Automatiserad bokföring: nyckeln till effektivare ekonomi

När den första T-Forden rullade av bandet var det skrämmande. Många ifrågasatte det och misstrodde att kvaliteten kunde vara bra nog. I stället för det lilla och extremt kompetenta team som tidigare byggt bilen från start till slut hade Henry Ford brutit ner processen i små delar. En idé som skulle göra företaget till ett av världens största.

Det geniala var att varje individuellt delmoment i sig inte var svårare än att en vanlig person kunde utföra den, och med lite vana utföra den snabbt och felfritt. Det tog inte lång tid innan det var en självklarhet för att kunna konkurrera.

Det gäller i allra högsta grad även bokföring där de många små mellanstegen gör det till en komplex sak att överblicka. Det krävdes sannolikt ett minst lika extremt kompetent team på deras ekonomiavdelning som det krävdes i bilfabrikerna innan de började automatisera tillverkningen. Att hantera deras kundfakturor, leverantörsfakturor och lön på den tiden måste ha varit ett enormt jobb.

Idag finns det som tur var digitala bokföringssystem som har revolutionerat hur man jobbar med ekonomin. Men trots det lever de flesta kvar i en värld där två eller flera system krävs för att hantera bokföring, löner, fakturor – för att inte tala om hur mycket arbetstid som konsulter lägger på att rapportera tid.

Här finns det utrymme för förbättring och mycket av problemen går att lösa med automatisering. Kort beskrivet så innebär det inom bilindustri såväl som bokföring att systemet sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimerar risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. Utan att tumma på resultatet.

När är en bra tid att byta sätt att sköta ekonomin? Antagligen aldrig, ett systembyte är inte något som genomförs för skojs skull. Men om företaget växer kommer behovet växa fram i samma takt. Är ni i det skedet nu? Kanske kommer ni hamna där om mängden fakturor fortsätter att växa?

I vår omfattande guide Roadmap: automatisering av ekonomiprocesser delar vi med oss av de fyra viktigaste steg för att förbereda din organisation för mer effektiva ekonomiprocesser. Denna guide är full med bra tips, workshops och mallar som du enkelt kan använda internt.

Genom att ladda ner vår Roadmap kan du fördjupa dig i:

• Behovsanalys av nuläget och vad som borde gå att göra effektivare
• Era mål ni vill uppnå med hjälp av automatiserade ekonomiprocesser
• Upphandling av olika tjänster och system
• Implementering av nya tjänster och system.

Vad är då poängen med automatiserad bokföring? Varför ska du bry dig? Vi kan börja med att konstatera att det inte bara handlar om digitala kvitton eller att du kan sköta ekonomiadministrationen smidigt i ett molnbaserat system. Det är absolut delar av en automatiserad bokföringsprocess, men det är just delar. Det är lätt att förenkla enskilda affärshändelser, men för att få ut det fulla värdet av en digital redovisningsprocess måste du se till hela ekonomiprocessen och era interna arbetssätt.

Hur svårt kan det vara då? Vill du ha en ”quick-fix” kan du vara igång ganska snabbt och det behöver inte alls vara särskilt svårt, lite beroende på er storlek och verksamhet. Det finns många system och appar som exempelvis stöttar digitala kvitton, fakturor med mera. Men vill du kunna skala upp din verksamhet och digitalisera redovisningen fullt ut så måste du göra hemläxan, annars blir det sällan så enkelt som du hade tänkt dig. Inte heller så billigt…

Kort beskrivet så innebär automatisering att system sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimera risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. I praktiken så innebär det att alla händelser, inkomster, utgifter, utlägg, löner, rapporter med mera hanteras av systemets uppsatta regelverk så effektivt som möjligt. Dessutom skapas alla digitala bokföringsunderlag per automatik i systemet. Denna process fungerar på olika sätt beroende på systemleverantör. Det ena är inte mer rätt än det andra, utan det handlar snarare om vilka behov just din verksamhet har av struktur och kontroll.

Om det är viktigt för er att behålla full kontroll över ekonomin och använda siffror som beslutsunderlag så ska ni välja ett system som ger er möjlighet till attesträtt, behörighetsstyrning samt realtidsuppdatering av era siffror. Vill du ligga i absolut framkant ska du välja en partner som dessutom stöttar er med redovisningsspecialister som känner till ert företag, bransch och de regelverk som påverkar er verksamhet. Det ger er bättre koll på läget samtidigt som ni får tid över till något roligare. Som att utveckla er verksamhet till exempel.

Det låter enkelt och i den perfekta världen så funkar allt så här friktionsfritt. Men det förutsätter förstås att du gjort förarbetet noggrant, så att det blir rätt från början.

För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så är det bra att förstå hur mycket tid och resurser ni faktiskt ägnar åt administration idag, vilka möjligheter ni har att göra det effektivare och vad ni kan göra med den tid som frigörs och de rapporter ni får fram. Var befinner ni er idag och vad är slutmålet – ert drömscenario? Vad kan du automatisera och vad krävs för att göra det möjligt? Vad vill du ha för information från systemet och med vilka intervaller?

Frågebatteriet kan göras långt, väldigt långt. Men här får du 5 snabba tips som tar er en bra bit på vägen och skapar bästa förutsättningarna för att lyckas digitalisera er ekonomifunktion.

Samla om möjligt allt i ETT system, och ja det innebär även löner.

Ha integration med banken, du måste kunna ha koll på transaktioner och betalningar utan att behöva logga in på flera ställen.

Om ni ändå behöver fler system, var beredda på att investera i integrationer mellan dem. Små manuella mellansteg kan snabbt bli tidsödande och irriterande moment på sikt.

Välj ett system som skapar underlag per automatik och gör vardagen lite enklare för kollegorna på ekonomi. Kom ihåg, tid är pengar!

Gör hemläxan, investera tid för implementering, ta hjälp vid själva införandet och se till att få bra löpande stöd från någon som har koll på ert företag. Det förebygger risker på sikt. Det räcker sällan med att bara importera en fil från den tidigare bokföringsbyrån och sedan hoppas på det bästa. Gör rätt från början!

Att minimera handpåläggning vid fakturor, utlägg och bokföring är inte framtid, det är nutid. Vi kan redan nu skapa underlag per automatik och i realtid – med minimal insats från oss människor. Det är fantastiskt. Men det är när vi kombinerar människa och maskin på bästa sätt som det blir magiskt.

Maskiner blir ”smartare” för varje dag, men än så länge gör de oftast det vi människor säger att de ska göra. Det är vi som sätter reglerna för det mesta. Därför ska vi inte underskatta expertisen som vi människor besitter i den automatiserade miljön vi numera lever i, särskilt inte när det gäller analys, ekonomi och redovisning. Hjältarna på ekonomi är de som vet vad siffrorna faktiskt betyder och hur de ska användas för att öka affärsvärdet. Experterna är de som håller koll på regelverket och övervakar systemet så att det inte bara blir rätt från början, utan rätt hela tiden.

Att automatisera är grymt – vi ska automatisera mera. Men vi ska också ta hjälp av data-experterna som ser till att vi sedan kan skapa de rapporter vi behöver, göra de analyser och dra de slutsatser som behövs för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Så affärsvärdet och magin skapas först när människa och maskin hittar den där perfekta synken.

Nyfiken på hur ditt företag  kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på värdeskapande aktiviteter som bygger tillväxt?

Börja med att ladda ner vår guide: Vinsten med digital redovisning och revision. I denna guide presenterar vi några stora vinster med kombinationen digital revision och automatiserad redovisning.

Med inspiration från våra befintliga kunder och våra medarbetares erfarenheter har vi skrivit en guide som beskriver de främsta vinsterna av att arbeta med digital och automatiserad redovisning.

Läs guiden ”Tio anledningar att digitalisera och automatisera redovisningen” för att få koll på några av de viktigaste skälen till att genomföra en förändring nu och inte vänta en dag till.

Att automatisera bokföringen innebär stora förändringar för både den interna ekonomifunktionen och för samarbetet med externa parter som redovisningsbyråer och revisorer. Genom att implementera automatiserad bokföring kan företag effektivisera sina ekonomiprocesser, minska arbetsbelastningen och förbättra samarbetet med externa aktörer.

I denna del av artikeln kommer vi att utforska hur automatiserad bokföring inte bara förenklar den dagliga ekonomihanteringen utan också skapar bättre förutsättningar för en smidigare och mer effektiv revision. Vi kommer att belysa de utmaningar som ekonomiavdelningar ofta står inför och visa hur rätt verktyg och processer kan göra det möjligt att hantera en växande verksamhet med minimal manuell insats.

En ekonomiavdelning har många administrativa uppgifter (som hade kunnat automatiseras), särskilt när bolaget växer. Tiden räcker sällan till att faktiskt lyfta blicken och analysera siffrorna för att sätta en plan framåt. Istället hamnar fokus på själva bokföringen, administrationen och att knacka siffror. Detta är en stor utmaning, speciellt eftersom en överbelastad ekonomifunktion kan leda till att medarbetarna inte mår eller presterar optimalt. Dina siffror ska vara verktyg för bättre beslutsunderlag och för att lyckas med det behöver ni kunna göra annat än ”bara ren bokföring”. 

En annan utmaning är att ekonomifunktioner har vissa tidsperioder där arbetet kräver extra insatser. Till exempel vid bokslut varje månad, halvår och årsskifte. Har du inte automatiserat processerna i förväg så är det extremt tungt att genomföra dessa moment parallellt med allt annat som måste fungera kring ekonomin i bolaget. I vissa fall kan tidsbrist leda till att du skippar att göra månadsbokslut vilket senare leder till en ännu större arbetsbörda vis årsbokslutet.  

Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen. 

De flesta bolag växer och det innebär ofta att man anställer mer personal. Det betyder att det behövs fler kollegor till ekonomiavdelningen, särskilt om de hanterar lön också, vilket många ekonomifunktioner gör. Det är fler lönespecar, mer utläggshantering, mer semester, friskvårdsbidrag, och allt förväntas hanteras av ekonomifunktionen. Därför är det vanligt att administrationen och arbetsbördan ökar i takt med att bolaget rekryterar fler kollegor.  

Men, om du har en automatiserad lösning så spelar det ingen roll om du är en eller 20 anställda. Tidsinvesteringen för ekonomipersonen blir densamma när du har automatiserade och skalbara processer.  

Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen. 

Utläggshantering är en konstant diskussion. Det är en uppgift som ingen direkt vill hålla på med, och alla kämpar med att effektivisera detta. Hur bra det går hänger på att de anställda hanterar sina utlägg korrekt så att ekonomifunktionen kan göra sitt jobb. Annars behöver de jaga in kvitton, hitta underlagen, och se till att de anställda är konsekventa i sina utläggsprocesser. 

På PE Accounting tror vi på att automatisera detta så mycket det bara går. Därför ska du se till att inköpen hamnar rakt ini din bokföring så automatiserat som möjligt. Det ska vara lätt att göra rätt gällande kvitton. Då blir det gjort på en gång. Det här gör livet mycket lättare för den som jobbar på ekonomiavdelningen, som bara behöver attestera och betala ut utlägget till den anställda som redan gjort jobbet.

I slutändan handlar det om att prioritera rätt saker om du vill spara tid och pengar, och få en mer välmående ekonomifunktion. Tillväxt kostar pengar. Men hur du spenderar dem är ofta skillnaden mellan röda och gröna siffror. 

Många lägger en stor del av budgeten på att anställa fler personer till ekonomiavdelningen. Men att anställa fler för att hantera rena administrativa uppgifter är inte nödvändigt. Vi skulle kunna gå så långt och säga att det är bortkastade pengar. 

När du automatiserar så mycket du kan så märker du snabbt att du inte behöver ett större team på ekonomi. Det team du redan har kan arbeta mer effektivt och producera bättre beslutsunderlag med hjälp av rätt verktyg. 

Men vad händer med min nuvarande ekonomiavdelning, kanske du undrar? Om du redan har en stor ekonomiavdelning så kan de anställda få fokusera på att analysera och ta fram insikter från datan. De kan exempelvis analysera lönsamheten i projekten istället för att knacka bokföring hela dagarna. De kommer endast att tacka dig för det, eftersom de får mer stimulerande arbetsuppgifter än tidigare, och kan bidra till era övergripande mål på ett nytt sätt. Och som sagt, vi har hittills inte träffat en ekonomifunktion som har för lite att göra. Det handlar om att låta dem göra rätt saker framåt. 

När du gör skiftet från att anställa fler och fler till ekonomiavdelningen, till att automatisera och prioritera om, så kommer det leda till ett mer välmående företag. När dina anställda får fokusera på viktigare och mer stimulerande uppgifter, kommer de känna att de gör en större skillnad, vilket leder till högre välmående och starkare prestationer. Det här är det moderna, smarta sättet att växa ditt bolag. 

Alla aktiebolag kan ha revisor och grundregeln är som sagt att revision ska finnas i alla bolag. Däremot kan vissa aktiebolag välja att inte ha revisor. Den valmöjligheten har de aktiebolag som uppfyller följande krav för båda de två senaste räkenskapsåren:

• färre än 3 anställda (i medeltal)
• mindre än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning
• mindre än 3 miljoner kronor i nettoomsättning.

Det är alltså främst mindre bolag som kan välja bort revisor. Kravet på revisor på grund av aktiebolagets storlek gäller alltså först från och med det tredje räkenskapsåret.

En revisor granskar verksamhetens redovisning och förvaltning. De ser över hur styrelsen förvaltar verksamheten som de företräder och säkerställer att bokföringen och redovisningen följer regelverket.

Revisorn har även till uppgift att granska om den finansiella informationen som finns ger en rättvisande bild av företagets resultat och ställning.

När revisionen är genomförd kommer revisorn att ge bolaget råd baserat på sina iakttagelser. Råden ska leda till förbättrade rutiner och processer gällande ekonomi, bokföring, redovisning och förvaltning av bolaget.

Det är dock viktigt att revisorns roll som opartisk och självständig inte äventyras genom rådgivningen. En revision ska alltid vara fristående och opartisk för att fylla sitt syfte, vilket är att hjälpa dig med följande:

• Granskning av årsredovisning
• Granskning av styrelsens arbete
• Granskning av hållbarhetsredovisning
• Granskning av specifika åtgärder i verksamheten

För att en revisor ska kunna genomföra sin granskning på ett effektivt sätt så kommer det krävas att du som företagare beskriver era ekonomiprocesser.

För de flesta är detta en extremt tidskrävande del i revisionen eftersom det inte finns standardprocesser på plats. Processerna som finns på plats är dessutom sällan dokumenterade. Men för de som implementerat automatiserad bokföring är detta en relativt enkel del i revisionen.

Att införa automatiserad bokföring handlar nämligen till stor del om att förändra sättet du är van att arbeta på. Det börjar i dina ekonomiprocesser och att standardisera så mycket som möjligt. Automatisering bygger i grunden på processer och struktur.

De som har implementerat automatiserad bokföring på rätt sätt har därmed redan infört standardiserade processer som leder till ordning och reda.

Många revisorer erbjuder idag olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta kan arbeta mer eller mindre digitalt. Detta underlättar er kommunikation under revisionen och gör att underlagen är enklare att dela mellan dig och revisorn.

Kom dock ihåg, hur digital revisorn än är så är det era egna underlag. Är era underlag på papper så kommer det trots allt kunna ställa till problem. Därför kan digital och automatiserad bokföring vara nyckeln till en effektiv och smidig revision där revisorn enkelt kan komma åt underlagen själv och göra sitt jobb utan att det tar allt för mycket tid från dig.

Automatiserad bokföring underlättar för revisorn och dig genom att:

1. Revisorn kan få egen behörighet och login för att komma åt siffror och rapporter själv i systemet.

2. Siffrorna är uppdaterade mer eller mindre i realtid vilket gör att det inte krävs lika mycket manuellt arbete vid revisionen.

3. Alla underlag finns digitalt och är tillgängliga för revisorns granskning direkt i ert system.

4. Ni har satt standardiserade processer för ekonomin (en förutsättning för att automatiserad bokföring ska fungera). Det leder rimligen till mer ordning och reda.

Nyfiken på hur ditt team kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning och analys? Vi har tagit fram en guide som hjälper förstå just detta.

Vår guide Roadmap: Automatisering av ekonomiprocesser – Del 1: Behovsanalys fokuserar på att ge er en bättre bild av vad ni har i dagsläget, hjälpa er identifiera tidstjuvar och kostnader som ni kanske annars inte reflekterat över.Gör då del 1 i vår Roadmap, där vi fokuserar på behovsanalysen. I den går vi igenom enkla metoder och knep för hur du kan:

• Inventera befintliga system
• Visualisera informationsflöden för att förstå vad som sköts manuellt
• Uppskatta tid och kostnader för ekonomiadministration
• Göra en enkel riskanalys.

De flesta människor tvekar vid förändringar, det är lite jobbigt. Vi människor söker oftast inte en förändring för sakens skull, men vi söker förbättringar i det vi gör. Vi vill göra saker mer effektivt och produktivt. Vi vill ha bättre koll på siffrorna eller undvika personberoenden och så vidare. Startskottet för implementeringen är just ditt varför. Vad är det ni som organisation vill uppnå med automatiseringen? Vilken förbättring strävar ni efter? Vad vill ni ska fungera bättre imorgon?

För de allra flesta organisationer som jag stött på så är drivkraften att få ökad kontroll över siffrorna. De vill kunna se det faktiska resultatet här och nu, inte om tre månader. För att nå full insyn och kontroll krävs en genomtänkt implementering. Affärsvärdet ligger nämligen inte i systemet eller tekniken, utan det ligger i att vi säkerställer att ni når önskat resultat. Att det som skulle förbättras faktiskt förbättras. Därför är implementering helt avgörande för att få ut det fulla värdet från ett nytt och modernt system.

Automatiserad bokföring innebär i de allra flesta fall att en eller flera förändringar behöver ske. Det kan gälla lönehantering, bonusar, fakturering etc. Det behöver inte vara särskilt stora saker, men för kunden känns dessa förändringar ofta svåra. Det innebär trots allt att de behöver lämna en trygg bana som de känner till. Och det är svårt för de flesta.

En lyckad implementering handlar därför till stor del om att leda människor i förändring. Det handlar om att hjälpa kunden att släppa gamla vanor för att åstadkomma den förbättring de strävar efter. En stor del av arbetet är därför den mänskliga aspekten, det vill säga att stötta och leda denna förändringsresa tillsammans med kundens interna projektledare. Förankringen börjar långt innan implementeringen och det är just den interna projektledaren och förakringen som lägger grunden för en smidig eller skakig implementering senare.

Nästa del handlar om att minimera fel, det vill säga att bygga för att det blir rätt från början. Samma dag som systemet går live ska du kunna få fram realtidsdata och den ska stämma. Det är hela syftet med implementeringen. Och det är därför jag är så noggrann med standardisering och processer. Att ha undantag kan kännas lockande, men tumma aldrig på processerna! För varje undantag du tillåter så bygger du in en eftersläpning och en risk för fel.

Så kortfattat går en implementering ut på att inventera era processer och se till att de anpassas till systemet ni implementerar. Det behöver inte vara stora förändrigar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst händer det att vi stöter på processer som är svårare att standardisera än andra. Men lösningen ligger inte i att tillåta manuella steg, lösningen ligger i att ta hjälp av oss experter som gjort detta många gånger förr. Vi kan komma med förslag och best practice som hjälper er vidare utan att släppa på villkoret att ha processer för allt.

Det bästa med denna inventering och standardisering är att eventuella felaktigheter som ligger och skvalpar som surdegar i det gamla systemet kommer upp till ytan. Då har du en chans att göra om och göra rätt så att du faktisk får ut maximalt affärsvärde från systemet dag ett.

För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så behöver du göra följande tre saker i din impelmentering:

Vår guide Roadmap: automatisering av ekonomiprocesserna – Del 4: Implementering  handlar just om implementering.

Här ger vi dig 4 viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Ladda ner den här och planera för en smidig implementering redan idag!