Några av Pineberrys kunder var tvungna att dra i budgetbromsen när Coronakrisen var ett faktum. Det avskräckte inte Pineberry som nu såg en öppning, en möjlighet att nå ut till fler och få bättre effekt av både sina egna och sina kunders aktiviteter. De valde att satsa sig igenom krisen och få med sig så många som möjligt på vägen. Vi intervjuar Michael Wahlgren, medgrundare till Pineberry och Linda Hagberg, Pineberrys CFO.
– Vi sköter våra kunders marknadsföring på framförallt Google och Facebook och våra intäkter är såklart beroende av hur våra kunder väljer att satsa på sin marknadsföring. Det är i sin tur beroende på om vi levererar resultat och vi mäter allt, precis hela tiden. På så vis är vi väldigt känsliga för stora förändringar hos våra kunder, det märks direkt, i både positiv och negativ riktning, berättar Michael Wahlgren.
– Lite förenklat kan man säg att när Coronakrisen kom påverkades en tredjedel av våra kunder negativt, en tredjedel påverkades inte nämnvärt och en tredjedel påverkades positivt. Vi har aldrig tidigare haft så stora förändringar på så otroligt kort tid, fortsätter Michael.
– Även för de kunder som går bättre i krisen har nya typer av utmaningar dykt upp. Det är till exempel inte självklart att de får tag på produkterna för att vi ökar trycket på marknadsföringen. Allt det här har ställt höga krav på oss som konsulter. Vi har behövt vara lyhörda, ha täta dialoger med våra kunder, ha ännu mer kontroll över vår ekonomi och arbeta hårdare än någonsin, avslutar Michael.
– En stor fråga var tidigt hur vi själva skulle göra. Hur långt kunde vi minska våra kostnader? Eller var det nu tvärtom läge att göra någonting annorlunda? Vi valde det senare och har fokuserat helt på att satsa oss igenom krisen. Det har visat sig vara helt rätt för oss, berättar Michael.
– Alla våra annonsköp baseras på någon form av budgivning och vi ser exakt vad det vi gör kostar och kopplar det direkt till olika typer av aktiviteter. Det gjorde att vi i realtid kunde se hur kostnaderna för annonsering påverkades av krisen, säger Michael.
– Vi kunde tidigt se en minskad aktivitet och därmed lägre kostnader för annonsering i en rad branscher inklusive vår egen. Det gjorde att det helt plötsligt var billigare att nå ut till fler med vår annonsering.
Vi valde bland annat att öka annonseringen för våra webinar. Något som fungerade väldigt bra, framförallt på Facebook, berättar Michael.
– När jag jämförde två månader in i krisen från mitten av mars till mitten av maj så hade vi 32% fler leads som kom in jämfört med samma period förra året. Så trots att efterfrågan på vår typ av tjänster minskade i det stora hela, så ökade vi med 32%, fortsätter Michael.
– Vi har testat samma strategi för en rad kunder i branscher där många har dragit ner på sin marknadsföring. Det blir billigare och lättare att nå ut för de som kan och vågar satsa när andra bromsar, avslutar Michael.
– Under krisen har jag arbetat mer intensivt än tidigare med att se till att vi får betalt för vårt arbete och har kontroll över vår likviditet. Likviditetsrapporten i PE Accounting har där varit till stor hjälp som en enkel överblick baserat på all data vi har i systemet, förklarar Linda Hagberg, CFO på Pineberry.
– PE Accounting är väldigt lätt att förstå och ger god kontroll över allt som sker kring ekonomin utan krångliga mellansteg. Det har varit en styrka nu när jag behöver arbeta tätare med våra kunder och faktureringen. Jag har helt enkelt insyn i allt som sker och missar inte några intäkter, fortsätter Linda.
– Det som har varit allra mest värdefullt nu är den mänskliga delen. Jag har sedan krisen började haft en tätare dialog med mina personliga konsulter på PE Accounting, fått mail från VD:n Olle Rydqvist och information från andra på PE kring hur de och jag kan hantera de utmaningar som krisen har inneburit. Det har känts väldigt tryggt att de ägnar mycket tid åt att förstå och lösa problemen som kan uppstå för oss kunder, berättar Linda.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ingen undgår att påverkas av de förändringar som Covid-19 för med sig och de som redan är utsatta riskerar att drabbas allra hårdast. Vår kund, barnrättsorganisationen War Child kämpar för att kunna erbjuda barn i krigsdrabbade områden möjlighet till utbildning och stöd, något som nu är mer utmanande än någonsin när barnen blir ännu mer isolerade. Just nu samlar de bland annat in surfplattor som ska öka barnens möjligheter att studera på distans. Vi intervjuar Peter Brune, Generalsekreterare på War Child Sverige.
– Som organisation fokuserar vi helt på att hjälpa familjer och barn som växer upp i krig och konflikt med psykosocialt stöd, utbildning och skydd. De var redan innan Coronakrisen utsatta och det som sker nu kring Convid-19 gör dem ännu mer isolerade än tidigare, berättar Peter.
Vårt arbete är alltid utmanande, men vi har arbetat länge med just detta och vet hur vi kan hjälpa till. Ett sätt för oss att nå barnen nu är att se till att de har t.ex. en surfplatta som fungerar som skola på distans och vi kämpar nu för att samla in så många som möjligt för att kunna hjälpa barnen trots alla de restriktioner som finns, fortsätter Peter.
Vi kallar stödprogrammet ”Can´t wait to learn” och har utvecklat det under lång tid. Vi testade det först med barn i Sudan för att sedan rulla ut det i mellanöstern. 2020 räknar vi med att 170.000 barn ska ha tillgång till undervisning via vårt program. Men behovet är akut och vi kämpar nu för att nå ut till så många företag som möjligt som kan tänka sig att hjälpa till, avslutar Peter.
– För oss räknas verkligen varje krona och timme. En timme förlorad till extra administration är en timme mindre som kan ägnas åt våra stödprogram. Vi har som biståndsorganisation även höga krav på oss. Vi måste vara transparenta och ha kontroll över våra siffror, berättar Peter.
PE Accounting har gjort det möjligt för oss att spara stora mängder tid som annars skulle ägnats åt manuell administration och vi kan nu även följa våra siffror svart på vitt. Vi vet helt enkelt hur det går, att det stämmer och kan fokusera på det viktigaste.
Något som också är otroligt värdefullt är det stöd vi fått från våra konsulter på PE Accounting under hela vår tid som kunder. Våra redovisningskonsulter Anton och Jesper är insatta i vad vi gör och bidrar verkligen till att vi kan vara effektiva och förstå vår redovisning bättre, avslutar Peter.
Med vår kombination av ett egenutvecklat ekonomisystem och redovisningsbyråtjänst kan vi hjälpa tjänsteföretag och organisationer att ha kontroll över hur det går för verksamheten var och när som helst. Skillnaden mot andra leverantörer är framförallt att vi har både systemutvecklingen och redovisningskonsultationen hos oss. Vi har inga mellanhänder, det mesta går på automatik och du slipper ha många olika system, vilket minskar risker för fel och gör hela processen effektivare.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
PE Accounting som sedan 2011 utvecklar ett eget ekonomisystem och redovisningstjänst släpper nu en likviditetsrapport som genereras på automatik. Enligt dem är det en betaversion som under rådande kris är helt kostnadsfri med målsättningen att alla kunder ska ha kontroll på likviditeten.
Vi hade egentligen tänkt släppa en testpilot men nu ändrades förutsättningarna och många företag ber om hjälp. Så vi satsar på att inte bara släppa, utan också vidareutveckla den här rapporten i snabb takt baserat på den återkoppling vi får från våra kunder.
Många har ett extremt stort behov av likviditetskontroll nu och med en tjänst och system som vår så kan de följa vad som sker i företaget mer eller mindre i realtid. Vi jobbar väldigt nära våra kunder och nu ställs allt på sin spets. Jag hoppas verkligen det här kan hjälpa många.
Våra kunder har lyxen att ha det mesta samlat i ett system och så realtidsuppdaterat som möjligt via till exempel snabba bankintegrationer och automatiserade processer. Det innebär att det faktiskt går att få en väldigt aktuell likviditetsrapportering och förhålla sig till den. – Malin Gilck, COO på PE Accounting.
PE Accounting har de senaste åren växt med omkring 50% per år utan riskkapital och är en av få aktörer som byggt ett eget system från grunden och kombinerar det med redovisningsbyråtjänst på samma gång. Enligt dem är själva kombinationen människa och maskin en framgångsfaktor för att lyckas leverera en både korrekt och så automatiserad likviditetsrapport som möjligt.
Vi strävar efter att effektivitet och rätt siffror ska gå hand i hand. Repetitiva uppgifter ska kunna skötas på automatik och rapporterna ska vara uppdaterade och stämma.
Där behövs våra redovisningskonsulters löpande stöd medan kunden behåller själva kontrollen, dvs. de har total insyn i det som sker och styr genom attesträtt.
Detsamma gäller likviditetsrapporten. Allt är transparent och går att följa i minsta detalj men det som vi inte har koll på och sker utanför PE Accounting kan de istället lägga till manuellt eller läsa in i t.ex. en egen excelfil eller ett annat BI-system. – Malin Gilck, COO på PE Accounting.
PE Accounting erbjuder tjänsteföretag med 5 till 500 anställda ett molnbaserat ekonomisystem med hög automatiseringsgrad, direkt koppling till banken och personlig redovisningstjänst med dedikerade redovisningskonsulter.
Resultatet blir bättre beslutsunderlag och kontroll över ekonomin samt minskade kostnader i tid och pengar för administration. PE har fler än 700 tjänsteföretag som kunder och 20.000 användare. Under 2019 blev SEB delägare i PE med fokus på gemensamt innovationsarbete.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
PE Accounting som erbjuder ett egenutvecklat ekonomisystem och redovisningstjänst lyfts fram i SEB:s senaste årsredovisning. Där beskrivs det gemensamma innovationsarbetet för att förenkla för företagare genom integrationer mellan bank och ERP-system.
Vi tycker såklart att det är roligt att det uppmärksammas. Det är en jättestor satsning för att lösa tekniska utmaningar som tidigare gjort det svårt för företag att sköta sin ekonomi så smidigt som möjligt, när och var som helst.
För trots att tekniken har kommit långt så sitter fortfarande majoriteten av Sveriges företag och arbetar med redovisning som man alltid har gjort, i bästa i fall i en digital miljö, men utan att egentligen få en större hävstång av tekniken.
En riktig förändring sker först när hela processer förändras, det räcker inte med att skaffa nya digitala verktygslådor och arbeta på som om inget hänt. – Olle Rydqvist medgrundare och CEO på PE Accounting.
Tillsammans med SEB är det helt enkelt möjligt för oss att påverka hela processen och på riktigt revolutionera redovisning.
De innovationer vi skapar tillsammans gynnar inte bara oss och våra kunder utan driver utvecklingen framåt för hela branschen.
En förändringsresa som kräver mer än enskilda nedslag och där vi fortsätter vara i dess absoluta framkant. – Malin Ringdahl, Head Of Business Development på PE Accounting.
Samarbetet mellan PE Accounting och SEB fördjupades 2019 och sedan dess har PE Accounting och SEB bland annat utvecklat en snabb direkt integration mellan banken och ekonomisystemet. Fokuset säger de är helt på att driva igenom förändringar som på riktigt underlättar för företagare.
Som bank måste vi alltid vara innovativa, ständigt våga omvärdera traditionella processer och affärsmodeller samt tydligt fokusera på att tillföra ett högre kundvärde.
Därför är vi mycket nöjda med att vi nu i vårt samarbete med PE-Accounting kan utveckla nya tjänster för leverantörer av affärssystem för att förenkla den ekonomiska vardagen för våra företagskunder. – Sharona Gessler, Head Of Business Development, Corporate Markets, på SEB.
I SEB:s årsredovisning berättar även Andreas Hagström, Finansdirektör hos den gemensamma kunden Adtraction om vad skillnaden blir för företag som använder den nya tekniken.
Vi är positiva till SEB:s engagemang i PE Accounting och effekten det har på de tjänster som levereras.
Som kunder till PE Accounting har vi nytta av att till exempel kunna hantera betalningar på olika marknader och vi har sänkt våra kostnader och ökat kontrollen speciellt vad gäller likviditetsplanering i realtid. – Andreas Hagström.
Under 2019 ingick vi partnerskap, och fördjupade samarbetet med redovisningsbyrån PE Accounting som har en egenutvecklad ekonomitjänst. Samarbetet är en del av vårt strategiska initiativ ERPintegration, det vill säga att utveckla integrationstjänster med leverantörer av affärssystem för att förenkla den ekonomiska administrationen för våra företagskunder.
Genom att koppla ihop företagskontot med affärssystemet kan kunderna automatisera sitt bokföringsarbete och hantera betalningar och avstämningar av konton mer effektivt. Det sker genom att betalningsinformation och rapporter med kontohändelser automatiskt överförs mellan systemen.
Vi erbjuder i dag integration med ett dussintal redovisningsbyråer och leverantörer av affärssystem. Den fördjupade integrationen med PE Accounting innebär att överföringen av betalfiler och rapporter görs var 15:e minut i stället för som tidigare en gång per dag, vilket gör att kunderna får löpande kontroll över sina konton.
För SEB utgör partnerskap som detta en bas för att utveckla andra produkter och tjänster.
SEB Årsredovisning 2019, sid 19.
Vill du veta mer om PE Accounting och SEB?
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Om vi säger ekonomiprocesser, struktur eller ordning och reda så skulle många börja gäspa eller ta upp sin telefon för lite slösurf. Vi fattar. Det är inte världens hetaste ämne. Eller?
Processer i sig är kanske inte så hett. Att mappa strukturen och skapa ordning och reda är förmodligen inte det du brinner mest för. Men resultatet detta ger tror vi skulle fånga din uppmärksamhet. Vi tror nämligen att struktur-nörden är en gömd diamant i din organisation. Vi vet också av egen erfarenhet att struktur-nörden växer snabbare än den ”kreativa, fria fågeln” som gör allt på magkänsla och uppfinner hjulet lite när behovet uppstår.
Men vi är realister och vet att väldigt små bolag inte behöver så mycket processer och struktur. Det funkar fint ändå. Men något händer när ni börjar växa. Det finns därmed ett så kallat ”structural break-even” och en nyckel till tillväxt ligger just i att hitta denna punkt och sätta dina processer före eller precis när ni når denna puknt. Och ja, även här är framförhållning att föredra. Går det att förbereda och påbörja arbetet innan ni faktiskt nått punkten så spar ni en hel del tid och minskar stress.
Vi tar ett enkelt exempel för att illustrera det vi kallar för structural break-even. Är ni i början på er tillväxtresa med exempelvis 2-3 delägare/partners som kör ihop så behöver ni inte så mycket struktur. Ni har koll på ekonomin, ni har koll på försäljningen och era kostnader. Ni ses och pratar ofta. Ska du köpa en dator så går du själv iväg och köper datorn och redovisar kvittot som ett eget utlägg. Enkelt. Det behövs ingen process för det. Just do it!
Men vad händer när ni börjar få anställda och dessa blir fler och fler. 5 blir 10 som blir 20 och senare 40 och så vidare…ni växer snabbt! Är det fortfarande lika effektivt att var och en går och köper sin egen dator och gör utlägg på kvittot? Nej, inte riktigt.
Kostnaden kommer att växa exponentiellt med era anställda. Så någonstans längs vägen vill ni kunna köpa in datorerna centralt, veta att ni får ett bra pris, veta att datorn installeras korrekt och säkert. Ni vill få allt samlat på faktura och så vidare. Ni har därmed passerat det vi kallar för structural break-even. Behovet av processer och struktur är inte längre ”nice to have” utan det är ”need to have” för att ni ska kunna säkra fortsatt tillväxt på ett kostnadseffektivt sätt. Det är precis här som struktur-nörden springer om er och växlar upp i en takt som ni inte riktigt hinner med utan processer. Så därför behöver ni sätta dessa processer lite innan ni når denna punk, men absolut senast när ni väl är där.
Du kommer inte att kunna växa snabbt och kostnadseffektivt om du inte vågar nörda ner dig i processer och struktur. Skalbarhet och personberoende rimmar nämligen illa, de hör inte riktigt ihop. Men för att nyttja tempot i starten av er resa och fortsätta öka takten måste du hitta rätt tidpunkt för att implementera era interna processer. Rätt tidpunkt är just före eller precis då ni når structural break-even. Helst före
Mappa alla interna resor/processer som kräver ansvar från ax till limpa. Vi kallar detta för ”end to end accountability”. Genom att mappa processen från start till mål säkerställer vi att inget faller mellan stolarna eller lämnas åt slumpen. Vi tar kontroll och säkerställer ansvar hela vägen till värde och inte endast för vår egen lilla del. Vi tar kundresan hos oss som ett exempel för att illustrera end to end accountability. Kundresan för oss är allt ifrån första kontakten i form av marknadsföring eller direktkontakt med en av våra säljare och hela vägen till en implementerad lösning som ger 100% rätt 100% av tiden. Denna totala resa/process har vi mappat upp och även satt ägandeskap på. Det leder till end to end accountability för kundresan hos oss. Så hitta de interna processer som spelar roll för er tillväxt och mappa upp hela resan för att kunna sätta ägandeskap därefter
Du vet det där som sitter i väggarna i alla organisationer. Just det, företagskulturen. Den är viktigare än du tror. Väldigt mycket viktigare än du tror. Så i jakten på struktur och processer måste du balansera rätt så att kulturen inte dödas utan får ta plats och blomma. De som både har en stark kultur och grymma processer är de som växer fort och mycket. Du kommer långt med processer, men samspelet med dina härliga medarbetare är det som skapar exponentiell tillväxt år efter år. Det kan vara lätt att sluta fokusera på kulturen när du växer. Det blir dyrare och mer komplext ju större ni är, men effekten av en stark företagskultur är precis lika stark när ni är 10 som 100 anställda
Är du redo att nörda ner dig i processer? Härligt! Vi tagit fram en Roadmap för automatisering av ekonomiprocesser. Del 4 i denna Roadmap handlar om implementeringen och den börjar just i mappningen av dina processer. Ladda ner den här och få tips om hur du ska tänka kring människor, struktur och system för att maximera affärsvärdet. Trevlig läsning!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ökad konkurrens och minskad konsumtion är vanliga tecken på en stundande lågkonjunktur. Adderar vi en fallande bostadsmarknad, en minst sagt turbulent omvärld samt att högkonjunkturen mattades av under 2018 enligt konjunkturinstitutet, så kan vi rimligen anta att en lågkonjunktur väntar. Hur påverkar det dig som konsultbolag? Hur kan du säkerställa att du klarar sämre tider och en ökad press på marginaler och beläggning?
Det finns många aspekter i den frågan, men en faktor som vi inte kommer ifrån är behovet av effektiva arbetssätt och automatisering. För att ha en chans att bibehålla eller till och med öka vinstmarginalen under en lågkonjunktur så måste ni ha koll på ekonomin och veta att ni lägger tid och kraft på rätt saker. Här kan automatisering vara nyckeln till att lyckas skapa balans och lugn i en organisation trots en turbulent omvärld.
Hur många årsarbetskrafter går åt till manuella och administrativa uppgifter i din organisation idag? Kan du svara på den frågan så hör du till en fantastisk minoritet. Grattis! Men om du tvekar eller inte kan svara så är det dags att ta reda på hur mycket tid ni spiller idag på aktiviter som skulle kunna automatiseras. Hur skulle ni kunna göra det svåra (och ibland tråkiga) på ett mer effektivt och modernt sätt? Svaret är digital redovisning.
Om ditt mål är att ständigt utveckla din verksamhet, nå era lönsamhetsmål, men samtidigt skapa en grund för tillväxt – då kan du inte blunda för digitalisering av din ekonomifunktion. Att kunna lita på siffrorna är alltid viktigt, men i sämre tider kan det vara helt avgörande. Att automatisera bort manuella steg minimerar inte bara risken för fel, det kommer att frigöra en hel del tid för din organisation. Tid som kan läggas på affärsutveckling och strategiskt arbete. Tid som kan läggas på tjänsteutveckling så att dina konsulter efterfrågas oavsett hur den svenska ekonomin mår.
Dubbelarbete, inkorrekta eller släpande beslutsunderlag, dåliga marginaler och dessutom svårigheter med att ens kunna följa upp alla projekt på ett bra sätt. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Men du måste ta tag i det. Du behöver nyttja digitaliseringen på ett sätt som får din konsultverksamhet att växa med er omvärld.
Det är kanske bekvämt att sitta kvar med gamla system som är trygga och som ni känner till. Det är troligen skönt med Maria på ekonomi som har ganska bra koll på beläggningsgraden och marginaler i era projekt. Men för att kunna vara kvar imorgon måste du hantera de utmaningar ni har idag och samtidigt bygga för tillväxten imorgon. Du måste minimera manuella steg och du måste kunna lita på siffrorna även när Maria är sjuk eller har semester. Du behöver verktyg som hjälper dig med rätt underlag för att kunna se beläggningsläget och veta hur ni exempelvis kan öka vinstmarginalen och klara sämre tider. Det låter som pekpinnar, men i själva verket är det grundläggande förutsättningar för att vara så okänslig som möjligt för trender, konjunkturer och nya regelverk som påverkar er verksamhet.
Är du redo att automatisera för att bygga för framtiden? Bra! För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först ta reda på nuläget och även målet framåt. Låt oss ta exemplet att du får fram hur många årsarbetskrafter som läggs på admin idag. Vad ska du lägga tiden på imorgon? Vad kan och bör du automatisera? Dessa frågor behöver du ställa dig innan du skissar på din nya digitala ekonomifunktion. Och när du är redo ska du ha dessa tre saker i bakhuvudet när du väljer leverantör och partner:
Ingen verksamhet kommer undan automatisering. Ni kommer att behöva automatisera manuella mellansteg för att ha en chans att öka eller ens bibehålla era marginaler. Sämre tider kan innebära fler konsulter på bänken och därmed lägre vinstmarginal. Små manuella steg som känns oväsentliga idag kommer snabbt att summeras till ganska många timmar imorgon. För att klara sämre tider måste du därför automatisera bort spill.
Att automatisera behöver inte innebära att du outsourcar hela din bokföring till en extern part och släpper kontrollen helt. Det skulle vi aldrig rekommendera. Att ha koll på och förstå dina egna siffror är grunden till en gynnsam affärsutveckling. Så automatisera på ett sätt som istället ger dig ökad kontroll på siffrorna och underlagen.
Det finns de som tror att automatisering innebär att systemen ersätter hjältarna på ekonomi. Att det ersätter behovet av redovisningskonsulter helt och hållet. Så kan det vara för vissa organisationer, men för det mesta är dessa påståenden felaktiga. Det är svårt för ett system idag att ensamt analysera informationen och skapa det beslutsunderlag du behöver för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Det behöver du kollegorna på ekonomi till.
Inget system kan övervaka och implementera ändringar i regelverket som påverkar dig och som kan bli kostsamma om de blir fel. Det behöver du experter till. Så värdet ligger i ett system som kombinerar automation med mänsklig intelligens. Dina egna proffs på ekonomiavdelningen som bidrar med analys, planering och affärutveckling kombinerat med kunniga externa experter är det som hjälper dig att maximera affärsvärdet från systemet.
Vill du se hur automatiserad bokföring kan göra det svåra enkelt i din organisation? Ladda ner vår roadmap för att komma igång redan idag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
För de som gör privata utlägg eller använder så kallade privata firmakort kan kvittoredovisningen bli en riktig administrativ rysare beroende på vilken administrativ lösning som används. Vi hjälper till att reda ut vad som gäller.
Åsikter kring huruvida man behöver spara kvitton eller inte har historiskt gått isär och kan ha misstolkats även av de som utger sig för att vara experter. BFN har slog i maj 2017 fast följande: ”om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.
För att undvika detta administrativa merarbete gäller att använda en digital bokföringstjänst/kvittoapp som klarar av BFN:s skärpta krav.
Det är lätt att inse att den som väljer fel lösning riskerar att skapa något av ett administrativt helvete eftersom det kommer att kräva rejält med merarbete. De flesta av oss vet hur bökigt det är med kvitton som ligger lite överallt när det är dags att göra redovisningen till ekonomiavdelningen. I takt med att regelverk och digitala standarder förbättrar möjligheterna att hantera precis allt digitalt kommer förutsättningarna bli bättre men än så länge begränsas vi och andra leverantörer av behovet av att spara fysiska kvitton på ett eller annat sätt, säger Olle Rydqvist, som är CEO på PE Accounting.
Nedan följer därför ett kort förtydligande av vad som faktiskt gäller.
Var noggrann om att be om direkt faktura istället för att betala med kortnär du står i kassan och skall betala med ditt kort för en dator som skall bekostas av PE, så skall du direkt i kassan be om en faktura utställd till PE, annars riskerar PE att inte få avdrag för den ingående momsen.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ekonomitjänsten PE Accounting har sedan 2011 varit pådrivande för automatiseringen av redovisningsbranschen och tidigare i år blev SEB delägare. Nu är medgrundaren och VD’n Olle Rydqvist invald i Branschföreningen SRF konsulternas styrelse. Enligt Olle är syftet att lyfta värdet av löne- och redovisningskonsulternas roll framöver när den traditionella manuella redovisningen i allt större utsträckning automatiseras.
Jag inser att det finns en stor rädsla för framtiden bland många som arbetar med redovisning.
Allt mer av det traditionella manuella redovisningsarbetet sköts av datorer som både tycker det är roligt, kan arbeta dygnet runt och dessutom göra det mer effektivt än vad som är möjligt för en människa. Det påverkar redan många redovisningskonsulters vardag och kommer att förändra deras arbetsuppgifter rejält de kommande åren.
Jag hoppas att jag genom mitt engagemang och min kännedom om vad som sker i utvecklingen kan hjälpa branschen att hänga med och ligga i absoluta framkant. Värdet av redovisnings- och lönekonsulternas kompetens måste lyftas ut ur administrationsfacket och in i framtiden, berättar Olle Rydqvist, medgrundare och VD på PE Accounting.
PE Accounting har sedan starten 2011 växt med 50% per år, blivit DI Gasell senaste tre åren och tagit in SEB som delägare tidigare i år. När detta skrivs har PE Accounting 100 anställda, varav de flesta är ekonomer och utvecklare. Kombinationen av hög servicenivå från dedikerade redovisningskonsulter, ett egenutvecklat system och förståelse för vad ett system klarar av är enligt dem själva en nyckel till framgången.
Det är viktigt att förstå att det krävs rätt strukturer för att på allvar förändra traditionell och manuell redovisning. Det ställer krav både på det interna ledarskapet hos de företag som vill förändra hur de arbetar och på oss som leverantörer, som arbetar med att utveckla den teknik och de processer som gör det möjligt.
Våra redovisningsekonomer arbetar inte på samma sätt som på en traditionell redovisningsbyrå. De har tillgång till stöd och strukturer som gör det möjligt att minimera all form av handpåläggning. De kan därmed lägga mer kraft på att kontrollera så att allt stämmer och fokusera mer på våra kunders behov av stöd och rådgivning.
Lön- och redovisningskonsulter måste helt enkelt planera för att använda sina kunskaper för analys och rådgivning i större utsträckning och lägga mindre fokus på manuellt administrationsarbete.
Jag anser att vi som driver den tekniska utvecklingen framåt behöver ta ett ansvar för att lyfta värdet av lön- och redovisningskonsulternas kunskap så att både branschkollegor och kunder förstår varför personer med rätt kunskap är en enorm styrka när alltmer sköts av systemen, avslutar Olle Rydqvist.
PE Accounting används av fler än 700 företag med mellan 5-600 anställda och har omkring 17.000 användare. Redovisningsbyrån har kontor i stockholm, Malmö och Göteborg men hjälper tjänsteföretag i hela landet.
PE Accounting är en komplett tjänst för företagets ekonomi med ett egenutvecklat system som sköter traditionella ekonomiprocesser på automatik. Specialister på redovisning och system ingår som rådgivare och support, allt till ett fast pris per månad.
Om ett företag säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster så går det att automatisera det mesta av den löpande administrationen. Tjänsteföretag med 5-500 anställda är huvudsakliga målgruppen.
Exempel på branscher:
Genom att kombinera vår egen mjukvara med dedikerade redovisningskonsulter och utvecklingsteam kan vi ta ansvar för hela ekonomiprocessen, helt utan mellanhänder. Det gör att vi kan automatisera mer än andra system- och redovisningsleverantörer och leder till att både CEO:s, CFO:s, företagsledningar och myndigheter får rätt information och rapporter snabbare och än vad som annars är möjligt.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Träden har ännu inte börjat tappa sina löv, det är fullt med folk på lunchrestaurangernas uteserveringar, solens strålar värmer fortfarande och vi gör allt vi kan för att njuta av det sista som sensommaren har att erbjuda. Semesterveckorna är sedan ett tag förbi för de flesta av oss och vi börjar nu sakta men säkert att falla tillbaka i våra rutiner. Det är dags att mentalt förbereda sig inför den stundande hösten. Vi på Payroll vill ge dig lite verktyg som vi tror kan vara bra att ha med på resan! För att få en så bra start som möjligt på höstens arbete finns det, enligt oss, framför allt fyra saker vi vill prata lite extra om.
Vi kan börja med att se tillbaka över året, vad har egentligen hänt hittills? Den absolut största lönerelaterade nyheten var att arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) kickade igång och ersatte KU10, det vill säga den kontrolluppgift som skulle lämnas in till Skatteverket vid årets slut. Nu skulle det istället rapporteras in varje månad vilket mottogs med blandade känslor. En del såg det som något nödvändigt ont och framför allt tidskrävande, men de allra flesta reagerade positivt på att nu kunna reda ut saker på en gång och inte behöva vänta ett helt år för att försöka rätta (och hitta!) fel retroaktivt.
En annan stor nyhet var att karensdagen skulle slopas och ersättas av det nya karensavdraget. Till en början verkade det lite komplicerat men när alla polletter tillslut trillat ner så drog många en lättnadens suck att det inte visade sig vara alltför stor förändring. Det kändes till och med lite spännande att få andra sätt att räkna sjukfrånvaro på.
Januari drog igång året och vi var mycket förväntansfulla på att se hur alla uppdateringar fungerade i skarpt läge. Vi hade gjort allt vi kunde – läst på, kodat om och testat. Skulle allt fungera fläckfritt? Hade vi missat något viktigt? Var det hanterbart eller skulle det dyka upp stora fel vi behövde åtgärda? Det var inte någon enkel uppgift men med facit i hand tycker vi själva att det har gått över förväntan. Framför allt har vi fått mycket positiv feedback från er kunder.
För dig som är Admin i PE Accounting: Efter att det nu gått några månader sedan AGI och karensavdraget blev aktuellt, hur känner du kring allt? Förhoppningsvis är du mer säker än vid årets början men finns det något som ligger och gnager som du gärna vill reda ut? Tveka inte på att höra av er till ansvarig konsult om det finns frågetecken, vi hjälper er gärna!
Varje månad betalas som bekant lönen ut. Det är oftast i samband med det man upptäcker fel som uppstått; ett slutdatum som uteblivit, föräldraledighet har hamnat på ett annat barn, semesterdagar har lagts in istället för sjukfrånvaro etcetera. Listan kan göras lång och vi får såklart inte glömma att det trots allt är mänskligt att fela. I många fall när dessa fel inträffar, och beroende på vad felet är, behöver vi nu i och med AGI gå tillbaka och deklarera om. Allt ska som nämnt redovisas per månad och därför kan det ta mycket tid när korrigeringar måste göras, både från er sida som behöver kontakta konsulten och förklara felet men även från vår sida som praktiskt ska få rätsida på allt igen.
En bra nyckel till att dessa fel undviks är att se över hur lönernas attestflöde ser ut. Ofta är det på grund av tidsbrist som man hafsar igenom lönerna och mer eller mindre hoppas på att allt är korrekt. Finns det kanske någon annan som är mer lämpad för uppgiften och som faktiskt kan ta sig tiden att sitta ned och gå igenom varje lönespecifikation, anställd för anställd? Det kan kännas tidskrävande men kommer snarare hjälpa än att stjälpa. Har ni listor ni går igenom med information som handlar om till exempel avslutsdatum, längre ledigheter eller månadslöneuppdateringar? Följer man dessa är chansen stor att fel upptäcks i god tid.
För dig som är Admin i PE Accounting: Att arbeta förebyggande är A och O. Som du säkert hört är det bättre att fråga en gång för mycket än en gång för lite så tveka inte på att kontakta ansvarig konsult när något är oklart. Det är bättre att reda ut frågetecken på en gång än att behöva rätta och på så vis sparar det tid för alla. Dessutom, attestflödet kan alltid tas upp till diskussion för att se om det går att förbättra än mer!
Semester är något de allra flesta ser som bra, något att se fram emot. En tid att pausa allt, byta miljöer och kunna ladda batterierna. När man sedan återgår till arbetet vill man inte börja med att mötas av en felaktig lönespecifikation där semesterdagarna blivit helt fel. Det blir en mycket tråkig överraskning och inget roligt sätt att starta hösten på. Felet kan bero på att de anställda omedvetet har rapporterat fel semesterperiod, glömt att lägga in kompletterande föräldraledighet eller helt enkelt tagit ut för många eller för få semesterdagar enligt vad som var överenskommet.
Det kan även vara så att felet inte uppmärksammas alls utan kommer senare under året, lagom till när julledigheten närmar sig. Då stämmer kanske inte dagarna överens med verkligheten eftersom det råkade bli fel under sommarperioden. Kanske finns inte ens några dagar kvar för den anställde att ta ut eftersom man räknat fel tidigare?
För dig som är Admin i PE Accounting: För att undvika detta dilemma kan en god idé vara att redan nu se över de anställdas lönerapporter – blev det verkligen helt rätt med semestern eller är det något som behöver korrigeras?
För att fortsätta på semesterspåret; tidigare i vår delade vi ett blogginlägg som handlade om rörlig lön och dess semesterersättning, hur tokigt det kan bli om anställda inte får vad de är berättigade. Om du inte redan läst det är en varm rekommendation att klicka dig in och göra det. Uppdatera dina kunskaper och se så att allt är i sin ordning!
Så ofta vi har möjlighet vill vi komma med tips och trix för att underlätta er vardag. Många kunder har efterfrågat detta och just därför slår vi nu ett slag för innevarande avdrag gällande föräldra- och tjänstledighet under längre perioder. För dig som inte känner till vad det är så innebär det att avdraget görs direkt i den månad det faktiskt avser. Vi har i dagsläget inte detta per automatik men i väntan på att det ska implementeras så vill vi upplysa om att det finns ett sätt att lösa detta med lite trixande. Att göra innevarande avdrag kan underlätta i många situationer och speglar faktiskt verkligheten bättre. Det minimerar dessutom risken för negativ slutlön i de fall den anställde väljer att avsluta sin anställning innan återgång i tjänst.
För dig som är Admin i PE Accounting: Känner du att innevarande avdrag kan vara aktuellt för er? Kontakta er ansvarige konsult så hjälper vi er med det administrativa.
Nu kickar vi igång den här hösten, eller vad säger du?!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Med marknadens snabbaste bankavstämning med seb I ekonomisystemet ska ingen behöva logga in I banken för att se om fakturan är betald
Tillsammans med SEB har vi utvecklat marknadens snabbaste integration för bankavstämning med SEB i ekonomisystemet. Företagsägare, CEO:s och CFO:s som är oroliga över om fakturorna betalats ser automatiskt i ekonomisystemet om och när det skett och har löpande kontroll över alla transaktioner på kontot.
Kontroll över cashflow är för många av våra kunder en stor stressfaktor och behovet av snabba korrekta beslutsunderlag är idag större än någonsin. Samhället i stort rör sig i ett annat tempo och så gör även företagen. Nu kan den automatiska avstämningen med SEB ske var 15:e minut istället för en gång per dag. Det gör det enklare att ha kontroll över vad som fakturerats och när pengarna kommer in. Vi hoppas det kan minska stressen för de redan hårt satsande företagsägare, CEO:s och CFO:s som borde kunna fokusera på annat istället. – Olle Rydqvist, CEO och medgrundare av PE Accounting.
Sedan tidigare pågår ett löpande innovationssamarbete mellan PE Accounting och SEBoch tidigare i år blev SEB delägare i PE Accounting. Målet är att tillsammans flytta fram gränserna för vad som går att göra för att underlätta livet för svenska företag. En rad möjliga tekniska innovationer är redan under utveckling och kommer släppas löpande under året.
För oss som bank är det nödvändigt att vara där våra kunder är. Det är en förutsättning för att vi ska vara relevanta och driva utvecklingen framåt. Vi satsar därför stort på att finnas i ekonomisystemet och med PE Accounting kan vi göra det snabbare än med någon annan. Vi frågade en lång rad företagsägare och VD:ar varför de loggade in i banken trots att vi uppdaterade siffrorna direkt mot PE en gång per dag och fick klart och tydligt höra att mer frekventa uppdateringar var viktigt för dem, därför blev det här en del i vår utvecklingsplan. – Fredrik Ljungblad, Segment Manager SME, Corporate Market SEB.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
