesgruppen fotomodeller som bedömdes löpa en ännu större risk (98%).
Egentligen är det inte alls konstigt, då en dator egentligen gör allt som inte kräver ”mänsklig” logik bättre än vad en människa kan göra. En människa kan glömma saker eller göra fel, men vad en dator gör bygger på regelverk, den gör det man säger åt den att göra. Så länge regelverket håller så kommer datorn att leverera.
När det kommer till redovisningsbranschen så finns det en rad fördelar med att låta en dator göra jobbet:
Allt detta kan ju låta dystopiskt för en redovisningsekonom. Men så tycker inte vi att man ska se det. The Economist tog nyligen ett bredare grepp kring synen på automatisering och konstaterade där att det finns två generella grupperingar – pessimisterna och optimisterna. Vi hör till den senare gruppen.
I en rapport från OECD från 2016 ges en mer positiv bild för framtidens arbetsmarknad. Forskarna har i sin bedömning av hur många jobb som kan komma att ersättas av datorer också vägt in det faktum att människor har varierade arbetsuppgifter – med andra ord är dessa jobb svåra att automatisera till hundra procent. Forskarna fann då mycket riktigt att andelen jobb i riskzonen var betydligt färre än tidigare studier påstått.
Värt att tillägga är också att i en studie från 2013 bedömdes risken för automatisering av redovisningsassistenter vara 98%, men samtidigt att bara 24% av dessa hade ett arbete helt utan personlig kontakt eller arbete i grupp. Det är alltså väldigt svårt att helt och hållet ersätta en människas yrkesroll, det tål att tänkas på.
Digitalisering och automatisering är något naturligt och en fortsatt effektivisering av ekonomin. Visst, branschen kommer förändras, men vi tycker att förändringen är till det bättre. Nu kan vi lägga mindre tid på manuellt stansande och i stället fokusera på de mer avancerade delarna av redovisningen. En människa är i dagsläget bättre än en dator på analys och bedömning och även om vi kan bygga regelverk även för hur en dator kan analysera ett visst resultat så har den fortfarande svårt att bedöma vad som är rimligt och inte. Där är människan överlägsen.
Så är då digital redovisning slutet för redovisningskonsulten? Knappast! På samma sätt som Spinning Jenny vände upp och ner på arbetsmarknaden under industrialiseringen så tror vi att den digitala redovisningen kommer att förändra redovisningsbranschen. Det kommer att skapa möjligheter för människan att arbeta med det den faktiskt är bäst på – analys, konsekvenstänk, rimlighetsbedömningar och det personliga bemötandet.
Vi har länge sett digitaliseringsvågen rejält förbättra förutsättningarna för företag som säljer timmar, abonnemangstjänster eller helt digitala produkter. De som vill ligga i framkant automatiserar så mycket som möjligt för att minska personberoende och öka kontrollen.
Dagens turbulenta omvärld sätter fingret på vikten av struktur, processer och en hög grad av automatisering. Det visar på hur sårbar en organisation är om man inte har kontroll över siffrorna i realtid. Det kan gå otroligt fort och för att kunna fatta snabba och välgrundade beslut måste du ha 100% koll, 100% av tiden.
Många bolag vi träffar, bland annat inom konsultbranschen, har höga krav på att ständigt öka sina marginaler. Det kräver i sin tur även intern effektivitet och minskad administration. Det är svårt att öka marginalerna i en tuff bransch om manuella mellansteg gör att ekonomiavdelningen lägger värdefull tid på administration och pappersarbete.
Idag har vi kommit väldigt långt i den digitala utvecklingen. Vi kan frigöra mycket av vår dyrbara tid tack vare automatiserade processer och lösningar. Detta har vi gjort sedan starten med visionen att ge ekonomichefer och företagsledare tillbaka kontrollen över sina egna siffror. Vi tror att denna kontroll ger bättre beslutsunderlag och i slutändan mer framgångsrika och lönsamma bolag. Vi tycker det är dags att fler företag tar kontroll över sina siffror – det kan avgöra er framtid!
100% kontroll, 100% av tiden kräver dock även att du tar kontroll över kostnaderna för din bokföring. Du ska veta hur mycket bokföringen faktiskt kostar och hur mycket tid dina kollegor på ekonomi kan frigöra. Tid som de kan lägga på arbetsuppgifter som genererar intäkter till bolaget eller utvecklar affärsmodellen. Du behöver ha kostnadskontroll helt enkelt.
Är du intresserad av att läsa mer om fördelarna med digital redovisning? Missa inte någon av våra guider fulla med tips, konkreta workshops och tydliga exempel.
Nyfiken på hur ditt företag kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på värdeskapande aktiviteter som bygger tillväxt?
Börja med att ladda ner vår guide: Vinsten med digital redovisning och revision. I denna guide presenterar vi några stora vinster med kombinationen digital revision och automatiserad redovisning.
Med inspiration från våra befintliga kunder och våra medarbetares erfarenheter har vi skrivit en guide som beskriver de främsta vinsterna av att arbeta med digital och automatiserad redovisning.
Läs guiden ”Tio anledningar att digitalisera och automatisera redovisningen” för att få koll på några av de viktigaste skälen till att genomföra en förändring nu och inte vänta en dag till.
Vi tror på total kontroll och trygghet. Vi vet att ekonomin är en viktig ryggrad som bara måste fungera. Och vi vet att regelverket kan vara krångligt bland. Därför tror vi på en kombination av människa och maskin. Vi har ett komplett ekonomisystem där dina ekonomiprocesser automatiseras så långt det går för att öka lönsamhet och skalbarhet. Till det kopplar vi vassa redovisningsexperter som finns där för att säkerställa att du får det stöd du behöver, när du behöver.
Automatiserad redovisning innebär användning av teknik och mjukvara för att automatisera ekonomiska processer, vilket minimerar manuellt arbete och ökar noggrannheten och effektiviteten.
Digitaliserad redovisning handlar om att konvertera pappersbaserade processer till digitala format, medan automatiserad redovisning tar det ett steg längre genom att automatisera dessa processer helt.
Fördelarna inkluderar ökad produktivitet, minskade fel, snabbare bearbetningstider, förbättrad kontroll och översikt, samt frigjord tid för ekonomipersonal att fokusera på strategiska uppgifter.
Ekonomiska fördelar inkluderar minskade lönekostnader, förbättrad kassaflödeshantering, snabbare betalningscykler och bättre ekonomisk insikt som kan leda till mer informerade beslut.
Det finns flera system och verktyg som används för automatiserad redovisning, inklusive molnbaserade lösningar som PE Accounting, som erbjuder integrerade funktioner för bokföring, fakturering, och bankavstämning.
Ja, även om initiala kostnader för implementering kan vara höga, resulterar automatiserad redovisning i långsiktiga besparingar genom ökad effektivitet, minskade fel och frigjord tid för ekonomipersonal.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
PE Accounting är stolt sponsor av Entreprenörsgalan 2020, en årlig tradition som hyllar Sveriges mest framgångsrika entreprenörer. I år direktsänds galan från Berns i Stockholm den 24 september och samlar över 300 deltagare.
Äntligen! Traditionsenligt sponsrar vi årets Entreprenörsgala som går av stapeln för 19:e året i rad och drivs av Founders Alliance!
I år kommer Entreprenörsgalan direktsändas från Berns i Stockholm den 24 september och samlar över 300 av Sveriges främsta bolagsgrundare för att fira entreprenörskapet och inspireras av varandra i sju lokaler i Malmö, Göteborg och Stockholm.
För att uppmuntra till långsiktigt ägande och uthållighet uppmärksammar Founders Alliance nytt från och med årets gala varje steg på entreprenörsresan. Utmärkelsen Årsringarna tilldelas de främsta grundarna i sex utvecklingsfaser; från den unga grundaren, genom alla faser av bolagets tillväxt, till den grundare som genom en livsinsats har utvecklat ett eller flera bolag, och som är en god förebild för andra grundare.
Vinnarna, män och kvinnor, i varje kategori utses under galadagen, av kvalificerade entreprenörer som juryledamöter, och tar emot priset Årsringarna i guld och silver på Entreprenörsgalan.
Under PE Accountings tillväxtresa har medlemmar av Founders Alliance varit bland de första som varit med och drivit utvecklingen av våra tjänster framåt. Både system och tjänst formades på så vis med entreprenören helt i fokus.
Sedan starten 2010 har PE Accountings vision varit att ge entreprenörer, företagsledare och ekonomichefer en möjlighet till kontroll i ekonomin, effektiva och förenklade processer och uppdaterade beslutsunderlag. Övertygelsen var då som nu att i slutändan bygga mer framgångsrika och lönsamma bolag. Tack vare modiga företagsgrundare från Founders Alliance som vågade prova en helt ny typ av ekonomitjänst, lägga all sin bokföring online och välja en redovisningsbyrå som också utvecklar ett eget affärssystem började PE Accounting att växa.
Andreas Granstedt berättar om hur han först kom i kontakt med Founders Alliance och hur det har hjälpt honom och PE Accounting.
– Jag blev medbjuden till ett Founders Alliance event av en kontakt. Jag hamnade av misstag vid samma bord som en rad av mina förebilder. Personer som samtliga grundat stora framgångsrika Svenska företag. Det var för mig en otroligt inspirerande och viktig upplevelse. Jag valde sedan att gå med i Founders Alliance och har haft stor nytta av det nätverk jag byggt upp i samband med Founders Alliance träffar, berättar Andreas.
– Samtliga Founders Alliance medlemmar har grundat ett bolag som omsätter minst 5 mkr och alla har gått igenom liknande processer i sitt entreprenörskap. Jag har helt prestigelöst kunnat bolla frågor kring alltifrån företagskultur, ledarskap, säljorganisation, expansion med mera. Det har alltid funnits flera som redan gjort det jag vill göra och jag har kunnat hitta min egen väg med deras erfarenheter som stöd, fortsätter Andreas.
– En positiv effekt för mig har också varit att många tipsat varandra om att de ska prata med mig om de har frågor kring redovisning, bokföring och system. Det har i många fall varit avgörande för att Founders Alliance medlemmar ska våga prova en helt ny typ av ekonomitjänst som PE Accounting, avslutar Andreas.
För att uppmuntra till långsiktigt, uthålligt och jämställt ägande uppmärksammar Founders Alliance från och med i år, kvinnor och män i varje steg på entreprenörsresan och korar vinnare i flera kategorier; från den unga grundaren, genom alla faser av bolagets tillväxt, till den grundare som genom en livsinsats har utvecklat ett eller flera bolag, och som är en utvald förebild för andra grundare, berättar Founders Alliance på sin egen sida om årets Entreprenörsgala.
Utöver ”Årets Grundare” delas även priser ut i kategorierna Årets Förebildsgrundare och Årets Unga Entreprenör. Läs mer om finalisterna på Founders Alliance egen artikel.
Vi har sedan starten 2011 bland annat vuxit med många Founders Alliance medlemmars bolag, men även med många andra. Totalt har vi idag fler än 750 bolag och 20.000 användare av vår kombination av ekonomisystem och redovisningstjänst. De minsta kunderna har omkring 5 anställda och de största fler än 500.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
AdGrowth är en fullservicebyrå i Borås som inriktar sig på digitala tjänster med fokus på e-handel, leadsgenerering och branding. De senaste månaderna har varit en utmaning för många i branschen på grund av förändrade förutsättningar, men AdGrowth är en av få byråer som lyckats ställa om och vågat satsa på tillväxt i ett läge där de flesta bromsar.
Vi tog en pratstund med Johan Andersén, VD och grundare, för att få lite tips och pepp kring hur man som företagare anpassar sig efter situationen, finner modet och ser vilka möjligheter som faktiskt finns.
– Vi var 19 personer i mars och det gick helt ok. En del kunder började däremot bromsa och minska sina budgetar när situationen med Covid-19 blev mer uppenbar. Vi började omgående upprätta en rad scenarios kring eventuella påföljder och hur vi skulle hantera det. I stort sett alla närliggande byråer valde att permittera sina anställda omgående, men vi ville avvakta och se ifall det fanns en annan väg, berättar Johan.
– Vi ställde oss själva frågan om vi kunde köra på även om vi skulle tappa uppdrag och landade i att vi skulle ge det ett försök. Vi gick emot strömmen och gjorde en rejäl satsning för att anpassa oss efter de nya förutsättningarna. Vi såg över en rad olika branscher, hittade nytt fokus och bestämde oss helt enkelt för att satsa på nya tillväxtområden när vi tappade på annat håll. Det slutade med att vi i april gjorde vår bästa månad någonsin och kunde anställda fler medarbetare. Idag är vi 22 personer och fortsätter att växa, förklarar Johan.
– Vi har alltid velat bidra med faktiskt värde, men ska jag vara ärlig så var det först nu när vi insåg att vi behövde kämpa rejält som det börjat genomsyra precis allt vi gör. Trots att vi växt och omsätter mer nu än innan så jobbar vi hårdare för varje krona. Vi arbetar förmodligen 30-40% mer i nuläget för att öka 10% i omsättning, avslutar Johan.
– Vi tittade på var vi som fullservicebyrå kan skapa mest direkta resultat. Vi anordnade gemensamma workshops med våra projektledare och säljare, ställde upp för och nackdelar med olika branscher och lyfte fram vilka som har kortast resa om de ska börja jobba med oss den närmaste tiden. Om det krävs för stora investeringar kanske de inte kan ta det steget i nuläget eftersom många företag har mer begränsade budgetar idag eller till och med investeringsstopp, berättar Johan.
– Vi valde bland annat att titta närmare på e-handelsföretag med fokus på B2B och bearbetade den branschen aktivt genom både direkt kontakt och via egna kampanjer. Vi såg att det fanns många bolag som redan har tagit kostnaden för att sätta upp en e-handel, men som inte investerat i den digitala marknadsföringen. Där har vi kunnat bidra med ett värde och kunnat öka deras resultat, fortsätter Johan.
– Jag tycker man ska se över möjligheten ifall man kan ställa om och fokusera på att förändra och anpassa sitt erbjudande utefter kundens situation. Det har fungerat för oss och jag tror man kan applicera det även på andra branscher. Det är trots allt väldigt viktigt för de flesta att fortsätta leverera och nu är det viktigare än någonsin att verkligen vara på tårna, eftersom Covid-19 påverkar alla på ett eller annat sätt, säger Johan.
Arbeta med scenarios och skapa konkreta actions beroende på vad som sker.
Skapa workshops internt där ni pratar om vad ni faktiskt kan erbjuda och utvärdera vilka branscher och bolag som borde kunna ta beslut kring ert erbjudande, även under rådande förutsättningar.
Kombinera era erbjudanden med någon form av löfte som har en relevans här och nu för kunden, framtiden kan verka för avlägsen när det finns många osäkerhetsfaktorer.
Var noggranna med att följa upp och var beredda på att testa olika vägar framåt innan ni hittar rätt.
Ta reda på vad ni gör som går att återanvända för att hjälpa fler kunder. Adgrowth bransch är konsulttjänster men mycket tid ägnas åt att ta fram modeller, ramverk och funktioner inom exempelvis web. Produkterna som utvecklas fungerar för flera olika kunder och på så sätt effektiviseras arbetet.
– Jag inser ju att många bolag måste permittera och vissa branscher är otroligt hårt drabbade, men jag tror att en del som inte hade behövt dra det dit har tagit det som en snabb väg ut. Om alla gör så stannar det ju upp ännu mer. Vi som KAN göra något BEHÖVER göra något. Var inte rädda för att tänka om, testa nytt och utmana bilden av vilka ni är och vad ni kan åstadkomma, avslutar Johan.
– När vi startade hade vi en traditionell ekonomibyrå. De hade hjärta och engagemang men inte rätt verktyg för oss. PE Accounting´s kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem har gjort det möjligt för oss att få bra koll på ekonomin och följa allting i detalj. Det har varit ett ovärderligt verktyg nu när vi arbetar aktivt med vår scenarioplanering och följer utvecklingen mer eller mindre live i systemet, berättar Johan.
– PE Accounting är trots allt unika på det sättet. Det går att jobba med siffror från redovisningen hela tiden, istället för att vänta på ett släpande månadsbokslut. Det är på många sätt precis så vi arbetar med vår försäljning och marknadsföring. Vi och våra kunder vill veta hur det går nu, inte vänta och konstatera att det gick bra eller dåligt för en månad sedan. Det är en styrka att alla siffror och processer finns samlade i ett och samma system. Det gör att vi sparar tid som annars hade behövt ägnas åt till exempel lönehantering och ren administration för att få rätt siffror i takt med att vi växer. Vi slipper helt enkelt byta system eller ha många olika, fortsätter Johan.
– Likviditetsrapporten som uppdateras automatiskt är ett exempel på en riktigt bra tjänst i PE
Accounting som vi har stor nytta av i vår planering. Kombinationen av siffror från systemet och egna justeringar ger oss en bra bild av hur vi ligger till. Vi kan ju till exempel ha kunder som hör av sig och inte kan betala på två månader. Då har vi kunnat lägga in dem i likviditetsrapporten och ha siffror som stämmer bra, förklarar Johan.
– Något som betyder mycket för oss är integrationen till Upsales. Kopplingen försäljning och ekonomin är väldigt viktig för oss. Vi kan väldigt enkelt själva mappa upp kostnader och intäkter som hänger ihop, var vi tjänar pengar, var vi ska satsa, hur det går för olika team osv, säger Johan.
– Sist men inte minst är det praktiskt att ha redovisningsekonomer hos PE som närsomhelst kan svara på frågor och lösa problem som uppstår. Jag skulle varmt rekommendera både branschkollegor och andra som vill ha koll på sina resultat att använda PE Accounting för sin redovisning, avslutar Johan.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Artikeln är en del av vår artikelserie om hur våra kunder hanterar coronakrisen.
Även stora tekniktunga branscher med behov av mycket konsultstöd drabbas av krisen. Det var något som vår kund, konsultbolaget Berotec märkte av när en del av deras kunder fick längre till beslut och stramade åt budgetarna. Samtidigt började frågorna strömma in från deras rikstäckande nätverk av giggare. För att snabbt kunna ge rätt stöd och komma starkare ur krisen bestämde de sig för att satsa mer än någonsin på nätverkande och information. De skapade snabbt även en digital version av sin gig-skola.
I denna artikel så intervjuar vi Helena Torhage, Marknadsansvarig och Åsa Söderbergh, COO på Berotec.
– Vi har i alla år satsat allt på att bygga en gemensam kultur och plattform, där alla Berotecare är anställda av sig själva i sitt egna bolag men ändå kan samverka som ett stort företag. På sätt och vis har den nuvarande krisen dragit det till sin spets. Det är nu vår modell och flexibilitet testas och det är nu vi behöver visa att vi är starkast tillsammans, berättar Helena Torhage, Marknadsansvarig på Berotec.
– För hur ser myndigheterna till exempel på att ge statligt stöd till en person som anställer sig själv i sitt egna aktiebolag och hur skiljer det sig från den som kör enskild firma? Det blev snabbt tydligt för oss att det här inte var helt enkelt, samtidigt föreslogs nya stödpaket kontinuerligt, fortsätter Helena.
– Det stora nätverk vi har blev nu en riktig tillgång. Vi har kunnat samla information och utbilda alla istället för att var och en ska behöva jaga, tolka och sätta sig in i vad som sker. Vi har också fokuserat mycket på att bli ännu bättre på att utbilda även andra giggare kring hur de på bästa sätt kan ta sig igenom denna period, sköta sin verksamhet, välja rätt giggform och hur man synliggör sin egen kompetens, säger Helena.
– Vi inspirerar även fler att våga ta steget fullt ut och bli giggare. Nånstans i denna kris har det visat sig att trygghet inte alltid ligger i en anställning, utan personer med alternativa arbetsformer har kunnat klara sig bra. Det är bland annat detta vi lyfter genom Gig-skolan, som är en satsning för dem som vill ta steget nu men också utbildande på längre sikt. Vi märker även att många ensamma företagare nu söker sig till nätverk och andra gemenskaper. Man vill inte stå ensam genom krisen, avslutar Helena Torhage, Berotec.
– Våra säljare/affärsledare har inte behövt ägna sig åt permitteringar och annat administrativt eftersom alla konsulter sköter sitt egna bolag. Istället har de kunnat fokusera helt och hållet på att ta hand om relationen med sina befintliga kunder och verkligen erbjuda genuin hjälp, men även leta efter nya företag och ge ett nära stöd till alla konsulter i deras team. Det ger även en stor trygghet för de konsulter som ingår i verksamheten. Många tycker det är skönt att veta att affärer görs och uppdrag hittas även i dessa tider. Där har vår struktur och kultur varit en enorm tillgång, berättar Helena.
– Det vi nu gör annorlunda utöver utbildning och information är att vi jobbar hårt för att samla alla våra giggare digitalt ännu mer än tidigare. Det blir så otroligt tydligt för oss att alla våra konsulter behöver ännu större möjligheter till digitala gemensamma sammanhang. När omvärlden gungar är det så skönt att inte stå ensam. Och trots allt som sker, eller kanske snarare tack vare allt som sker så kan vi ta ett steg till och bli ett ännu bättre och effektivare konsultbolag där alla kan känna trygghet och vi kan satsa på att växa tillsammans, fortsätter Helena.
– Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många giggande konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan giggaren, slutkunden och oss på Berotec centralt, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.
– Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra giggare och hitta rätt uppdrag. För när alla mår bra och kan ha rätt fokus så är vi som bäst.
PE Accounting var nyfikna och utvecklade tillsammans med oss det som vi idag kallar automatiserad självfakturering. Det innebär i princip att:
Den här typen av tjänster som PE Accounting utvecklat med oss är en nödvändighet för att giggandet ska få det stora genombrott som det verkligen förtjänar utan att det blir krångligt för konsulterna. Det här har varit en extra stor hjälp nu när vi verkligen måste vara mer snabbrörliga och effektiva, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.
Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Automatiserad lön gör stor skillnad inom redovisningsområdet. En tydlig fingervisning är att vi betalar ut mer än 250 msek i löner varje månad åt våra kunder med stöd av automatiska processer.
Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.
Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.
Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.
Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.
Många jobbiga frågor, men inga tydliga svar. Så kan man sammanfatta det pågående läget med coronaviruset. Samtidigt som högsta prioritet är att allmänheten ser till att hindra smittspridning – och på så sätt minska belastningen på sjukvården och hälsoriskerna för riskgrupper – kommer tusentals företagare under de kommande månaderna att behöva klura ut sina egna svar.
För ekonomin befinner sig just nu i ett undantagsläge. Än så länge har rese- och turistnäringen samt exportindustrier tagit den hårdaste smällen. Men de trista effekterna kommer förmodligen att sprida sig som ringar på vattnet. Från restauranger till byggentreprenörer och IT-konsulter, de allra flesta av oss får räkna med svårare kvartal framöver.
För de små- och medelstora företagen – som ofta kämpar med tunna marginaler, och sämre möjligheter att säkra prisvärd finansiering jämfört med storbolagen – blir effekterna av en ekonomisk chock snabbt påtagliga. Om efterfrågan sinar, eller leveranserna från Kina plötsligt uteblir, ändras kalkylerna över en natt. Vardagen är inte sig lik.
Då kan det vara svårt att tänka långsiktigt. Men det enda botemedlet mot osäkerhet är förberedelse. Här är några saker som kan hjälpa dig att gardera verksamheten genom en plötslig förändring.
Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.
Planering är a och o.
Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.
Säkra en flexibel kredit.
En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.
När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.
Vänd på alla stenar.
Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).
Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.
Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.
Ingen kris utan nya möjligheter.
Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.
Källa: McKinsey
En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.
Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.
Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.
Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.
Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.
Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.
Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.
Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. PE Accounting har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.
Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.
Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
